Wann du nicht steuerpflichtig bist
Die Pflicht beginnt bei CHF 100'000.00 Umsatz pro Jahr aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und gezählt wird alles, was du fakturierst, inklusive Material, Anfahrt und Entsorgung. Bleibst du darunter, bist du von der Steuerpflicht befreit.
Das ist keine Wahl, die du triffst, sondern ein Zustand, den dein Umsatz bestimmt. Entsprechend musst du ihn beobachten: Wer im Herbst merkt, dass er die Grenze im laufenden Jahr überschreitet, hat noch Zeit zum Handeln. Wer es im März des Folgejahres von der Treuhänderin erfährt, hat ein Problem, weil rückwirkend Steuer geschuldet sein kann, die er seinen Kunden nie verrechnet hat.
Was du auf keinen Fall schreiben darfst
Wer Mehrwertsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem der Steuerverwaltung (MWSTG Art. 27). Es genügt der Ausweis, es kommt nicht darauf an, ob du das Geld je bekommen hast oder ob es ein Versehen war.
- Keine Steuerzeile im Total, auch keine mit 0.00
- Keine Satzangabe bei den Positionen, also kein «8.1 %» und kein «inkl. MwSt»
- Keine UID mit dem Zusatz MWST im Briefkopf
- Kein «exkl. MwSt» bei den Preisen. Das legt nahe, dass später Steuer dazukommt, und ist bei dir schlicht falsch
Der häufigste Weg in diesen Fehler ist eine kopierte Vorlage: eine Rechnung aus dem Netz, eine Excel-Datei vom Kollegen, ein Muster aus einem Programm, das eine Steuerzeile fest eingebaut hat. Deshalb lohnt es sich, die eigene Vorlage einmal gründlich durchzusehen, statt sie fünfzig Mal zu verwenden.
Was auf die Rechnung gehört
Alles, was eine Rechnung sonst auch braucht: deine Firma und dein Ort, Name und Ort des Kunden, Datum, Leistungszeitraum, eine verständliche Beschreibung, Menge und Preis, der Betrag und deine Zahlungsangaben. Es fehlen nur Satz und Steuerbetrag.
Malergeschäft Beispiel Musterweg 4 8500 Frauenfeld Rechnung Nr. 2026-0037 An Frau Andrea Vogt Seestrasse 18 8280 Kreuzlingen Rechnungsdatum: 12.06.2026 Leistungszeitraum: 02.06.2026 bis 06.06.2026 Position Menge Einheit Preis Total 1 Malerarbeiten Wohnzimmer 22.5 Std. 92.00 2'070.00 2 Dispersionsfarbe weiss 18 Liter 9.40 169.20 3 Abdeckmaterial und Entsorgung 1 Pausch. 60.00 60.00 Rechnungsbetrag 2'299.20 Es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, da wir nicht mehrwertsteuerpflichtig sind. Zahlbar bis 12.07.2026, ohne Abzug.
Der Satz zum Schluss ist nicht vorgeschrieben, erspart dir aber Rückfragen aus der Buchhaltung deines Kunden. Dort sitzt jemand, der eine fehlende Steuerzeile sonst für einen Fehler hält und anruft. Ein Satz kostet dich nichts und beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
Deine Preise sind übrigens keine Nettopreise mehr, sondern einfach deine Preise. Wenn du kalkulierst, denk daran: du kannst die Steuer, die du beim Einkauf bezahlst, nicht als Vorsteuer zurückholen. Sie ist bei dir Aufwand und gehört in deinen Ansatz.
Die UID ist noch keine MwSt-Nummer
Eine UID in der Form CHE-123.456.789 hat fast jeder eingetragene Betrieb. Sie ist eine Identifikationsnummer und sagt nichts über die Steuerpflicht aus. Erst der Zusatz MWST macht daraus die Mehrwertsteuernummer, und diesen Zusatz führst du nur, wenn du im Register eingetragen bist.
Deine blosse UID darfst du also nennen, etwa im Fussbereich der Rechnung. Was du weglässt, ist das Kürzel MWST. Wer es anfügt, ohne eingetragen zu sein, weist damit sinngemäss Steuerpflicht aus, wo keine besteht.
Wann sich die freiwillige Unterstellung lohnt
Auch unter der Grenze darfst du dich freiwillig unterstellen. Das ist kein Nachteil an sich, es ist eine Rechnung mit zwei Seiten.
- Dafür spricht: Du kannst die Vorsteuer auf deinen Einkäufen abziehen. Das fällt ins Gewicht, wenn du viel Material einkaufst oder grössere Anschaffungen wie Fahrzeug und Maschinen vor dir hast
- Dafür spricht auch: Arbeitest du fast nur für Geschäftskunden, ist die Steuer für sie ein durchlaufender Posten. Deine Preise wirken dann nicht teurer, du bist aber steuerlich gleich aufgestellt wie deine Mitbewerber
- Dagegen spricht: Arbeitest du für Private, verteuert der Ausweis deine Rechnung, denn Private können nichts abziehen
- Dagegen spricht auch: Es kommt Aufwand dazu, die regelmässige Abrechnung, und der Verzicht auf die Befreiung bindet dich in der Regel für mindestens eine Steuerperiode
Das ist eine Rechnung mit deinen Zahlen, nicht eine Frage des Prinzips. Rechne sie einmal durch, mit einem realistischen Materialanteil und den Investitionen der nächsten zwei Jahre, und besprich das Ergebnis mit deiner Treuhänderin.
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Ab wann bin ich mehrwertsteuerpflichtig?
Ab CHF 100'000.00 Umsatz pro Jahr aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und gezählt wird alles, was du fakturierst, inklusive Material, Anfahrt und Entsorgung.
Was passiert, wenn ich trotzdem MwSt ausweise?
Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag der Steuerverwaltung, auch wenn du nicht steuerpflichtig bist (MWSTG Art. 27). Es kommt nicht darauf an, ob es ein Versehen war. Der häufigste Weg in diesen Fehler ist eine kopierte Vorlage mit fest eingebauter Steuerzeile.
Darf ich meine UID auf die Rechnung schreiben?
Die UID selbst ja, den Zusatz MWST nein. Erst dieser Zusatz macht aus der Identifikationsnummer eine Mehrwertsteuernummer, und den führst du nur, wenn du im Register eingetragen bist.
Soll ich erwähnen, dass ich nicht steuerpflichtig bin?
Vorgeschrieben ist es nicht, praktisch ist es sehr. Ein Satz wie «Es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, da wir nicht mehrwertsteuerpflichtig sind» erspart dir den Anruf aus der Buchhaltung deines Kunden, die eine fehlende Steuerzeile sonst für einen Fehler hält.
Lohnt sich die freiwillige Unterstellung?
Das hängt von deinen Zahlen ab. Dafür spricht der Vorsteuerabzug, wenn du viel Material einkaufst oder grössere Anschaffungen vor dir hast, und der Auftritt gegenüber Geschäftskunden. Dagegen sprechen der Aufwand und der teurere Preis für Privatkunden. Der Verzicht auf die Befreiung bindet dich in der Regel für mindestens eine Steuerperiode. Rechne es einmal durch und besprich es mit deiner Treuhänderin.
Was mache ich, wenn ich die Grenze im laufenden Jahr überschreite?
Handle, sobald du es absehen kannst, und nicht erst, wenn deine Treuhänderin es im Frühling feststellt. Sonst kann rückwirkend Steuer geschuldet sein, die du deinen Kunden nie verrechnet hast, und die zahlst du dann aus der eigenen Marge.
