Zwei Rechnungen im Jahr
Wer als Nebenerwerb zwei, drei Rechnungen im Jahr schreibt, kommt mit einer Vorlage aus. Der QR-Einzahlungsschein lässt sich im E-Banking einzeln erzeugen.
Der Vergleich
Rechnung in Word oder Excel. Oder KIDESK.
Viele Unternehmen fangen mit einer Vorlage an. Das funktioniert, bis die dritte Rechnung offen ist, die Nummer doppelt vergeben wurde oder die Treuhänderin nach den Belegen fragt. Hier ist der ehrliche Vergleich, inklusive der Fälle, in denen die Vorlage reicht.
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Punkt für Punkt
Was beide Wege können.
| Thema | Word oder Excel | KIDESK |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Du zählst selbst hoch und hoffst, dass keine Nummer doppelt ist. | Eindeutig je Belegart, unveränderbar ab Ausstellung. Ein leerer Entwurf verbraucht keine Nummer. |
| QR-Einzahlungsschein | Von Hand aus dem E-Banking oder gar nicht. Ein falsches Zeichen, und die Zahlung landet nirgends. | Auf jeder Rechnung, mit strukturierter Adresse und QR-Referenz, die zur Rechnung passt. |
| Mehrwertsteuer | Formel in der Zelle, Rundung nach Gefühl, Satz von Hand. | Satz je Position, 5-Rappen-Rundung, MwSt-Block nur wenn du pflichtig bist. Nachts prüfen 13 Rechenregeln die echten Zahlen. |
| Bezahlt oder nicht? | Kontoauszug neben der Liste, Zeile für Zeile. | Kontoauszug als Datei einlesen, Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet, Teil- und Überzahlungen sauber getrennt. |
| Mahnen | Wer ist überfällig? Nachschauen, Brief kopieren, Datum ändern. | Drei Mahnstufen mit Fristen, Gebühr und Texten. Die Liste sagt, wer dran ist. Ein Mahnlauf für alle. |
| Änderung nach Versand | Datei überschreiben. Was der Kunde bekommen hat, weiss niemand mehr. | Gestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Korrektur über Gutschrift, mit Grund. |
| Aufbewahrung | Ordner auf dem Rechner, Sicherung wenn man dran denkt. | Revisionssichere Archivierung mit Prüfsumme für die zehn Jahre, Export jederzeit. |
| Treuhandstelle | Belege im Karton, Rechnungen als PDF per Mail. | Eigener Lese-Zugang, Export-Paket für Banana, bexio, Sage und andere. |
| Preis | Im Office-Abo drin. | CHF 39.– im Monat, alles inbegriffen, 14 Tage gratis. |
Rechnungsnummer
- Word oder Excel
- Du zählst selbst hoch und hoffst, dass keine Nummer doppelt ist.
- KIDESK
- Eindeutig je Belegart, unveränderbar ab Ausstellung. Ein leerer Entwurf verbraucht keine Nummer.
QR-Einzahlungsschein
- Word oder Excel
- Von Hand aus dem E-Banking oder gar nicht. Ein falsches Zeichen, und die Zahlung landet nirgends.
- KIDESK
- Auf jeder Rechnung, mit strukturierter Adresse und QR-Referenz, die zur Rechnung passt.
Mehrwertsteuer
- Word oder Excel
- Formel in der Zelle, Rundung nach Gefühl, Satz von Hand.
- KIDESK
- Satz je Position, 5-Rappen-Rundung, MwSt-Block nur wenn du pflichtig bist. Nachts prüfen 13 Rechenregeln die echten Zahlen.
Bezahlt oder nicht?
- Word oder Excel
- Kontoauszug neben der Liste, Zeile für Zeile.
- KIDESK
- Kontoauszug als Datei einlesen, Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet, Teil- und Überzahlungen sauber getrennt.
Mahnen
- Word oder Excel
- Wer ist überfällig? Nachschauen, Brief kopieren, Datum ändern.
- KIDESK
- Drei Mahnstufen mit Fristen, Gebühr und Texten. Die Liste sagt, wer dran ist. Ein Mahnlauf für alle.
Änderung nach Versand
- Word oder Excel
- Datei überschreiben. Was der Kunde bekommen hat, weiss niemand mehr.
- KIDESK
- Gestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Korrektur über Gutschrift, mit Grund.
Aufbewahrung
- Word oder Excel
- Ordner auf dem Rechner, Sicherung wenn man dran denkt.
- KIDESK
- Revisionssichere Archivierung mit Prüfsumme für die zehn Jahre, Export jederzeit.
Treuhandstelle
- Word oder Excel
- Belege im Karton, Rechnungen als PDF per Mail.
- KIDESK
- Eigener Lese-Zugang, Export-Paket für Banana, bexio, Sage und andere.
Preis
- Word oder Excel
- Im Office-Abo drin.
- KIDESK
- CHF 39.– im Monat, alles inbegriffen, 14 Tage gratis.
Fairerweise
Wann die Vorlage reicht.
Sobald aber Zahlungen zugeordnet, Mahnungen geschrieben oder Belege an die Treuhandstelle übergeben werden, kostet die Vorlage jeden Monat Abende. Das ist der Punkt, an dem KIDESK sich rechnet.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Kann ich meine Excel-Vorlage weiterverwenden?
Die Vorlage nicht, die Daten schon. Kunden, Artikel und alte Rechnungen lädst du als Excel oder CSV in KIDESK, die KI ordnet die Spalten zu, ein Trockenlauf zeigt das Ergebnis vor dem Import.
Was passiert mit den alten Rechnungen aus Word?
Du importierst sie mit ihrem Originaldatum, damit die Historie stimmt und die Nummern weiterlaufen. Die PDF-Dateien hängst du an, wenn du willst.
Ist eine Software nicht mehr Aufwand?
Am ersten Tag ja: Firma, Logo, IBAN, ein paar Kunden. Danach dreht es sich um: Aus dem Rapport wird die Rechnung, aus dem Kontoauszug die Zuordnung, aus der Liste der Mahnlauf. Die Arbeit, die in Excel jedes Mal von vorne beginnt, fällt weg.
Brauche ich dafür Buchhaltungskenntnisse?
Nein. KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung, genau wie Excel nicht. Es macht die Vorarbeit sauber: Rechnungen, Zahlungen, Belege, Auswertungen. Die Buchhaltung bleibt bei der Treuhandstelle, die dafür einen eigenen Zugang bekommt.
Umzug
Kunden, Artikel, Offerten und Rechnungen aus Excel oder CSV lädst du selbst hoch, bis 1000 Zeilen je Durchgang, mit Trockenlauf und einem Rückgängig innert 24 Stunden.
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