Anleitungen
Wie mache ich das in KIDESK?
Die häufigsten Handgriffe Schritt für Schritt, jeder in fünf bis fünfzehn Minuten erledigt. Von der ersten Rechnung bis zum Export für die Treuhandstelle.
10 Minuten
Die erste Rechnung schreiben und sauber versenden.
Vom leeren Konto zur fertigen Rechnung mit QR-Einzahlungsschein sind es sechs Schritte. Du legst den Kunden an, erfasst drei Positionen und entscheidest, ob KIDESK die Rechnung per E-Mail verschickt oder ob du sie ausdruckst und selbst zur Post bringst. Alles, was danach passiert, hängt an dieser einen Rechnung.
Anleitung lesen10 Minuten
Die Offerte im Browser unterschreiben lassen.
Statt zu drucken, zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzumailen, bekommt dein Kunde einen Link. Er hakt die Optionen an, die er will, unterschreibt mit dem Finger und beide Seiten haben Sekunden später die Bestätigung als PDF im Postfach. Aus der angenommenen Offerte wird mit einem Klick der Auftrag.
Anleitung lesen5 Minuten
Aus dem fertigen Auftrag die Rechnung machen.
Die Stunden sind erfasst, das Material ist gebucht, der Kunde hat unterschrieben. Aus diesem Auftrag wird die Rechnung, ohne dass du eine einzige Zahl abtippst. Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung rechnen mit demselben Weg, deshalb steht am Ende auf der Rechnung dasselbe, was der Kunde bestätigt hat.
Anleitung lesen5 Minuten
Stunden erfassen und im Büro freigeben.
Zeit wird am Auftrag erfasst, mit Datum, von, bis und Pause. Keine Stoppuhr, nichts, das im Hintergrund mitläuft. Das Büro gibt die Einträge frei, und erst danach wandern sie auf eine Rechnung. Ab dann sind sie gesperrt, damit die Abrechnung nicht nachträglich abweicht.
Anleitung lesen5 Minuten
Den Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen.
Einmal in der Woche lädst du im E-Banking die Umsatzdatei herunter und in KIDESK wieder hoch. Was sicher zu einer offenen Rechnung passt, ist danach verbucht. Der Rest liegt als Vorschlag oder als offene Buchung da, und du entscheidest in wenigen Klicks.
Anleitung lesen3 Minuten
Einen Beleg fotografieren und richtig verbuchen.
Die Quittung von der Tankstelle, der Materialeinkauf, die Rechnung vom Lieferanten: Du fotografierst den Beleg, KIDESK liest ihn aus und schlägt Kategorie, Konto und Steuersatz vor. Du prüfst zwei Zahlen und verbuchst. Der Zettel im Handschuhfach hat damit ausgedient.
Anleitung lesen10 Minuten
Das Mahnwesen einstellen und die erste Mahnung senden.
Einmal eingerichtet, musst du nie wieder überlegen, wann welche Stufe dran ist. Du legst die Fristen, die Gebühr und die Texte fest, KIDESK zeigt dir, welche Rechnungen fällig sind. Den Versand löst du aus, damit niemand eine Mahnung bekommt, mit dem du gestern telefoniert hast.
Anleitung lesen15 Minuten
Eine Ausschreibung einlesen und daraus offerieren.
Ein Leistungsverzeichnis hat schnell zweihundert Positionen. Statt sie abzutippen, lädst du das PDF hoch und lässt die Struktur erkennen. Du prüfst die Kapitel, hältst die Positionen gegen deinen Katalog und erzeugst die Offerte. Die Nummern des Bauherrn bleiben dabei genau so stehen, wie sie in der Ausschreibung stehen.
Anleitung lesen10 Minuten
Den Artikelkatalog aus einer Datei laden.
Deine Artikel und Leistungen stehen irgendwo in einer Excel-Tabelle oder in der alten Software. Du lädst die Vorlage herunter, füllst sie oder passt deine eigene Liste an und lädst sie hoch. KIDESK ordnet die Spalten zu, zeigt dir vorher, was ankommt, und macht den ganzen Lauf innert 24 Stunden wieder rückgängig, falls etwas schiefgeht.
Anleitung lesen5 Minuten
Die Unterlagen an die Treuhandstelle übergeben.
Am Quartalsende packt KIDESK dir ein einziges ZIP: das Buchungsjournal, die Belege als Datei und eine README, die erklärt, was worin steht. Du wählst den Zeitraum und schaltest dazu, was dein Buchhaltungsbüro braucht. Noch einfacher wird es, wenn du deiner Treuhandstelle gleich einen eigenen Lese-Zugang gibst.
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