Dokumente
Der Editor zeigt genau das, was gedruckt wird.
Schrift, Farbe, Spalten, Abstände, Grussformel, Fusszeile: was du im Editor siehst, steht später auf dem Blatt. Daneben läuft die echte PDF-Vorschau mit, damit du nicht raten musst. Der QR-Zahlteil kommt aus denselben Zahlen wie das Total, auch bei Akonto, Skonto oder Euro. Und dein Logo, deine Farbe und deine Texte tragen jedes Dokument, das dein Betrieb verlässt.
Was es kann
Die grossen Dinge.
01
Der Editor sieht aus wie das Blatt.
Kein graues Formular, in dem du dir das Ergebnis vorstellen musst. Der Editor benutzt dieselbe Schrift, dieselbe Dokumentfarbe, dieselben Spalten und Abstände wie der Druck, samt Anrede, «Zahlbar bis» und Fusszeile. Nur der Einzahlungsschein bleibt dem PDF vorbehalten, dafür läuft die echte Vorschau daneben mit.
02
Fünf Zeilentypen decken jede Offerte ab.
Position, Kapitel, Textblock, Abzug und Zwischentotal: mehr braucht es nicht, auch bei einer langen Offerte. Rabatt gibst du je Zeile in Prozent oder pauschal aufs Total. Die Rabattspalte erscheint erst, wenn eine Zeile Rabatt trägt, die MwSt-Spalte erst bei mehr als einem Satz. Damit bleibt das Blatt ruhig, solange es ruhig sein darf.
03
Der Zahlteil stimmt auch im Ausnahmefall.
Drei Fälle sind vorgesehen: der Schweizer Einzahlungsschein, die Kontoangaben im Klartext bei ausländischer IBAN oder Fremdwährung, oder gar kein Zahlteil. Die Schweizer QR-Rechnung verlangt seit dem 22. November 2025 eine strukturierte Adresse, deine Zusatzzeilen faltet KIDESK regelkonform in Name und Strasse. Die Referenz wird unabhängig von der Belegnummer gebildet, Buchstaben in der Nummer brechen den Zahlteil also nicht.
04
Dein Logo, deine Farbe, deine zweite Marke.
Logo hochladen, zuschneiden, links, mittig oder rechts setzen, Höhe zwischen 8 und 24 Millimetern. Führst du zwei Marken, hinterlegst du beide und schaltest je Beleg um. Die Dokumentfarbe bleibt dein Farbton und wird nur so weit abgedunkelt, bis sie auf Weiss lesbar ist. Auf Wunsch liest KIDESK die Farbe aus deinem Logo heraus, rein rechnerisch aus den Bildpunkten.
05
Die Mail geht mit allem raus, was dazugehört.
Absender, Vorlage und Signatur gehören dir, nicht der Plattform. Standard-Anhänge wie die AGB schaltest du getrennt für Rechnungen, Offerten und Mahnungen zu. Jeder Versand steht im Protokoll. Ein Öffnungspixel setzt KIDESK bewusst nicht: der belastbare Hinweis ist, dass der Kunde den Beleglink geöffnet hat.
Die kleinen Dinge
Woran du merkst, dass jemand deinen Alltag kennt.
Keine Schlagworte, sondern Regeln, die im Programm wirklich so gelten.
Skonto steht als Hinweiszeile unter der Schlusszeile und reduziert weder Rechnungsbetrag noch QR-Betrag noch die MwSt-Basis. Zieht der Kunde den Skonto, wird die Steuer beim Zahlungseingang nachträglich korrigiert.
In Franken wird der zu zahlende Betrag auf 5 Rappen gerundet, nicht der Abzug; Fremdwährungen bleiben rappengenau.
Eigene Positionsnummern sind erlaubt, bis 16 Zeichen und mit Punkt, Bindestrich oder Schrägstrich. Lässt du das Feld leer, nummeriert KIDESK in Zehnerschritten durch.
Je Zeile lässt sich ein freier NPK- oder SIA-Code setzen, der im Druck über der Beschreibung steht. Geprüft wird der Code nicht, denn der Bauherr gibt vor, was dort zu stehen hat.
Das Deckblatt zeigt auf Seite 1 die Kapitel mit Summen, Steuer und Total; die Positionen folgen ab Seite 2 mit Zwischentotal je Kapitel.
Bis zu drei Zusatzzeilen wie Postfach oder «c/o» stehen wahlweise nach dem Namen oder nach der Strasse.
Die Schriftgrösse des Empfängerblocks ist verstellbar, dazu gibt es eine «z. H.»-Zeile über dem Namen.
Im Kopf stehen bis zu fünf Angaben; Standardfelder wie Kundennummer oder Leistungszeitraum blendest du einzeln aus und benennst eigene Zeilen frei.
Ein Kunde kann ein eigenes Referenzfeld mit eigenem Titel bekommen; die Nummer steht oben auf dem Beleg, in den Listen und am Schluss des Mail-Betreffs. Sie wandert von der Offerte über den Auftrag bis in die Rechnung mit, und Kunden ohne Titel merken nichts davon.
Währung gibt es je Beleg und als Standard je Kunde; wählst du einen Kunden in Euro, stellt der Editor den Beleg um.
Rechtlicher Firmenname und Marke werden getrennt gedruckt: Rücksendezeile, Grussformel, Fusszeile und Zahlteil tragen den rechtlichen Namen, der Briefkopf die Marke.
Für Kopf, Empfängerblock, Fusszeile und Tabelle stehen mehrere Bauarten zur Wahl. Du stellst dein Layout ein, ohne dass jemand eine Vorlage für dich programmieren muss.
Positionen lassen sich aus drei Quellen vorschlagen: aus dem Auftrag mit Material und Zeiten, «wie letztes Mal» beim selben Kunden oder aus den häufigsten Bezeichnungen deines Betriebs.
KIDESK speichert laufend und zeigt den Zustand an; sind zwei Fenster offen, meldet der Server den Konflikt, statt still zu überschreiben.
Solange ein Beleg Entwurf ist, kannst du die Belegnummer von Hand setzen, und ein leerer Entwurf verbraucht gar keine Nummer.
Was Dokumente nicht macht
Es gibt kein Kundenportal mit Login. Ein Beleg bekommt einen einzelnen, nicht erratbaren Link, und wer ihn hat, darf ihn sehen. E-Mails werden nicht mit einem Öffnungspixel verfolgt.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Sieht das PDF wirklich so aus wie im Editor?
Ja, bis auf den Einzahlungsschein. Der Editor benutzt dieselbe Schrift, dieselbe Dokumentfarbe und dieselben Spalten wie der Druck. Daneben läuft die echte PDF-Vorschau, du siehst also auch den Zahlteil, bevor du versendest.
Kann ich meine eigenen Positionsnummern verwenden?
Ja. Bis 16 Zeichen, Buchstaben und Ziffern, dazu Punkt, Bindestrich und Schrägstrich. Bei einer Ausschreibung übernimmt KIDESK stattdessen den Code des Bauherrn und erfindet keine Laufnummern für Zeilen, die keinen Code haben.
Was passiert bei einer ausländischen IBAN oder bei Euro?
Dann fällt der Schweizer Einzahlungsschein weg und KIDESK druckt die Kontoangaben im Klartext: IBAN, BIC, Bank und Zahlbar an. Du kannst den Zahlteil auch ganz weglassen, etwa wenn der Kunde per Lastschrift zahlt.
Kann ich zwei Marken führen?
Ja. Du hinterlegst mehrere Logos und schaltest je Beleg um. Der Druck löst die gewählte Marke direkt auf, auf dem PDF steht also nicht doch wieder das Hauptlogo.
Sehe ich, ob der Kunde die Rechnung angeschaut hat?
Du siehst, ob er den Beleglink geöffnet hat. Ein Öffnungspixel in der Mail baut KIDESK bewusst nicht ein, weil solche Zähler zu oft falsch anzeigen. Der Lesevermerk am Beleg ist der Hinweis, der hält.
Im Preis inbegriffen.
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