Warum eine Datei und keine Schnittstelle
Es gibt Systeme, die sich direkt mit der Bank verbinden. Sie sind teuer, an einzelne Banken gebunden und geben einem Programm Zugriff auf dein Konto. Für einen kleinen Betrieb braucht es das nicht.
Der Weg über eine Datei ist der pragmatische: Du lädst im E-Banking einen Kontoauszug herunter und in deiner Software wieder hoch. Zwei Klicks, keine Verbindung, kein Zugriff auf dein Konto. Das funktioniert mit jeder Schweizer Bank, denn dieses Dateiformat ist Standard.
camt.053 und camt.054
CAMT ist der Name einer Familie von Meldungen, mit denen Banken über Kontobewegungen informieren. Für dich sind zwei davon interessant.
- camt.053 ist der Kontoauszug. Sie enthält alle Buchungen einer Periode, meist eines Tages oder eines Monats, dazu Anfangs- und Schlusssaldo. Das ist die Datei, die du im Normalfall brauchst
- camt.054 ist das Detailavis. Sie schlüsselt einzelne Gutschriften auf, besonders Sammelbuchungen. Wenn deine Bank zwanzig QR-Zahlungen als eine Buchung gutschreibt, steht in der 054, welche zwanzig das waren
Beide Dateien sind XML, also Text, den Programme lesen. Öffne sie nicht in einem Tabellenprogramm und bearbeite sie nicht von Hand: eine veränderte Datei ist meist keine gültige Datei mehr.
Wo du die Datei bekommst
Jede Bank baut ihr E-Banking anders, aber die Datei gibt es überall. Such nach Begriffen wie Dokumente, Kontoauszüge, Export oder Downloads und wähle dort als Format camt.053 XML. Nicht PDF, nicht CSV, nicht «Kontoauszug drucken».
- Bei manchen Banken musst du den elektronischen Kontoauszug einmalig freischalten oder abonnieren. Danach liegt er automatisch bereit
- Wähle einen Zeitraum, der lückenlos an den letzten anschliesst. Doppelte Zeiträume sind unproblematisch, Lücken nicht
- Hast mehrere Konten, brauchst du je Konto eine Datei
- Findest du das Format nicht, ruf deine Bank an. Der elektronische Kontoauszug ist ein Standardanliegen und in der Regel in fünf Minuten eingerichtet
Was in der Datei steht
Pro Buchung liefert die Datei mehr, als ein PDF-Auszug zeigt: Buchungs- und Valutadatum, Betrag und Währung, Soll oder Haben, den Namen der Gegenpartei, den Zahlungszweck und, wenn vorhanden, die Referenz.
Die Referenz ist der eigentliche Schatz. Zahlt dein Kunde über den QR-Zahlteil, reist die Referenznummer deiner Rechnung mit der Zahlung mit und steht in der Datei. Damit ist die Zuordnung eindeutig, ohne Raten und ohne Namensvergleich.
Wie die Zuordnung läuft
Eine Software geht die Buchungen der Reihe nach durch und sucht zu jeder die passende offene Rechnung. Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen.
- Referenz stimmt: eindeutig, wird automatisch verbucht. Das ist der Normalfall bei QR-Rechnungen
- Referenz fehlt, aber Betrag und Name passen: sehr wahrscheinlich, wird als Vorschlag angezeigt und von dir bestätigt
- Nur der Betrag passt, oder gar nichts: bleibt liegen und wartet auf dich. Das sind meistens Bankspesen, Privatbezüge oder Zahlungen ohne jeden Bezug
Daraus folgt die wichtigste Empfehlung dieses Ratgebers: Verwende auf jeder Rechnung einen QR-Zahlteil mit Referenz. Jede Rechnung ohne Referenz erzeugt später Handarbeit.
Zahlungsabgleich, Routine
Wöchentlich, 10 Minuten
[ ] Kontoauszug als camt.053 herunterladen (Format XML)
[ ] Datei hochladen
[ ] Automatisch zugeordnete Zahlungen kurz überfliegen
[ ] Vorschläge bestätigen oder korrigieren
[ ] Nicht zuordenbare Buchungen von Hand zuweisen oder als
privat / Bankspesen kennzeichnen
Monatlich, zusätzlich
[ ] Schlusssaldo der Datei mit dem E-Banking vergleichen
[ ] Teilzahlungen durchgehen: nachfassen oder abschreiben
[ ] Überzahlungen als Guthaben beim Kunden stehen lassen
oder zurückerstatten
[ ] Offene Rechnungen älter als 30 Tage in den Mahnlauf gebenTeilzahlungen, Überzahlungen und Sammelzahlungen
- Teilzahlung: Der Kunde zahlt weniger als fakturiert. Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet, die Rechnung bleibt teilweise bezahlt und der Restbetrag offen. Häufigster Grund ist ein gezogener Skonto
- Überzahlung: Der Kunde zahlt zu viel, oft weil er einen alten Zahlteil verwendet hat. Der Überschuss wird zum Guthaben, das du bei der nächsten Rechnung anrechnest oder zurückzahlst. Nicht einfach als Umsatz stehen lassen
- Sammelzahlung: Ein Kunde überweist drei Rechnungen mit einer Zahlung. Dann teilst du die Buchung auf die drei Rechnungen auf
- Falsch zugeordnet: Eine Zuordnung muss sich rückgängig machen lassen, mit Spur. Wer eine Zahlung stillschweigend löscht, findet den Fehler nie wieder
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Was ist eine CAMT-Datei?
Die Datei, die du im E-Banking herunterlädst und mit der dich deine Bank über Kontobewegungen informiert. camt.053 ist der Kontoauszug einer Periode mit allen Buchungen und Salden, camt.054 das Detailavis, das Sammelbuchungen aufschlüsselt. Für den Zahlungsabgleich brauchst du normalerweise camt.053.
Wo finde ich sie in meinem E-Banking?
Jede Bank baut ihr E-Banking anders, aber das Format gibt es überall. Such nach Dokumente, Kontoauszüge, Export oder Downloads und wähle als Format camt.053 XML, nicht PDF und nicht CSV. Bei manchen Banken musst du den elektronischen Kontoauszug einmalig freischalten; das ist ein Standardanliegen und in wenigen Minuten erledigt.
Wie werden Zahlungen einer Rechnung zugeordnet?
Am zuverlässigsten über die Referenz aus dem QR-Zahlteil, die mit der Zahlung mitreist und in der Datei steht. Fehlt sie, wird über Betrag, Name und Datum verglichen, und die Software zeigt einen Vorschlag zum Bestätigen. Bleibt zu viel unsicher, bleibt die Buchung liegen, statt geraten zu werden.
Was passiert bei einer Teilzahlung?
Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet, die Rechnung gilt als teilweise bezahlt und der Restbetrag bleibt offen. Der häufigste Grund für eine Teilzahlung ist ein gezogener Skonto. Bei einer Überzahlung entsteht ein Guthaben beim Kunden, das du bei der nächsten Rechnung anrechnest oder zurückzahlst.
Brauche ich eine direkte Bankschnittstelle?
Für einen kleinen Betrieb nicht. Der Weg über die Datei funktioniert mit jeder Schweizer Bank, kostet nichts extra und gibt keinem Programm Zugriff auf dein Konto. Zehn Minuten pro Woche genügen für einen sauberen Abgleich.
