Was tatsächlich verlangt wird
Die Geschäftsbücherverordnung stellt drei Anforderungen an deine Belege, und keine davon heisst «lückenlos nummeriert». Verlangt wird, dass sich jeder Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt, dass die Aufzeichnungen vollständig sind und dass eine nachträgliche Änderung erkennbar ist.
Für die Nummer folgt daraus dreierlei. Sie muss eindeutig sein, damit zwei Belege nie dieselbe Nummer tragen. Sie muss ab dem Zeitpunkt der Ausstellung unveränderbar sein, damit nicht zwei Fassungen desselben Belegs umlaufen. Und sie muss dich zum Beleg führen, wenn jemand danach fragt. Das war es.
Lücken sind erlaubt
Es gibt in der Schweiz keine Vorschrift, die eine lückenlose Zahlenfolge verlangt. Eine fehlende Nummer ist kein Verstoss, sondern eine Frage, die du beantworten können musst. «Die Rechnung wurde storniert, hier ist der Storno» ist eine vollständige Antwort.
Lücken entstehen im Alltag ständig und aus harmlosen Gründen: ein Entwurf wird verworfen, eine Rechnung wird storniert, zwei Personen legen gleichzeitig einen Beleg an. Der gefährliche Reflex ist nicht die Lücke, sondern das Stopfen. Wer eine freigewordene Nummer neu vergibt, hat am Ende zwei verschiedene Belege mit derselben Nummer, und genau das ist der Fehler, den die Verordnung verhindern will.
- Nie eine ausgestellte Nummer wiederverwenden, auch nicht nach einem Storno
- Nie eine Nummer rückwirkend ändern, um eine Reihe zu glätten
- Lücken sichtbar machen statt verstecken: eine Liste, in der man sieht, welche Nummer wozu gehört, beantwortet jede Rückfrage in zehn Sekunden
Wie du deinen Nummernkreis aufbaust
Ein Nummernkreis besteht aus einem Präfix, wahlweise der Jahreszahl und einem Zähler mit fester Stellenzahl. Je Belegart ein eigener Kreis: Rechnungen, Offerten, Aufträge, Gutschriften. Vier Zähler, die unabhängig voneinander laufen, sind übersichtlicher als ein gemeinsamer, in dem jede zweite Nummer eine Offerte ist.
Einfach, mit Jahr: Rechnung 2026-0001, 2026-0002, 2026-0003 Offerte OF-2026-0001 Gutschrift GS-2026-0001 Ohne Jahr, laufend über alle Jahre: Rechnung 10042, 10043, 10044 Mit Kürzel für den Standort oder die Marke: Rechnung ZH-2026-0001 Rechnung SG-2026-0001 Was du nicht brauchst: keine Kundennummer in der Belegnummer keine Datumsangabe wie 20260615-3 keine Nummer, die du im Kopf rechnen musst
Zur Jahreszahl gibt es zwei Haltungen, und beide funktionieren. Mit Jahr siehst du auf einen Blick, aus welcher Periode ein Beleg stammt, dafür beginnt der Zähler jeden Januar wieder bei eins. Ohne Jahr läuft die Reihe durch, dafür sagt dir die Nummer nichts über das Datum. Entscheide dich einmal und bleib dabei: ein Wechsel mitten im Jahr macht deine Ablage unleserlich.
Vier Stellen reichen für 9'999 Belege im Jahr und damit für praktisch jeden kleinen Betrieb. Führende Nullen sind kein Schmuck, sondern sorgen dafür, dass die Sortierung in jeder Liste und in jedem Ordner stimmt.
Warum ein leerer Entwurf keine Nummer verbrauchen darf
Viele Programme ziehen die Belegnummer in dem Moment, in dem du auf «Neu» klickst. Das ist bequem und im Alltag ärgerlich: Wer dreimal einen Editor öffnet, um etwas nachzuschauen, hat drei Nummern verbraucht und drei Lücken erzeugt, die er später erklären muss.
Sauberer ist es, dem Entwurf zuerst nur einen Platzhalter zu geben und die echte Nummer erst zu ziehen, wenn tatsächlich etwas drinsteht. Dann entsteht eine Lücke nur, wenn wirklich ein Beleg verworfen wurde, und die kannst du erklären.
Genauso wichtig: Solange ein Beleg Entwurf ist, darfst du die Nummer noch anpassen. Das brauchst du beim Start, wenn du eine bestehende Reihe aus deinem alten Programm fortsetzen willst. Ab der Ausstellung ist damit Schluss.
Buchstaben, Schrägstriche und der QR-Zahlteil
In der Belegnummer sind Buchstaben, Bindestriche und Schrägstriche zulässig. «GS-2026-0004» oder «ZH/2026/0031» sind gültige Nummern. Wer glaubt, das breche den QR-Zahlteil, verwechselt zwei Dinge.
Die Referenz im Zahlteil ist nicht deine Belegnummer. Sie ist eine reine Ziffernfolge mit Prüfziffer, die getrennt gebildet wird und dazu dient, den Zahlungseingang der richtigen Rechnung zuzuordnen. Deine Anzeigenummer darf also aussehen, wie du willst. Wie die Zuordnung beim Bankabgleich läuft, steht im Ratgeber Bankabgleich mit der CAMT-Datei.
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Sind Lücken in der Rechnungsnummer verboten?
Nein. In der Schweiz gibt es keine Vorschrift, die eine lückenlose Zahlenfolge verlangt. Verlangt wird, dass sich jeder Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt. Eine Lücke ist also kein Verstoss, sondern eine Frage, die du beantworten können musst.
Darf ich eine freigewordene Nummer neu vergeben?
Nein, und das ist der eigentliche Fehler. Wer eine Nummer nach einem Storno wiederverwendet, hat zwei verschiedene Belege mit derselben Nummer. Genau das soll die Nummerierung verhindern.
Mit Jahreszahl oder ohne?
Beides funktioniert. Mit Jahr siehst du sofort, aus welcher Periode ein Beleg stammt, dafür beginnt der Zähler jeden Januar wieder bei eins. Ohne Jahr läuft die Reihe durch. Entscheide dich einmal und bleib dabei, ein Wechsel mitten im Jahr macht die Ablage unleserlich.
Sind Buchstaben in der Belegnummer erlaubt?
Ja. «GS-2026-0004» oder «ZH/2026/0031» sind gültige Nummern. Die Referenz im QR-Zahlteil ist nicht deine Belegnummer, sondern eine eigene Ziffernfolge mit Prüfziffer. Buchstaben in der Anzeigenummer brechen den Zahlteil deshalb nicht.
Warum soll ein leerer Entwurf keine Nummer bekommen?
Weil sonst jedes versehentlich geöffnete Fenster eine Nummer verbraucht und eine Lücke erzeugt, die du später erklären musst. Sinnvoller ist ein Platzhalter am Entwurf und die echte Nummer erst beim ersten Speichern mit Inhalt.
Kann ich meine bisherige Nummernfolge weiterführen?
Ja, und das solltest du auch. Setz beim Start die nächste Nummer so, dass sie an deine bisherige Reihe anschliesst. Solange ein Beleg Entwurf ist, lässt sich die Nummer noch anpassen; ab der Ausstellung ist sie unveränderbar.
