Rechnungen
Die Rechnung schreibt sich aus dem Auftrag.
Die rapportierten Stunden und das verbaute Material stehen schon drin, du liest durch und gibst frei. Unten sitzt der Schweizer QR-Zahlteil, den deine Kunden vom Einzahlen kennen. Akonto und Schlussrechnung rechnet KIDESK gegeneinander auf, Gutschriften und Stornos ebenso. Und wenn der Kunde den Rechnungslink öffnet, siehst du das.
Was es kann
Die grossen Dinge.
01
Der QR-Zahlteil gehört zur Rechnung.
Jede Rechnung in Franken bekommt den Schweizer Einzahlungsschein auf der letzten Seite. Die Adresse wird strukturiert übergeben, wie es seit dem 22. November 2025 verlangt ist, und Zusatzzeilen wie «c/o» oder «Postfach» werden regelkonform eingefaltet. Die QR-Referenz wird unabhängig von deiner Rechnungsnummer gebildet, damit Buchstaben in der Nummer den Zahlteil nicht brechen.
02
Akonto und Schlussrechnung stimmen überein.
Bei längeren Arbeiten stellst du Akontorechnungen und am Ende die Schlussrechnung. Dort wählst du aus, welche Akonti saldiert werden, und der Abzug ist genau der Betrag, der auf der Teilrechnung stand. Im Einzahlungsschein steht dann nur der Restbetrag, nicht die volle Summe. Nachträge am Projektende erscheinen als eigener Abschnitt.
03
Skonto steht drauf, ohne die Zahlen zu verbiegen.
Prozentsatz und Frist stehen als Hinweiszeile unter der Schlusszeile. Der Rechnungsbetrag, der Betrag im QR-Zahlteil und die Steuerbasis bleiben davon unberührt. Zieht der Kunde den Skonto beim Zahlen tatsächlich ab, korrigiert KIDESK die Steuer nachträglich, wie es Artikel 41 des Mehrwertsteuergesetzes verlangt.
04
Du siehst, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat.
Öffnet der Kunde den Link zur Rechnung, wird das festgehalten. Auf der öffentlichen Seite steht der Stand im Klartext: «Bezahlt, vielen Dank», «Teilweise bezahlt», «Gutschrift» oder «Storniert». KIDESK arbeitet bewusst ohne Zählpixel in E-Mails, weil deren Zahlen nichts belegen.
05
Abos und Pauschalen stellen sich selber.
Für Serviceverträge legst du eine wiederkehrende Rechnung an: Kunde, Betrag, Intervall, Enddatum oder Höchstzahl. Du siehst vorher in der Vorschau, was entstehen wird, und kannst jederzeit «Jetzt generieren» drücken. Der Nachtlauf und der Knopf rechnen über denselben Weg, es kommt also zweimal dasselbe heraus.
Die kleinen Dinge
Woran du merkst, dass jemand deinen Alltag kennt.
Keine Schlagworte, sondern Regeln, die im Programm wirklich so gelten.
Es gibt sechs Rechnungsarten: Standard, Gutschrift, Akonto, Pro forma, Schlussrechnung und Wartungsvertrag.
Die Rundung auf 5 Rappen greift schon beim Erstellen aus dem Auftrag, nicht erst beim Öffnen im Editor. Sonst zeigen Auftragsliste und Rechnung zwei verschiedene Beträge für dieselbe Arbeit.
Eine Menge von 0 ist ein Wert und kein fehlender Wert, die Position zählt 0.00 ins Total.
Ein leerer Entwurf verbraucht keine Rechnungsnummer, bis zum ersten Speichern mit Inhalt trägt er einen Platzhalter.
Belegnummern sind je Betrieb und Belegart eindeutig und ab dem Ausstellen unveränderbar, wie es Artikel 3 der Geschäftsbücherverordnung verlangt.
Lücken in der Nummernfolge sind zulässig, KIDESK macht sie nur sichtbar. Eine gelöschte Rechnung ist kein Fehler, ein stilles Nachrücken der Nummern wäre einer.
Solange eine Rechnung Entwurf ist, kannst du die Nummer im Editor von Hand setzen.
Zwei offene Fenster überschreiben sich nicht: Der Server vergleicht den Stand und meldet den Konflikt.
Die Rabattspalte erscheint erst, wenn eine Position Rabatt trägt, die Mehrwertsteuerspalte erst ab dem zweiten Satz auf demselben Beleg.
Rabatt gibt es je Position in Prozent und als Pauschale aufs Total, dazu Abzugszeilen und Zwischentotale.
Die Währung hängt am Beleg, und jeder Kunde hat eine Standardwährung; wählst du einen Kunden in Euro, stellt der Editor um.
Bei ausländischer IBAN oder Fremdwährung druckt KIDESK statt des Einzahlungsscheins die Kontoangaben im Klartext mit IBAN, BIC, Bank und Zahlungsempfänger.
Eine Gutschrift braucht einen Grund; dazu gibt es das Rückerstattungsschreiben als E-Mail und als Brief-PDF.
Mehrere abgeschlossene Aufträge lassen sich zu einer Sammelrechnung zusammenfassen.
Alte Rechnungen liest du als CSV oder Excel ein und behältst dabei das Originaldatum. Der Umzug soll die Umsatzzahlen des laufenden Jahres nicht verfälschen.
Was Rechnungen nicht macht
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Jahresabschluss. Die Rechnungen gehen als Auswertung und als Export-Paket an deine Treuhänderin. Und es gibt kein Kundenportal: dein Kunde bekommt einen Link je Rechnung, keinen Login.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Kann ich eine Rechnung stornieren oder gutschreiben?
Ja. Für die Gutschrift verlangt KIDESK einen Grund und rechnet die Mehrwertsteuer korrekt zurück. Dazu bekommst du das Rückerstattungsschreiben als E-Mail und als Brief-PDF, damit der Kunde weiss, was passiert ist. Stornierte und gutgeschriebene Rechnungen zeigen ihren Stand auch auf der öffentlichen Seite an.
Was mache ich, wenn ein Kunde in Euro zahlt?
Du stellst die Währung am Beleg um, oder du hinterlegst sie beim Kunden, dann macht es der Editor selbst. Statt des Schweizer Einzahlungsscheins druckt KIDESK dann IBAN, BIC, Bank und Zahlungsempfänger im Klartext. Fremdwährungen bleiben auf den Rappen genau, die Rundung auf 5 Rappen gilt nur für Franken.
Verbraucht jeder Entwurf eine Rechnungsnummer?
Nein. Ein frisch angelegter Entwurf trägt einen Platzhalter, die echte Nummer wird erst gezogen, wenn du mit Inhalt speicherst. Löschst du trotzdem eine schon nummerierte Rechnung, bleibt die Lücke stehen und wird angezeigt. Das ist erlaubt und ehrlicher, als die Nummern nachrücken zu lassen.
Woher weiss ich, ob der Kunde die Rechnung gesehen hat?
Wenn er den Link zur Rechnung öffnet, hält KIDESK das fest, und du siehst es an der Rechnung. Zählpixel in E-Mails gibt es bewusst nicht, weil sie von Spamfiltern und Vorschaufenstern ausgelöst werden und darum nichts beweisen. Der geöffnete Beleglink ist der Indikator, der hält.
Kann ich Abos und Wartungsverträge automatisch verrechnen?
Ja, über wiederkehrende Rechnungen mit Intervall, Enddatum oder Höchstzahl. In der Vorschau siehst du, welche Rechnungen wann entstehen, und du kannst eine davon sofort auslösen. Der nächtliche Lauf benutzt denselben Rechenweg wie der Knopf.
Im Preis inbegriffen.
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