Zuerst die Steuerfrage, dann alles andere
Ob auf deiner Rechnung Schweizer Mehrwertsteuer steht, hängt nicht davon ab, wo dein Kunde seinen Briefkasten hat, sondern davon, welche Leistung du erbringst und wo sie als erbracht gilt. Eine Beratung für einen Kunden mit Sitz im Ausland wird anders behandelt als eine Montage an einem Gebäude in Konstanz, und beides anders als Ware, die du über die Grenze lieferst.
Das ist der Punkt, an dem dieser Ratgeber aufhört, Antworten zu geben. Die Regeln sind nach Leistungsart aufgebaut, und ein Fehler wirkt in beide Richtungen: Steuer ausweisen, wo keine geschuldet ist, kostet dich den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27); keine ausweisen, wo sie geschuldet wäre, kostet dich die Nachbelastung. Kläre den Fall einmal mit deiner Treuhänderin, dann weisst du es für alle weiteren Aufträge derselben Art. Halte das Ergebnis schriftlich fest.
Was fast immer dazugehört: der Nachweis. Bei Lieferungen ins Ausland ist das die Zollveranlagung, bei Dienstleistungen die Angaben zum Empfänger. Ohne Beleg über den Auslandbezug bleibt im Zweifel die Schweizer Steuer geschuldet.
Welche Währung du wählst
Du darfst in Franken fakturieren, auch an einen Kunden im Ausland. Bequemer ist es für ihn in Euro, und wer regelmässig ins benachbarte Ausland liefert, tut sich damit leichter. Entscheide es bewusst, denn mit der Währung wanderst du das Kursrisiko hin und her.
- In Franken fakturieren: Du bekommst genau, was du kalkuliert hast, dein Kunde trägt das Kursrisiko und die Umrechnung
- In Euro fakturieren: Bequemer für den Kunden, dafür weisst du erst beim Zahlungseingang, wie viele Franken es werden. Bei langen Zahlungsfristen und grossen Beträgen kalkulierst du das ein
- Ein Konto in der Fremdwährung lohnt sich, sobald du regelmässig in Euro fakturierst und auch in Euro einkaufst. Sonst zahlst du zweimal Umrechnung
Halte die Währung auf dem Beleg ausdrücklich fest, bei jedem Betrag und im Total. «6'480.00» ohne Angabe ist eine Einladung zur Fehlüberweisung.
Zahlteil oder Kontoangaben
Der Schweizer QR-Zahlteil ist für Franken und Euro zugelassen. Nur nützt er einem Kunden nichts, dessen Bank in Deutschland, Österreich oder Frankreich sitzt: Dort gibt es keine Software, die den Code liest. Er scannt nicht, er tippt ab.
Deshalb setzt du bei einer Zahlung aus dem Ausland statt des Zahlteils die Kontoangaben im Klartext auf die Rechnung. Dasselbe gilt, wenn du auf ein Konto mit ausländischer IBAN zahlen lässt, denn dort ist der Schweizer Zahlteil gar nicht vorgesehen.
Rechnung Nr. 2026-0211 Währung: EUR Total netto 6'480.00 Rechnungsbetrag EUR 6'480.00 Zahlbar bis 15.07.2026 auf folgendes Konto: Zahlbar an Muster Metallbau AG, Musterweg 4, 8500 Frauenfeld IBAN CH93 0076 2011 6238 5295 7 BIC POFICHBEXXX Bank PostFinance AG, 3030 Bern Verwendungszweck Rechnung 2026-0211 Spesen: SHA, jede Partei trägt die Gebühren ihrer Bank.
Vier Angaben sind Pflicht, damit die Überweisung ankommt: an wen gezahlt wird, die IBAN, der BIC und der Name der Bank. Den Verwendungszweck gibst du selbst vor, sonst schreibt dein Kunde etwas hin, das du beim Abgleich nicht wiedererkennst. Ein Wort zur Spesenregel erspart dir die Überraschung, wenn statt CHF 6'480.00 nur CHF 6'452.00 ankommen und der Rest bei einer Bank hängen geblieben ist.
Kurs und Rundung
Verbucht wird in Franken. Für die Umrechnung nimmst du entweder den Tageskurs oder den von der Steuerverwaltung veröffentlichten Kurs. Wichtig ist nur, dass du bei deiner Wahl bleibst und nicht je nach Fall den günstigeren nimmst. Schreib dazu, welchen Kurs du angewendet hast, dann muss ihn im nächsten Frühling niemand suchen.
Bei der Rundung gilt eine Ausnahme, die viele übersehen: Die Rundung auf 5 Rappen ist eine Eigenheit des Frankens. In Euro und in jeder anderen Währung wird auf zwei Nachkommastellen genau gerechnet, ohne Rundung auf einen Fünferschritt. Wer den Franken-Rundungsschritt auf eine Euro-Rechnung anwendet, produziert Beträge, die im E-Banking des Kunden nicht aufgehen.
Zwischen Rechnungsdatum und Zahlungseingang entsteht fast immer eine kleine Differenz. Sie ist Kursgewinn oder Kursverlust und gehört als solche verbucht, nicht als Teilzahlung. Sonst bleibt bei dir eine Rechnung ewig zu neunundneunzig Prozent bezahlt stehen.
Was dein Kunde sonst noch braucht
- Seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn er im EU-Raum als Unternehmen auftritt. Frag danach, bevor du die Rechnung stellst, und halte sie beim Kunden fest
- Einen Hinweis, warum keine Schweizer Steuer aufgeführt ist, wenn das der Fall ist. Ein Satz genügt, damit seine Buchhaltung die Rechnung nicht als unvollständig zurückweist
- Deine vollständige Adresse mit Land. Bei Auslandbezug gehört das Länderkürzel dazu, bei dir wie bei ihm
- Eine längere Zahlungsfrist, wenn du erfahrungsgemäss auf internationale Überweisungen wartest. Zwei zusätzliche Tage kosten dich nichts und ersparen dir eine unnötige Mahnung
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Muss ich einem Kunden im Ausland Schweizer MwSt verrechnen?
Das hängt davon ab, welche Leistung du erbringst und wo sie als erbracht gilt. Eine Beratung für einen Kunden mit Sitz im Ausland wird anders behandelt als eine Montage an einem Gebäude jenseits der Grenze. Kläre den Fall einmal mit deiner Treuhänderin und halte das Ergebnis schriftlich fest, dann gilt es für alle weiteren Aufträge derselben Art.
Kann ich einen QR-Zahlteil für einen Kunden in Deutschland verwenden?
Technisch ja, praktisch nein. Der Schweizer Zahlteil ist für Franken und Euro zugelassen, aber im deutschen, österreichischen oder französischen E-Banking gibt es nichts, was den Code liest. Setz stattdessen die Kontoangaben im Klartext auf die Rechnung.
Welche Angaben braucht eine Überweisung aus dem Ausland?
Zahlbar an, IBAN, BIC und der Name der Bank. Dazu gibst du den Verwendungszweck vor, sonst schreibt dein Kunde etwas hin, das du beim Abgleich nicht wiedererkennst. Ein Wort zur Spesenregel erspart dir die Überraschung, wenn weniger ankommt als fakturiert.
Wird in Euro auch auf 5 Rappen gerundet?
Nein. Die Rundung auf 5 Rappen ist eine Eigenheit des Frankens. In Euro und in jeder anderen Währung wird auf zwei Nachkommastellen genau gerechnet. Wer den Franken-Rundungsschritt anwendet, produziert Beträge, die beim Kunden nicht aufgehen.
Welchen Umrechnungskurs nehme ich?
Entweder den Tageskurs oder den von der Steuerverwaltung veröffentlichten Kurs. Wichtig ist, dass du bei deiner Wahl bleibst und nicht je nach Fall den günstigeren nimmst. Halte fest, welchen Kurs du angewendet hast.
Was mache ich mit der Kursdifferenz beim Zahlungseingang?
Sie ist Kursgewinn oder Kursverlust und wird als solche verbucht, nicht als Teilzahlung. Sonst bleibt bei dir eine Rechnung ewig zu neunundneunzig Prozent bezahlt stehen und taucht irgendwann im Mahnlauf auf.
