Aufträge
Am Morgen geplant, am Abend verrechnet.
Im Wochenplan siehst du, wer wo im Einsatz ist und wer noch Luft hat. Deine Leute erfassen Stunden und Material auf dem Auftrag, der Kunde unterschreibt vor Ort. Was er unterschreibt, ist dieselbe Summe, die später auf der Rechnung steht, weil beides über denselben Rechenweg läuft. Danach zeigt dir die Nachkalkulation je Position, was der Auftrag wirklich gebracht hat.
Was es kann
Die grossen Dinge.
01
Der Wochenplan zeigt, wer wo ist.
Links die Mitarbeitenden, oben die Woche, dazwischen die Einsätze. Aufträge ohne Zuweisung liegen daneben und warten. Eine Ampel zeigt je Person, ob der Tag passt, knapp wird oder überbucht ist, und zu jedem Einsatz siehst du die Distanz zum vorherigen. Darüber läuft eine Wetterleiste für die kommenden Tage.
02
Stunden mit von, bis und Pause. Keine Stoppuhr.
Erfasst werden Datum, Beginn, Ende und Pause, dazu die Reisezeit und ob in der Werkstatt oder auf der Montage gearbeitet wurde. Eine Stoppuhr gibt es bewusst nicht, weil sie am Ende des Tages doch nachgetragen werden müsste. Die angebrochene Viertelstunde wird aufgerundet, und wer 0 Minuten erfasst, hat 0 Minuten.
03
Der Kunde unterschreibt vor Ort.
Auf dem Handy oder Tablet unterschreibt der Kunde den Rapport oder die Abnahme. Festgehalten werden Name, Zeitpunkt, Standort, Gerät und IP-Adresse. Bei der Abnahme friert KIDESK die Checkliste in dem Zustand ein, in dem sie unterschrieben wurde, samt der Zahl der offenen Mängel. Teilabnahmen und eine zweite Runde nach einer Verweigerung sind möglich.
04
Was unterschrieben wurde, steht auf der Rechnung.
Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung rechnen über denselben Weg, mit denselben Stunden, Sätzen und Zuschlägen. Eine Unterschrift, die eine andere Summe bezeugt als die Rechnung, ist im Streitfall wertlos. Freigegebene Zeiteinträge sind gesperrt, und sobald ein Eintrag auf einer Rechnungszeile liegt, kann er nicht doppelt verrechnet werden.
05
Nach dem Auftrag rechnest du nach.
Die Nachkalkulation stellt je Position gegenüber, was offeriert war und was an Stunden, Maschinen, Material und Kosten zusammengekommen ist. Verluste stehen rot. Ist der Auftrag in Kapitel gegliedert, bietet die Zuordnung die Kapitel an, also fünf Ziele statt zwanzig.
Die kleinen Dinge
Woran du merkst, dass jemand deinen Alltag kennt.
Keine Schlagworte, sondern Regeln, die im Programm wirklich so gelten.
Zeit wird als Datum mit Beginn, Ende und Pause erfasst, es gibt keinen Live-Timer und keine Stoppuhr. Wer die Stoppuhr im Keller vergisst, korrigiert am Abend doch von Hand.
Reisezeit wird getrennt geführt, ebenso die Unterscheidung zwischen Werkstatt und Montage.
Angebrochene Viertelstunden werden auf 15 Minuten aufgerundet, im Browser und auf dem Server nach derselben Regel.
Der Chef kann Stunden für einen Monteur ohne eigenen Zugang buchen, sie gehören trotzdem dem Mitarbeiter.
Zeiteinträge werden einzeln oder gebündelt freigegeben oder abgelehnt; freigegebene Einträge lassen sich nicht mehr ändern oder löschen.
Löschst du die Rechnungszeile, wird der Zeiteintrag automatisch wieder frei und kann neu verrechnet werden.
Der Stundensatz wird in dieser Reihenfolge gesucht: Kunde, Mitarbeiter, Katalogartikel, Firma, zuletzt CHF 80.00. Eine ausgehandelte Kundenkondition darf ein Qualifikationssatz nicht überschreiben.
Der interne Kostensatz einer Person ist getrennt vom Verrechnungssatz und erscheint nie auf einer Rechnung.
Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag lösen sich an einer Stelle auf: der Betrieb schlägt das Branchenprofil, der Aus-Schalter schlägt beides, und 0 Prozent ist eine gültige Ansage.
Aufgeschlagene Zuschläge werden auf dem Abnahmedokument benannt.
Zur Unterschrift werden Name, Zeitpunkt, Standort, Gerät und IP-Adresse gespeichert.
Mängel lassen sich an einer Abnahme oder frei am Auftrag festhalten.
Zahlungspläne am Auftrag arbeiten mit Prozent oder Betrag, zum Beispiel 30 Prozent bei Auftragserteilung und der Rest nach Abnahme; eine Rechnung verbraucht höchstens einen Meilenstein.
Wiederkehrende Arbeiten legst du als Auftragsvorlage samt Checkliste ab, mit Zähler, wie oft sie benutzt wurde.
Terminierte Aufträge stehen zuoberst, terminlose am Ende. Vorher standen die Aufträge ohne Termin ganz vorne und verdeckten den Tag.
Was Aufträge nicht macht
Es gibt keinen Live-Timer und keine Stoppuhr, das ist ein Entscheid und kein fehlendes Feature. Und es gibt keine Lohnabrechnung: KIDESK rechnet Stunden, Sätze und Zuschläge und liefert den Lohn-Export, der Lohnlauf gehört deiner Treuhänderin.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Gibt es eine Stoppuhr zum Starten und Stoppen?
Nein, und das ist ein Entscheid. Erfasst werden Datum, Beginn, Ende und Pause, auch nachträglich am Abend. Eine Stoppuhr wird im Alltag vergessen und muss dann doch von Hand korrigiert werden, deshalb gibt es sie nicht.
Wie viel Zeit wird verrechnet, wenn jemand 22 Minuten arbeitet?
Eine halbe Stunde, denn angebrochene Viertelstunden werden aufgerundet. Diese Regel gilt im Browser und auf dem Server gleich, du siehst also unterwegs schon, was auf der Rechnung landet. Wer 0 Minuten erfasst, bekommt 0 Minuten, da wird nichts aufgerundet.
Was, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?
Dann buchst du seine Stunden im Büro. Die Zeit gehört dem Mitarbeiter und nicht dem Login, damit die Auswertung stimmt, auch wenn jemand nie selbst in KIDESK war. Für die Lohnabrechnung deiner Treuhänderin exportierst du die freigegebenen Stunden als CSV.
Was ist die Unterschrift vor Ort wert?
Sie hält Name, Zeitpunkt, Standort, Gerät und IP-Adresse fest, und bei der Abnahme zusätzlich die Checkliste im Zustand der Unterzeichnung. Entscheidend ist aber etwas anderes: Der Betrag auf dem Abnahmedokument und der Betrag auf der Rechnung stammen aus demselben Rechenweg. Eine Unterschrift unter einer anderen Summe als der später verrechneten würde im Streitfall nichts nützen.
Kann ich in Etappen verrechnen?
Ja, über Zahlungsplan-Meilensteine am Auftrag, in Prozent oder als fester Betrag. Jeder Meilenstein wird von höchstens einer Rechnung verbraucht, doppelte Akonti sind damit ausgeschlossen. Am Schluss saldiert die Schlussrechnung die gestellten Akonti.
Im Preis inbegriffen.
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