Der Rapport ist die halbe Rechnung.

In Regie heisst: abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand, Stunden und Material zum vereinbarten Ansatz. Das ist der Normalfall bei Störungen, Reparaturen, Servicearbeiten und überall dort, wo der Umfang vorher nicht feststeht.

Der Preis dafür ist der Nachweis. Bei einer Pauschale schuldest du ein Ergebnis, und wie lange du gebraucht hast, geht niemanden etwas an. In Regie schuldest du den Aufwand, und dann darf dein Kunde wissen, wofür jede Stunde draufgegangen ist. Der Rapport ist dieser Nachweis. Er ist kein Formular für die Ablage, sondern die Grundlage deiner Rechnung.

Sag deshalb schon bei der Annahme, dass in Regie gearbeitet wird, und nenne den Stundenansatz. Ein Kunde, der die Zahl auf dem Rapport zum ersten Mal sieht, diskutiert über den Ansatz statt über die Arbeit.

• Datum, Kunde, Objekt und Auftragsbezug. Bei mehreren Liegenschaften desselben Kunden entscheidet die Adresse, welche Rechnung das später wird
• Je Person: von, bis und Pause. Nicht «6 Stunden», sondern 07:30 bis 12:00, Pause 30 Minuten. Zeitfenster lassen sich prüfen, eine Summe nicht
• Reisezeit getrennt von der Arbeitszeit, weil sie oft anders verrechnet wird
• Was ausgeführt wurde, in zwei bis vier Zeilen und in der Sprache des Kunden. «Diverse Arbeiten» ist keine Beschreibung, sondern eine Einladung zur Kürzung
• Material mit Menge und Einheit. Preise gehören nicht zwingend auf den Rapport, das Material aber schon, sonst taucht es auf der Rechnung aus dem Nichts auf
• Zuschläge als eigene Zeile, wenn abends, am Wochenende oder an einem Feiertag gearbeitet wurde
• Bemerkungen: was aufgefallen ist, was noch fehlt, was der Kunde zusätzlich bestellt hat. Diese Zeile ist im Nachhinein oft die wertvollste
• Unterschrift des Kunden, mit Datum

Der folgende Aufbau deckt den Regiefall ab und lässt sich für jedes Gewerk anpassen. Er ist bewusst so gegliedert, dass die Rechnung später Zeile für Zeile daraus entsteht.

REGIERAPPORT                          Nr. 2026-0451

Kunde        Immobilien Beispiel AG
Objekt       Seestrasse 18, 8280 Kreuzlingen
Auftrag      Störung Heizung, Auftrag Nr. AU-2026-0233
Datum        11.06.2026

Mitarbeiter        von      bis      Pause   Arbeit  Reise
Marco Frei        07:30    12:00     00:30    4.00    0.75
Luca Berger       07:30    12:00     00:30    4.00    0.75
                                    Total     8.00    1.50

Arbeitsort   Montage beim Kunden
Ausgeführt   Umwälzpumpe ausgebaut, Lager defekt,
             Ersatzpumpe montiert, Anlage entlüftet
             und in Betrieb genommen.

Material                              Menge  Einheit
Umwälzpumpe Typ 25/60                     1  Stk.
Dichtungsset                              1  Satz
Wärmeträgerflüssigkeit                    8  Liter

Bemerkungen  Ausdehnungsgefäss zeigt zu wenig Druck.
             Offerte für Ersatz folgt.

Die aufgeführten Stunden und das Material wurden
so erbracht und bezogen.

Datum, Unterschrift Kunde  ______________________

Schreib den Rapport am selben Tag, nicht am Freitagabend für die ganze Woche. Was drei Tage später aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, ist ungenau, und Ungenauigkeiten gehen in der Regel zu deinen Lasten aus.

Verrechnet wird üblicherweise auf die Viertelstunde aufgerundet: aus 3 Stunden und 52 Minuten werden 4.00 Stunden, aus 1 Stunde und 3 Minuten werden 1.25 Stunden. Das ist verbreitet, fair und schnell erklärt, solange es in beide Richtungen konsequent angewendet wird und nicht nur dann, wenn es dir passt.

Zwei Dinge dazu. Erstens gehört die Regel in die Offerte oder auf den Rapport, in einem Satz: «Angebrochene Viertelstunden werden verrechnet.» Zweitens bleibt null Minuten null. Ein Einsatz, der nicht stattgefunden hat, wird nicht zur Viertelstunde, nur weil die Regel es rechnerisch hergäbe.

Eine Mindestverrechnung je Einsatz, etwa eine Stunde, ist ebenfalls üblich. Sie ist aber keine Selbstverständlichkeit, sondern eine Vereinbarung, und gehört genauso angekündigt.

Drei Arten von Zeit fallen an, und sie werden selten gleich behandelt. Wer sie im selben Feld erfasst, kann sie später nicht mehr auseinandernehmen.

• Montagezeit beim Kunden, zum vereinbarten Ansatz
• Werkstattzeit im eigenen Betrieb: Vorbereitung, Zuschnitt, Reparatur am Werkstück. Oft ein eigener Ansatz, manchmal derselbe
• Reisezeit: entweder als eigener Ansatz, als Pauschale je Anfahrt oder mit Kilometern. Alle drei Modelle sind gebräuchlich, entscheide dich für eines und halte es im Betrieb überall gleich

Was du deinen Leuten für diese Zeiten schuldest, ist eine andere Frage als das, was du dem Kunden verrechnest. Beim Lohn gelten Arbeitsgesetz und, wenn dein Gewerk einen hat, der Gesamtarbeitsvertrag; bei Zuschlägen für Nacht und Wochenende gilt dasselbe. Was in deiner Branche gilt, erfährst du bei deinem Branchenverband. Für die Kundenseite hilft der Ratgeber zu den Zuschlägen.

Eine Unterschrift auf dem Rapport ist der billigste Rechtsschutz, den es gibt. Sie bestätigt nicht die Qualität der Arbeit und schneidet keine Mängelrechte ab, sie hält fest, welche Stunden und welches Material erbracht wurden. Genau darüber wird gestritten.

Zwei Punkte machen sie belastbar. Erstens muss der Rapport zum Zeitpunkt der Unterschrift vollständig ausgefüllt sein. Ein Blankorapport ist wertlos. Zweitens muss die Summe, die unterschrieben wird, dieselbe sein, die später fakturiert wird. Wer fünf Stunden unterschreiben lässt und acht verrechnet, hat sich den Beweis selbst zerstört.

Ist niemand vor Ort, schickst du den Rapport noch am selben Tag per Mail mit der Bitte um kurze Bestätigung. Ein «passt so» in einer Antwortmail ist im Zweifel mehr wert als gar nichts.