Die einzige Frage, die zählt: ist sie schon draussen?
Solange die Rechnung ein Entwurf ist und niemand ausser dir sie gesehen hat, ist sie kein Beleg. Du korrigierst sie direkt im Dokument oder löschst sie. Es entsteht keine Buchung, es geht keine Nummer verloren, es braucht keine Erklärung.
Sobald die Rechnung beim Kunden ist, per Mail, per Post oder als Link, gilt sie als ausgestellt. Ab diesem Moment darfst du sie nicht mehr anfassen. Wer den Betrag im bestehenden Dokument ändert und dasselbe PDF ein zweites Mal verschickt, hat zwei verschiedene Belege mit derselben Nummer im Umlauf. Genau daran scheitern Prüfungen, und im Streitfall weiss niemand mehr, welche Fassung gilt.
Storno oder Gutschrift?
Beides sind Korrekturbelege, sie unterscheiden sich im Umfang.
- Storno: Die ganze Rechnung fällt weg. Typisch, wenn sie an den falschen Kunden ging, doppelt gestellt wurde oder die Leistung gar nie erbracht wurde. Danach stellst du, wenn nötig, eine neue Rechnung mit neuer Nummer
- Gutschrift: Nur ein Teil ist falsch. Eine Position zu viel, eine Menge zu hoch, ein zugesagter Rabatt vergessen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, die Gutschrift korrigiert sie um genau diesen Betrag
- Zu wenig verrechnet: Dann brauchst du keine Gutschrift, sondern eine zusätzliche Rechnung über die Differenz, mit klarem Hinweis auf die erste. Nachträglich mehr zu verlangen ist heikler als weniger, darum gehört eine Erklärung dazu
In der Praxis wird die Grenze unscharf gezogen, und das ist nicht schlimm. Wichtig ist, dass aus dem Dokument hervorgeht, worauf es sich bezieht und warum es existiert.
Was auf den Korrekturbeleg gehört
Eine Gutschrift ist eine Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen. Sie braucht dieselben Pflichtangaben: deine Firma, den Kunden, das Datum, die Beschreibung, den Betrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Dazu kommen zwei Angaben, die keine Vorschrift verlangt, die aber jede Rückfrage ersparen: der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum und der Grund in einem Satz.
Gutschrift Nr. 2026-0193 zu Rechnung Nr. 2026-0177 vom 14.04.2026 Grund: Position 3 wurde doppelt verrechnet. 1 Montage Storenmotor, doppelt verrechnet -1'240.00 Total netto -1'240.00 MwSt 8.1 % -100.44 Gutschriftsbetrag -1'340.44 Der Betrag wird bis am 30.06.2026 auf Ihr Konto zurückerstattet. Sie müssen nichts unternehmen.
Der Grund ist kein Formalismus. Er steht in zwei Jahren noch da, wenn weder du noch dein Kunde sich erinnert, worum es ging. «Kulanz», «Preisdifferenz gemäss Telefon vom 3. Juni» oder «Position doppelt erfasst» genügen völlig. Was nicht genügt: ein leeres Feld.
Die Mehrwertsteuer folgt der Korrektur
Hast du auf der falschen Rechnung Steuer ausgewiesen, schuldest du sie zunächst einmal, auch wenn der Betrag falsch war. In Ordnung kommt das erst, wenn dein Kunde eine Korrektur in den Händen hält, aus der hervorgeht, was gilt (MWSTG Art. 27). Ein Anruf und eine Notiz in deinen Unterlagen reichen dafür nicht.
Die Gutschrift trägt darum denselben Steuersatz wie die ursprüngliche Rechnung. Sinkt dein Entgelt, sinkt die geschuldete Steuer, und du korrigierst sie in der Abrechnungsperiode, in der die Korrektur erfolgt (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, gilt der Zeitpunkt der Zahlung beziehungsweise der Rückzahlung. Im Zweifel fragst du deine Treuhänderin.
Die alte Nummer bleibt, wo sie ist
Eine ausgestellte Belegnummer wird nicht wiederverwendet und nicht gelöscht. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass sich jeder Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehen lässt. Eine stornierte Rechnung ist also kein Fehler in deinen Büchern, sondern ein Vorgang mit zwei Belegen: der Rechnung und dem Storno.
Die Gutschrift bekommt eine eigene Nummer. Ob sie aus demselben Nummernkreis wie deine Rechnungen kommt oder aus einem eigenen mit Präfix, ist deine Entscheidung, solange sie eindeutig ist. Mehr dazu steht im Ratgeber Belegnummern.
Geld zurück: sag, wann und wie
Hat dein Kunde die falsche Rechnung bereits bezahlt, ist die Gutschrift erst die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist die Ansage, was jetzt passiert. Drei Wege sind üblich, und alle drei sind in Ordnung, solange du einen davon ausdrücklich nennst.
- Rückzahlung auf das Konto, mit Datum. Das ist der sauberste Weg und der einzige, der bei einem einmaligen Kunden funktioniert
- Anrechnung an die nächste Rechnung. Bei Stammkunden praktisch, aber nur mit deren Einverständnis und mit einem Hinweis auf der nächsten Rechnung
- Verrechnung mit einer noch offenen Rechnung. Dann schreibst du auf beide Belege, welcher Betrag wohin gehört, sonst hast du zwei halb bezahlte Rechnungen und keine Ahnung, warum
Ein Betrag, der ohne Ankündigung auf dem Konto landet, löst genauso viele Rückfragen aus wie einer, der nie kommt. Ein Satz auf dem Beleg genügt.
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Darf ich eine versandte Rechnung einfach korrigieren und neu schicken?
Nein. Ab dem Versand gilt die Rechnung als ausgestellt und wird nicht mehr verändert. Sonst sind zwei verschiedene Belege mit derselben Nummer im Umlauf, und im Streitfall weiss niemand mehr, welcher gilt. Korrigiert wird mit einem zweiten Dokument: einem Storno oder einer Gutschrift.
Wann storniere ich, wann schreibe ich gut?
Storniert wird, wenn die ganze Rechnung wegfällt, etwa weil sie an den falschen Kunden ging oder doppelt gestellt wurde. Eine Gutschrift korrigiert nur einen Teil, zum Beispiel eine zu viel verrechnete Position. Ist zu wenig verrechnet worden, brauchst du keine Gutschrift, sondern eine zusätzliche Rechnung über die Differenz.
Muss ich einen Grund angeben?
Vorgeschrieben ist nur der Bezug auf den ursprünglichen Beleg, sinnvoll ist beides. Der Grund steht in zwei Jahren noch da, wenn sich niemand mehr erinnert. Ein halber Satz genügt: «Position doppelt erfasst» oder «Preisdifferenz gemäss Telefon vom 3. Juni».
Was passiert mit der Mehrwertsteuer?
Die Gutschrift trägt denselben Steuersatz wie die ursprüngliche Rechnung. Sinkt dein Entgelt, sinkt die geschuldete Steuer, und du korrigierst sie in der Periode, in der die Korrektur erfolgt (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Solange die falsche Rechnung mit Steuerausweis beim Kunden liegt, schuldest du den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27); erst die Korrektur beim Kunden bringt das in Ordnung.
Wird die Nummer der stornierten Rechnung wiederverwendet?
Nein. Eine ausgestellte Nummer bleibt vergeben, auch wenn der Beleg storniert wurde. Es entsteht eine Lücke, und die ist zulässig, solange du sie erklären kannst. Die Gutschrift bekommt eine eigene Nummer.
Der Kunde hat die falsche Rechnung schon bezahlt. Was jetzt?
Neben der Gutschrift gehört eine klare Ansage dazu, was mit dem Geld passiert: Rückzahlung mit Datum, Anrechnung an die nächste Rechnung oder Verrechnung mit einer offenen Rechnung. Alle drei Wege sind in Ordnung, nur stillschweigend darf keiner davon passieren.
