Die Übergabe an die Treuhandstelle, ohne Rückfragen.

Deine Treuhänderin baut aus deinen Unterlagen die Buchhaltung. Dafür braucht sie zu jedem Franken, der auf dein Konto kommt oder es verlässt, einen Beleg und eine Zuordnung. Alles andere ist Nebensache.

• Die Belege: jede Lieferantenrechnung, jede Quittung, jede Spesenabrechnung. Lesbar, vollständig, mit Datum und Betrag
• Das Rechnungsjournal: alle Rechnungen, die du gestellt hast, mit Nummer, Datum, Kunde, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag. Auch die stornierten und die gutgeschriebenen
• Die Zahlungen: welche Zahlung welche Rechnung erledigt hat. Ohne diese Verbindung muss sie es selbst rekonstruieren, und dafür rechnet sie Stunden ab
• Die Bankauszüge: alle Geschäftskonten, lückenlos über den ganzen Zeitraum. Lücken sind der häufigste Grund für Rückfragen
• Das Kassenbuch, wenn du mit Bargeld arbeitest

Übergabe an die Treuhandstelle, Quartal ___ / 20___

Belege und Aufwand
[ ] Alle Lieferantenrechnungen und Quittungen, als PDF oder Bild
[ ] Belege über CHF 400.00 mit UID des Lieferanten
[ ] Belege in Fremdwährung mit angewendetem Kurs
[ ] Spesen der Mitarbeiter, getrennt von den Firmenbelegen

Umsatz
[ ] Rechnungsjournal des Zeitraums, mit Nummer, Datum, Kunde,
    Netto, MwSt-Satz, Brutto, Status
[ ] Gutschriften und Stornos, mit Begründung
[ ] Liste der offenen Rechnungen per Stichtag

Zahlungen
[ ] Kontoauszüge aller Geschäftskonten, lückenlos
[ ] Zahlungsjournal: welche Zahlung zu welcher Rechnung
[ ] Kassenbuch, falls Bargeld geführt wird

Sonstiges
[ ] Neue oder gekündigte Verträge: Leasing, Miete, Versicherung
[ ] Lohnunterlagen, falls die Löhne extern laufen
[ ] Offene Fragen, gesammelt auf einem Blatt

Der Rhythmus ergibt sich aus deiner Mehrwertsteuer-Abrechnung. Rechnest du nach der effektiven Methode ab, ist das in der Regel quartalsweise. Bei der Saldosteuersatz-Methode halbjährlich. Bist du gar nicht steuerpflichtig, genügt einmal im Jahr.

Trotzdem ist monatlich fast immer die bessere Idee, auch wenn abgerechnet wird nur alle drei Monate. Der Grund ist nicht die Treuhänderin, sondern du: Wer im November noch weiss, wofür die Quittung vom März war, ist eine seltene Erscheinung. Und wer monatlich liefert, sieht monatlich, wie er dasteht.

• Monatlich: Belege und Zahlungen. Klein, schnell, tut nicht weh
• Quartalsweise: das Paket für die Mehrwertsteuer, mit Rechnungsjournal und Bankauszügen
• Jährlich: alles, was für den Abschluss fehlt, dazu Verträge, Inventar und angefangene Arbeiten
• Vereinbart einen festen Termin, zum Beispiel den zehnten Werktag nach Quartalsende. Ein Termin ist besser als ein Vorsatz

Buchhaltungsprogramme lesen Tabellen, keine Fotos von Tabellen. Für die Listen ist CSV das richtige Format: Banana, bexio, Sage 50 und Topal kommen damit zurecht, und die meisten anderen Programme ebenfalls. Für die Belege ist PDF das richtige Format, ein Bild tut es auch, solange man es lesen kann.

• Frag nach, welches Programm zum Einsatz kommt. Eine Spaltenreihenfolge, die zum Programm passt, spart auf beiden Seiten Arbeit
• Ein Beleg, eine Datei, sinnvoll benannt: Datum, Lieferant, Betrag. Ein PDF mit vierzig eingescannten Quittungen ist kein Geschenk
• Keine Fotos von Bildschirmen und keine Belege im Text einer Mail
• Aufbewahrt wird zehn Jahre, elektronisch zulässig, solange die Dokumente unverändert und lesbar bleiben (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV). Was du übergibst, behältst du auch selbst

Fast jede Rückfrage der Treuhandstelle lässt sich vorher erledigen. Diese fünf kommen am häufigsten.

• «Zu dieser Bankbuchung fehlt der Beleg.» Geh die Kontoauszüge vor der Übergabe einmal durch und such gezielt nach Buchungen ohne Beleg
• «Auf diesem Beleg fehlt die UID.» Über CHF 400.00 ist sie für den Vorsteuerabzug nötig, siehe den Ratgeber zum Vorsteuerabzug
• «Ist das privat oder geschäftlich?» Kennzeichne Privatbezüge sofort. Nichts kostet mehr Zeit als ein Privatanteil, den zwei Leute im Nachhinein schätzen
• «Dieser Beleg ist doppelt.» Kommt vor, wenn ein Lieferant mahnt und die Mahnung mitgescannt wird
• «Welcher Kurs gilt hier?» Bei Fremdwährungsbelegen den angewendeten Kurs dazuschreiben

Der übliche Weg ist eine Mail mit zwanzig Anhängen, einmal im Quartal. Er hat drei Probleme: Anhänge gehen verloren, niemand weiss, welcher Stand der aktuelle ist, und persönliche Daten liegen danach in zwei Postfächern.

Besser ist ein eigener, lesender Zugang zu deinem System. Die Treuhänderin holt sich, was sie braucht, wann sie es braucht. Du wirst nicht angerufen, sie wartet nicht. Und wenn sie etwas vermisst, kann sie es direkt anfordern, statt eine Mail zu schreiben, die du in drei Tagen liest.