Den Stundensatz rechnen, statt ihn zu schätzen.

Der Stundensatz ist keine Marktzahl, sondern deine Zahl. Er entsteht aus zwei Grössen: was ein Mitarbeiter dich im Jahr kostet, und wie viele Stunden du davon einem Kunden verrechnen kannst.

Jahreskosten geteilt durch verrechenbare Stunden ergibt den Kostensatz. Darauf kommt der Gewinnzuschlag, und heraus kommt der Satz, den du offerierst. Alles andere sind Verhandlungen.

Der Bruttolohn ist nur der Anfang. Dazu kommen die Sozialleistungen und Versicherungen, je nach Betrieb und Branche grob zwanzig Prozent des Lohns. Und dazu kommt der Anteil an allem, was der Betrieb sonst zahlt, damit dieser Mitarbeiter arbeiten kann.

• Lohn und Lohnnebenkosten: Bruttolohn, AHV, ALV, Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung, Familienzulagen
• Fahrzeug und Werkzeug: Leasing oder Abschreibung, Treibstoff, Service, Versicherung, Ersatz von Maschinen und Handwerkzeug, Arbeitskleider
• Betrieb und Büro: Miete für Werkstatt und Lager, Strom, Telefon, Software, Betriebshaftpflicht, Treuhand, Weiterbildung
• Dein eigener Aufwand: die Stunden, die du für Offerten, Rechnungen, Disposition und Baustellenbesuche brauchst. Die verrechnest du niemandem, bezahlen muss sie trotzdem jemand

Die Gemeinkosten verteilst du auf die produktiven Mitarbeiter. Bei drei Monteuren und CHF 79'200.00 Gemeinkosten sind das CHF 26'400.00 pro Kopf.

Hier passiert der eigentliche Fehler. Ein Jahr hat bei 42 Wochenstunden rund 2'184 Sollstunden. Davon bleiben nach Ferien, Feiertagen und Absenzen etwa 1'858 Stunden Anwesenheit. Und von dieser Anwesenheit ist längst nicht alles verrechenbar.

Fahrten, Rüstzeit, Material holen, Werkstattarbeit, Aufräumen, Sitzungen, Garantiearbeit, Weiterbildung: das alles ist Arbeit, aber kein Umsatz. Ein realistischer Anteil verrechenbarer Stunden liegt je nach Gewerk zwischen siebzig und achtzig Prozent. Wer mit 2'184 Stunden rechnet, rechnet mit einer Zahl, die es nicht gibt, und wundert sich am Jahresende.

Stundensatz berechnen, Rechenblatt

A  Jahreskosten des Mitarbeiters
   Bruttolohn                                          78'000.00
   Sozialleistungen und Versicherungen, rund 20 %      15'600.00
   Anteil Fahrzeug, Werkzeug, Kleider                   9'600.00
   Anteil Büro, Software, Versicherung, Verwaltung     16'800.00
   Total Jahreskosten                                 120'000.00

B  Verrechenbare Stunden
   Sollstunden 42 h x 52 Wochen                            2'184
   ./. Ferien, 5 Wochen                                     -210
   ./. Feiertage, 9 Tage                                     -76
   ./. Krankheit, Absenzen, Weiterbildung                    -40
   Anwesenheit                                             1'858
   davon verrechenbar, 78 %                                1'450

C  Kostensatz          A geteilt durch B                    82.76
D  Gewinnzuschlag      12 %                                  9.93
E  Stundensatz         gerundet                             95.00

In diesem Beispiel liegt der reine Kostensatz bei CHF 82.76. Wer CHF 80.00 offeriert, arbeitet mit Verlust und merkt es nicht, weil der Umsatz stimmt.

Der Kostensatz deckt die Kosten. Er enthält keinen Rappen für das Risiko, für Investitionen, für schlechte Monate und für den Lohn, den du dir selbst schuldest. Dafür ist der Gewinnzuschlag da. Zehn bis fünfzehn Prozent sind ein üblicher Ansatz, mehr, wenn du in einem Gewerk mit hohem Risiko unterwegs bist.

Runde danach auf einen sauberen Betrag. Ein Satz von CHF 95.00 wirkt gerechnet, CHF 92.69 wirkt willkürlich. Und prüfe die Zahl einmal im Jahr neu: Löhne steigen, Versicherungen steigen, Fahrzeuge werden teurer.

In der Praxis brauchst du mehrere Sätze, und sie stehen in einer klaren Rangfolge. Am Anfang steht immer die Kondition, die du mit dem Kunden ausgehandelt hast. Sie schlägt alles andere, denn ein ausgehandelter Preis darf nicht von einer Qualifikationsstufe überschrieben werden. Erst danach kommt der Satz des Mitarbeiters, dann der Satz einer bestimmten Leistung aus dem Katalog, dann der Satz des Betriebs.

• Nach Qualifikation: Lernender, Monteur, Vorarbeiter, Chef. Die Differenz gehört auf die Offerte, nicht in den Mittelwert
• Nach Leistung: Servicearbeit, Regie, Notfalleinsatz
• Nach Kunde: Rahmenverträge und Stammkunden mit fixen Konditionen
• Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit kommen obendrauf, siehe den Ratgeber zu den Zuschlägen

Die CHF 82.76 aus dem Beispiel sind deine interne Zahl. Sie dient der Nachkalkulation und geht niemanden ausser dir und deiner Treuhänderin etwas an. Auf die Rechnung gehört ausschliesslich der Verrechnungssatz.

Wer die beiden Zahlen im selben Feld führt, druckt früher oder später seine Lohnkosten auf eine Kundenrechnung. Das ist ein Fehler, den man genau einmal macht.

Dieselbe Trennung gilt für die Zeiterfassung. Der Monteur schreibt Stunden auf, nicht Beträge. Was daraus wird, entscheidet sich später beim Verrechnen, und dort greift die Rangfolge oben. So kann auch niemand versehentlich einen Preis nennen, der nicht gilt.