Soll gegen Ist
Nachkalkulation heisst: Du legst die Offerte neben die tatsächlichen Kosten und schaust nach, wo die Differenz liegt. Zwei Grössen, mehr ist es nicht.
Das Soll ist der Nettobetrag deiner Offerte, dazu das Zeitbudget, das du kalkuliert hast. Netto, nicht brutto: die Mehrwertsteuer war nie dein Geld.
Das Ist setzt sich aus vier Teilen zusammen:
- Stunden mal internem Kostensatz, nicht mal dem Verrechnungssatz. Sonst vergleichst du deinen Preis mit deinem Preis und die Marge ist immer null
- Material zum Einkaufspreis, also das, was dich der Einkauf gekostet hat
- Zugeordnete Belege: Entsorgung, Mietgeräte, Parkgebühren, Bewilligungen
- Fremdleistungen: die Rechnung des Subunternehmers, so wie sie gekommen ist
Was du für den Kostensatz brauchst, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen. Ohne diese Zahl ist eine Nachkalkulation nicht möglich.
Ein Beispiel
Nachkalkulation Auftrag 2026-0233, Umbau Werkstatt Bruderer Soll aus der Offerte, netto 12'400.00 Ist Stunden 96.0 h x 78.00 interner Kostensatz 7'488.00 Material zum Einkaufspreis 2'900.00 Fremdleistung Elektriker, Rechnung 4471 1'400.00 Belege Entsorgung, Miete Hebebühne 250.00 Total Kosten 12'038.00 Marge 362.00 Marge in Prozent 2.9 % Je Kapitel Offeriert Kosten Marge Demontage und Entsorgung 2'800.00 3'640.00 -840.00 Montage 7'600.00 6'528.00 1'072.00 Inbetriebnahme und Abnahme 2'000.00 1'870.00 130.00
Der Auftrag bringt CHF 362.00 Marge, also 2.9 Prozent. Das Gefühl während der Arbeit war vermutlich «lief gut»: der Kunde war zufrieden, die Rechnung ging raus, das Geld kam. In Wahrheit hat der Betrieb daran fast nichts verdient.
Zwei Dinge gehören ausdrücklich nicht in diese Rechnung. Die Mehrwertsteuer nicht, weil sie nie dein Geld war. Und ein gewährter Rabatt oder Skonto gehört auf die Soll-Seite, nicht auf die Kosten-Seite: Wer dem Kunden zwei Prozent nachlässt, hat nicht mehr Kosten, sondern weniger Ertrag. Wird das vermischt, sieht jede Auswertung freundlicher aus, als sie ist.
Warum je Position und je Kapitel
Die eine Zahl für den ganzen Auftrag sagt dir, dass es knapp war. Sie sagt dir nicht, warum. Erst die Aufteilung zeigt es: Die Demontage hat CHF 840.00 verloren, die Montage CHF 1'072.00 verdient. Das ist eine ganz andere Erkenntnis als «2.9 Prozent».
Beim nächsten Mal weisst du: Die Demontage wird höher kalkuliert oder anders organisiert. Am Preis der Montage musst du nichts ändern. Wer nur die Gesamtzahl kennt, erhöht im Zweifel überall und verliert Aufträge an Positionen, die schon vorher gestimmt haben.
Damit das geht, müssen Stunden und Material einer Position oder wenigstens einem Kapitel zugeordnet sein. Bei einer Offerte mit vierzig Positionen ist das Kapitel die realistische Ebene: fünf Ziele statt vierzig, und der Monteur macht mit.
Was rote Zeilen dir sagen
- Immer dieselbe Position verliert: Dein Ansatz für diese Leistung ist zu tief. Das ist die wertvollste Erkenntnis, weil sie sich sofort in den Katalog schreiben lässt
- Die Stunden laufen weg, das Material stimmt: Der Aufwand wurde unterschätzt, oder es kamen unbezahlte Nachträge dazu, die niemand aufgeschrieben hat
- Das Material läuft weg, die Stunden stimmen: Der Einkaufspreis ist gestiegen, seit du den Katalog gepflegt hast, oder es gab Verschnitt, den niemand kalkuliert hat
- Nur ein einziger Auftrag ist rot: Das kann Pech sein. Erst die Wiederholung ist ein Muster
- Fahrten und Rüstzeit tauchen nirgends auf: Dann fehlen sie in der Kalkulation und du subventionierst jeden Einsatz
Damit es nicht bei einem Vorsatz bleibt
Die Nachkalkulation scheitert selten am Rechnen und fast immer an den Daten. Wenn Stunden erst am Monatsende aus dem Gedächtnis erfasst und Materialbezüge gar nie aufgeschrieben werden, kannst du nichts vergleichen.
- Stunden werden am selben Tag erfasst, mit Datum, von, bis und Pause
- Material wird beim Bezug gebucht, nicht beim Rechnungschreiben rekonstruiert
- Lieferantenrechnungen werden dem Auftrag zugeordnet, sobald sie eintreffen
- Nachträge werden schriftlich bestellt und sofort erfasst
- Einmal im Monat schaust du dir die abgeschlossenen Aufträge an, nicht einmal im Jahr
- Und du erklärst deinem Team, wofür die Zahlen sind. Wer glaubt, seine Stunden würden kontrolliert, schreibt anders auf als jemand, der weiss, dass damit der nächste Preis kalkuliert wird
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Was ist eine Nachkalkulation?
Der Vergleich zwischen dem, was du offeriert hast, und dem, was der Auftrag gekostet hat. Das Soll ist der Nettobetrag der Offerte samt Zeitbudget, das Ist besteht aus Stunden mal internem Kostensatz, Material zum Einkaufspreis, zugeordneten Belegen und Fremdleistungen.
Warum rechne ich mit dem Kostensatz und nicht mit dem Verrechnungssatz?
Weil du sonst deinen eigenen Preis mit deinem eigenen Preis vergleichst und die Marge immer null ist. Der interne Kostensatz sagt, was dich eine Stunde wirklich kostet. Nur damit siehst du, ob am Auftrag etwas übrig geblieben ist.
Warum genügt eine Zahl für den ganzen Auftrag nicht?
Weil sie dir sagt, dass es knapp war, aber nicht warum. Erst die Aufteilung je Position oder je Kapitel zeigt, welche Leistung verliert und welche gewinnt. Wer nur die Gesamtzahl kennt, erhöht im Zweifel überall und verliert Aufträge an Preisen, die schon vorher gestimmt haben.
Was tue ich, wenn eine Position immer rot ist?
Dann ist dein Ansatz für diese Leistung zu tief, und das ist die nützlichste Erkenntnis überhaupt, weil sie sich sofort in den Katalog schreiben lässt. Ein einzelner roter Auftrag kann Pech sein, erst die Wiederholung ist ein Muster.
Wie oft soll ich nachkalkulieren?
Einmal im Monat über die abgeschlossenen Aufträge, nicht einmal im Jahr. Voraussetzung sind saubere Daten: Stunden am selben Tag erfasst, Material beim Bezug gebucht, Lieferantenrechnungen dem Auftrag zugeordnet, Nachträge sofort festgehalten.
