Die drei Rechnungsarten
Die Akontorechnung (auch Abschlagszahlung oder Teilrechnung) verlangt eine Anzahlung auf eine Leistung, die noch nicht fertig ist. Sie ist eine vollwertige Rechnung: mit Nummer, Datum, Steuerausweis und Zahlteil. Sie beschreibt aber nicht die fertige Arbeit, sondern den Zahlungsschritt, zum Beispiel «Akontozahlung 1 von 3, gemäss Offerte Nr. 2026-0091».
Die Teilrechnung im engeren Sinn rechnet einen abgeschlossenen Teil der Arbeit ab, etwa die erste Etappe eines Umbaus. Der Unterschied zur Akontorechnung ist nicht formal, sondern inhaltlich: hier stehen echte Positionen mit Menge und Preis.
Die Schlussrechnung rechnet den ganzen Auftrag ab und zieht davon ab, was bereits fakturiert wurde. Sie ist die einzige Rechnung, die den vollen Umfang der Leistung zeigt.
Wann du Akonto verlangen darfst
Anzahlungen sind Vereinbarungssache. Das heisst: sie gehören in die Offerte, nicht in eine Überraschungsmail nach zwei Wochen. Ein Zahlungsplan in der Offerte ist bei Beträgen über ein paar tausend Franken heute normal und wird selten in Frage gestellt.
- Ein üblicher Plan bei Umbauten: 30 Prozent bei Auftragserteilung, 40 Prozent bei Baubeginn oder Materiallieferung, Rest nach Abnahme
- Bei langen Aufträgen stattdessen ein Rhythmus: monatlich nach effektivem Baufortschritt
- Halte fest, woran der Schritt hängt: an einem Datum, an einem Ereignis oder am Baufortschritt. «Nach Materiallieferung» ist prüfbar, «nach einer Weile» nicht
- Verlange nie mehr, als du bereits geleistet oder eingekauft hast. Wer im Voraus kassiert und dann nicht liefert, hat ein Vertrauensproblem und im Streitfall ein rechtliches dazu
So rechnet die Schlussrechnung ab
Die Schlussrechnung zeigt zuerst die gesamte Leistung, rechnet darauf die Mehrwertsteuer und zieht erst danach die bereits fakturierten Akontobeträge brutto ab. So sieht der Kunde den ganzen Auftrag auf einem Blatt, und die Steuer ist genau einmal gerechnet.
Schlussrechnung Nr. 2026-0184 Umbau Badezimmer, Familie Keller Leistung netto 40'000.00 MwSt 8.1 % 3'240.00 Rechnungsbetrag 43'240.00 Abzüglich bereits fakturiert Akontorechnung 2026-0121 vom 12.03.2026 -16'215.00 Akontorechnung 2026-0150 vom 28.04.2026 -16'215.00 Restbetrag, zahlbar bis 30.06.2026 10'810.00
Zwei Punkte, an denen es oft schiefgeht. Erstens: der abgezogene Betrag ist genau der Betrag, der auf der Akontorechnung stand, auch wenn der Kunde damals ein paar Franken zu viel oder zu wenig überwiesen hat. Zweitens: im QR-Zahlteil steht nur der Restbetrag, hier also CHF 10'810.00, und nicht der Rechnungsbetrag von CHF 43'240.00. Wer den vollen Betrag in den Zahlteil setzt, bekommt ihn im schlimmsten Fall auch überwiesen und darf danach zurückzahlen.
Nachträge am Schluss
Kaum ein Auftrag endet genau so, wie er offeriert wurde. Nachträge, also zusätzlich bestellte Arbeiten, gehören in einen eigenen Abschnitt der Schlussrechnung, klar getrennt von den offerierten Positionen. Der Kunde soll auf einen Blick sehen, was vereinbart war und was dazugekommen ist.
Im Beispiel oben kommen Nachträge über CHF 2'000.00 netto dazu. Die Leistung steigt auf CHF 42'000.00 netto, die Steuer auf CHF 3'402.00, der Rechnungsbetrag auf CHF 45'402.00. Die beiden Akonti von zusammen CHF 32'430.00 bleiben unverändert, der Restbetrag steigt auf CHF 12'972.00. Wichtig ist die Reihenfolge: erst alles zusammenzählen, dann Steuer, dann abziehen.
Lass dir Nachträge unterschreiben, bevor du sie ausführst, und sei es mit zwei Zeilen auf dem Rapport. Eine Unterschrift auf der Baustelle ist im Streitfall mehr wert als die Erinnerung an ein Telefongespräch.
Die häufigsten Fehler
- Die Akontorechnung ohne Steuerausweis stellen und die Steuer erst am Schluss rechnen. Die Akontorechnung ist eine Rechnung, mit allem, was dazugehört
- Die Akonti netto abziehen, obwohl der Rechnungsbetrag brutto ist. Dann fehlen am Schluss genau die 8.1 Prozent auf den Anzahlungen
- Den vollen Betrag in den Zahlteil setzen und den Abzug nur im Text erwähnen
- Vergessen, welche Akontorechnungen bereits abgerechnet sind, und dieselbe Anzahlung in zwei Schlussrechnungen abziehen
- Die Schlussrechnung ohne Bezug auf die Offerte stellen. Ein Verweis auf Offertnummer und Datum spart dem Kunden das Suchen
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Akonto- und Teilrechnung?
Die Akontorechnung verlangt eine Anzahlung auf eine noch nicht fertige Leistung und beschreibt den Zahlungsschritt. Die Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Teil der Arbeit mit echten Positionen ab. Formal sind beide vollwertige Rechnungen mit Nummer, Steuerausweis und Zahlteil.
Muss ich auf der Akontorechnung Mehrwertsteuer ausweisen?
Ja, sie ist eine ganz normale Rechnung. Weist du die Steuer erst auf der Schlussrechnung aus, fehlt deinem Kunden für die Anzahlung der Vorsteuerbeleg. In der Schlussrechnung rechnest du die Steuer dann einmal auf das gesamte Entgelt und ziehst die Akontobeträge brutto ab.
Welcher Betrag gehört bei einer Schlussrechnung in den QR-Zahlteil?
Nur der Restbetrag, also der Rechnungsbetrag abzüglich der bereits fakturierten Akonti. Steht der volle Rechnungsbetrag im Zahlteil, überweist ihn ein Teil der Kunden auch, und du darfst zurückzahlen. Der Text auf der Rechnung allein genügt nicht, gescannt wird der Code.
Wie viel Anzahlung darf ich verlangen?
Das ist Vereinbarungssache und gehört in die Offerte. Bei Umbauten sind Zahlungspläne wie dreissig Prozent bei Auftragserteilung, vierzig bei Baubeginn und der Rest nach Abnahme üblich. Verlange nicht mehr, als du bereits geleistet oder eingekauft hast.
Wohin gehören Nachträge in der Schlussrechnung?
In einen eigenen Abschnitt, klar getrennt von den offerierten Positionen. So sieht dein Kunde auf einen Blick, was vereinbart war und was dazugekommen ist. Lass dir Nachträge unterschreiben, bevor du sie ausführst, und sei es mit zwei Zeilen auf dem Rapport.
