Die kleinen Dinge
Was KIDESK anders macht.
72 Regeln, die im Programm wirklich so gelten. Keine Schlagworte, sondern Entscheide, die jemand getroffen hat, der weiss, wie ein Betrieb rechnet. Jede davon lässt sich im Programm nachprüfen.
Der Kunde hakt beim Unterschreiben an, welche der optionalen Positionen er bestellt. Aus der Variante wird eine Bestellung, ohne dass du neu offerierst.
Bei der Annahme werden Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und ein Protokolleintrag festgehalten, dazu geht die Bestätigung als PDF an beide Seiten. Im Streitfall zählt, wer wann was angenommen hat.
Das erste Öffnen des Offertenlinks setzt den Status von «offen» auf «angesehen». Du siehst, ob Nachfassen sich lohnt oder ob die Offerte noch gar nie auf dem Tisch lag.
Liegt eine Position unter deiner Mindestmarge, warnt der Editor beim Schreiben, nicht erst in der Auswertung.
Offerten laufen zum hinterlegten Datum ab und stehen vorher in der Liste «läuft bald ab»; eine Mail verschickt KIDESK dazu nicht. Der Kunde soll von dir hören, nicht von einem Automaten.
Im NPK-Modus druckt KIDESK den Code des Bauherrn als Positionsnummer, nicht die eigene Nummerierung.
Zeilen ohne Code drucken gar keine Nummer. Erfundene Laufnummern zwischen den Codes des Bauherrn zerschiessen den Abgleich bei der Bauleitung.
Stammt eine Position aus einer eingelesenen Ausschreibung, hält KIDESK den KI-Textvorschlag und deine eigenen Bedingungen zurück. Der Text des Bauherrn ist wörtlich zu übernehmen, sonst offerierst du etwas anderes als ausgeschrieben.
Aus dem Leistungsverzeichnis lernt dein Katalog: erkannte Artikel und Preise bleiben für das nächste Devis liegen.
Erkennt der Import in einem Lüftungs-Leistungsverzeichnis Kanalgeometrie, hängt er die gerechnete Dämmfläche an die Position.
Ein leerer Entwurf verbraucht keine Rechnungsnummer. Die echte Nummer wird erst gezogen, wenn zum ersten Mal etwas drinsteht.
Lücken in den Belegnummern sind zulässig, KIDESK macht sie nur sichtbar.
Auf der Schlussrechnung steht im Einzahlungsschein nur der Restbetrag, nicht der volle Rechnungsbetrag.
Menge 0 ist ein Wert, kein fehlender Wert: Die Position bleibt auf dem Beleg und zählt CHF 0.00.
Öffnet der Kunde den Rechnungslink, wird das festgehalten; ein Öffnungspixel in der E-Mail gibt es nicht. Ein Pixel meldet auch die Vorschau des Mailprogramms, der Beleglink nur den Menschen.
Zwei offene Fenster überschreiben sich nicht mehr: Der Server vergleicht den Stand und meldet den Konflikt.
«Überfällig» heisst auf jedem Bildschirm dasselbe, Stichtag ist der Tagesbeginn in Zürich. Sonst zeigt die Übersicht eine andere Zahl als die Liste.
Entwürfe und Gutschriften werden nie überfällig.
Der Verzugszins rechnet nach OR Art. 104 mit 5.00 Prozent im Jahr, tageweise auf 365 Tage auch im Schaltjahr, und bleibt ohne MwSt.
Der Verzugszins ist ab Werk ausgeschaltet. Ob du Zins verlangst, ist deine Entscheidung und nicht die Voreinstellung eines Programms.
Die drei Mahnstufen stehen ab Werk auf 7, 14 und 30 Tagen nach Fälligkeit; Gebühr und Eskalation stellst du selbst ein.
Ab einer Trefferquote von 0.80 verbucht KIDESK die Zahlung selbst, ab 0.50 schlägt sie es dir vor, darunter passiert nichts.
Eine Überzahlung wird als Guthaben des Kunden geführt und nicht als stille Differenz.
Zieht der Kunde Skonto, korrigiert KIDESK die Steuer nach, wie es MWSTG Art. 41 verlangt.
Eine unlesbare Bankdatei sagt im Klartext, was ihr fehlt, statt «Serverfehler» zu melden.
Das Kassenbuch ist ab Werk aus und wird erst angelegt, wenn du es einschaltest. Wer kein Bargeld führt, soll die Seite gar nicht erst sehen.
Bis CHF 400.00 genügt der Beleg für die Vorsteuer, darüber braucht es die UID des Lieferanten.
Korrigierst du eine falsch getippte UID, kommt der Vorsteuerabzug zurück.
Doppelte Belege erkennt KIDESK zweifach: über die Prüfsumme der Datei und über Lieferant, Datum und Betrag.
Einen Lieferanten lernt KIDESK erst nach drei übereinstimmenden Freigaben. Ein einzelner Fehlgriff soll sich nicht als Regel festsetzen.
Der Bezugsteuer-Zähler zeigt laufend, wie nah dein Jahr an der Grenze steht.
Angebrochene Viertelstunden werden verrechnet, an einer Stelle für Handy und Büro; 0 Minuten bleiben 0.
Es gibt keine Stoppuhr: erfasst werden Datum, von, bis und Pause, dazu Reisezeit und ob in der Werkstatt oder auf Montage gearbeitet wurde.
Der Chef bucht Stunden für den Monteur ohne eigenen Zugang; die Stunden gehören dem Mitarbeiter, nicht dem Login.
Die Disposition zeigt das Wetter am Einsatztag, abgeleitet aus deiner Firmenadresse.
Der Stundensatz folgt einer festen Reihenfolge: Kunde, dann Mitarbeiter, dann Katalogartikel, dann Firma, zuletzt CHF 80.00. Eine ausgehandelte Kundenkondition darf ein Qualifikationssatz nicht überschreiben.
Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung laufen durch denselben Rechenweg. Eine Unterschrift, die eine andere Summe bezeugt als die Rechnung, ist im Streitfall wertlos.
Ein USB-Scanner tippt den Artikel direkt in die Rechnung: KIDESK misst die Tippgeschwindigkeit und fängt das abschliessende Enter ab.
Im Wareneingang wird ein unbekannter Strichcode beim ersten Scannen gelernt, danach zählt er den Bestand hoch.
Die Suche findet Name, Artikelnummer, Strichcode, Beschreibung und deine eigene Kategorie.
Pakete tragen Parameter: Du stellst die Grösse ein, KIDESK löst Positionen und Summen auf.
Einkaufspreis und Marge sehen nur Inhaber, Administration und Buchhaltung, auch im Beleg-Editor.
Der Chat führt 121 Werkzeuge wirklich aus, von der Rechnung über die Mahnstufe bis zum Zahlungseingang.
Heikle Aktionen kommen als Freigabekarte zurück und geschehen erst nach deinem Ja.
Die Rollenschranke sitzt am Werkzeug, nicht erst an der Oberfläche. Wer eine Zahl nicht sehen darf, bekommt sie auch dann nicht, wenn er danach fragt.
Text aus Kundennotizen, Belegen und Dokumenten gilt als Daten, nie als Befehl.
Es wird nichts gesperrt und nichts gedeckelt: Bei CHF 5.00, CHF 15.00 und CHF 25.00 KI-Kosten im Abo-Monat geht eine Mail an den Betreiber, du merkst davon nichts.
Vor der Erkennung lädt KIDESK deine Kundennamen als Stichwörter in das Sprachmodell.
Schweizerdeutsch wird normalisiert, danach gleicht ein Modell die Namen gegen dein Kundenverzeichnis ab: aus «Yusufovic» wird «Jusufović».
Beträge werden zum Vorlesen als Wörter übergeben. «82.15» wurde sonst als «achtzig Franken und fünfzehn Rappen» vorgelesen.
Im Sprachdialog bekommt der Browser nie Werkzeugrechte: Jeder Aufruf läuft über den Server, mit Rollenprüfung und Freigabekarte.
Ein gesprochener Auftrag wird in einem einzigen Modellaufruf zu einem Plan, den der Server abarbeitet: eineinhalb bis zweieinhalb Sekunden statt einundzwanzig.
Skonto verändert nie den Betrag im QR-Zahlteil, nie die Rechnungssumme und nie die Steuerbasis. Der Kunde sieht den Abzug und findet im Zahlteil trotzdem den vollen Betrag.
Die Rabattspalte erscheint erst, wenn eine Position Rabatt trägt, die MwSt-Spalte erst ab dem zweiten Steuersatz.
Ein Sprachmodell rechnet nie Flächen: Der Dämmflächen-Rechner rechnet auf der Aussenfläche und schreibt jede Annahme in die Herleitung.
Bei ausländischer IBAN oder Fremdwährung druckt KIDESK die Kontoangaben im Klartext statt eines Einzahlungsscheins.
Die Kundenreferenz steht oben auf dem Beleg, in den Listen und am Schluss des Mail-Betreffs; Kunden ohne eigene Referenz merken nichts davon.
Die MwSt-Kachel der Übersicht rechnet mit derselben Funktion wie der MwSt-Bericht. Vorher standen zwei Zahlen für dasselbe Quartal nebeneinander.
Die Nachkalkulation stellt Offerte und Zeitbudget dem gegenüber, was wirklich anfiel: freigegebene Stunden zum internen Kostensatz, Material zum Einkaufspreis, zugeordnete Belege und Fremdleistung.
Verluste stehen je Position und je Kapitel rot in der Tabelle, nicht erst als Summe am Schluss.
Ohne hinterlegte Sätze zeigt der Stundenbericht keine Lohnkosten. Eine geschätzte Lohnzahl ist schlimmer als gar keine.
Der interne Kostensatz eines Mitarbeiters ist Chefsache und landet nie auf einer Rechnung.
Fünf Assistenten für Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und Katalog, jeder mit einer Vorlagendatei zum Herunterladen.
Die Spalten deiner Datei ordnet die KI zu, danach siehst du eine Vorschau und machst einen Trockenlauf.
Bis 1000 Zeilen pro Durchgang, alte Belege behalten ihr Originaldatum.
Ein Import lässt sich rückgängig machen, mit vier Riegeln: nur dein Betrieb, nur die letzten 24 Stunden, nur die Datensätze genau dieses Laufs, nur bis zu einer Höchstzahl.
Von bexio wandern Kunden, Belege und Stammdaten; Kontenplan und Buchungsjournal bleiben bewusst draussen. Die gehören zur Treuhandstelle und nicht in eine Büro-Software.
Die App prüft sich alle 15 Minuten mit einer echten Rechnung: nachgerechnet, wirklich gedruckt, Nummer, Betrag und Logo kontrolliert.
13 Rechenregeln laufen jede Nacht über die echten Daten; gemeldet wird nur, was neu dazukommt.
30 Musterbelege halten alle vier Steuersätze, Rabatte, Abzüge, Menge 0, die Rundung in beide Richtungen, Euro und fünfzig Positionen fest.
Die Trennung der Betriebe sitzt in der Datenbank, nicht in der einzelnen Abfrage.
Dateien haben keine öffentliche Adresse; ein Link darauf läuft nach zehn Minuten ab.
Finde raus, wie viel Büro dir die KI abnimmt.
In zwei Minuten eingerichtet. 14 Tage lang alles ausprobieren, mit deinen echten Offerten und Rechnungen.