Was der Vorsteuerabzug ist
Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kassierst du auf deinen Rechnungen Steuer für den Staat und lieferst sie ab. Umgekehrt darfst du die Steuer abziehen, die du selbst beim Einkauf bezahlt hast: auf Material, Werkzeug, Treibstoff, Software, Miete, Versicherung. Diesen Abzug nennt man Vorsteuer, und er ist der Grund, warum die Mehrwertsteuer für dich ein durchlaufender Posten sein sollte und keine Belastung.
Die Bedingung ist einfach und unerbittlich: Auf dem Beleg muss die Steuer ausgewiesen sein und der Lieferant muss sie schulden. Kein Ausweis, kein Abzug. Ein Kassenzettel ohne MwSt-Zeile ist buchhalterisch eine Ausgabe wie jede andere, aber steuerlich wertlos.
Was auf dem Beleg stehen muss
- Wer geliefert hat: Name und Ort des Lieferanten, so eindeutig, dass du ihn wiederfindest
- Was geliefert wurde: Art und Umfang der Leistung. «Diverses» genügt nicht
- Wann: Datum oder Zeitraum
- Wie viel: der Betrag
- Welcher Satz und welcher Steuerbetrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes
Das ist dieselbe Liste, die du selbst auf deinen Rechnungen erfüllen musst (MWSTG Art. 26). Sie steht deshalb auch im Ratgeber zum Rechnung schreiben. Wer sie kennt, sieht einem Beleg in zwei Sekunden an, ob er taugt.
Die Grenze bei CHF 400.00
Für kleine Beträge sind die Anforderungen kleiner. Bei Belegen bis und mit CHF 400.00 muss der Beleg keine Angaben zum Leistungsempfänger enthalten (MWSTV Art. 57). Der Kassenzettel vom Baumarkt, auf dem dein Firmenname nicht steht, ist also in Ordnung, solange der Lieferant, das Datum, der Betrag und der Steuersatz drauf sind.
Über CHF 400.00 wird es streng. Dann willst du einen Beleg, der den Lieferanten eindeutig identifiziert, also mit UID in der Form CHE-123.456.789 MWST. Fehlt sie, ist der Abzug bei einer Kontrolle angreifbar. Das ist keine Schikane: die Steuerverwaltung muss prüfen können, ob der Lieferant die Steuer auch wirklich abgeliefert hat.
Praktische Faustregel für den Alltag: Über CHF 400.00 wird nicht am Automaten gezahlt, sondern auf Rechnung, mit Firmenadresse und UID. Das ist der einfachste Weg, das Problem gar nicht erst zu bekommen.
Wenn Angaben fehlen
Ein unvollständiger Beleg ist kein verlorener Beleg. Du darfst ihn beim Lieferanten nachfordern, und die meisten schicken innert Tagen eine korrigierte Rechnung. Wichtig ist nur, dass du es zeitnah machst und nicht erst im März des Folgejahres, wenn die Treuhänderin fragt.
Betreff: Beleg Nr. [NUMMER] vom [DATUM], MwSt-Angaben fehlen Guten Tag Für unsere Buchhaltung fehlen uns auf dem oben genannten Beleg ein paar Angaben. Könnten Sie uns bitte eine korrigierte Rechnung zustellen, auf der Folgendes ersichtlich ist: - Ihre UID mit dem Zusatz MWST - Der angewendete Steuersatz und der Steuerbetrag, oder der Hinweis, dass die Steuer im Preis enthalten ist - Unser Name und Ort als Leistungsempfänger Besten Dank für Ihre Mühe. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Bekommst du nichts, buchst du die Ausgabe ohne Vorsteuerabzug. Der Betrag ist dann vollständig Aufwand. Das ist ärgerlich, aber sauber. Was du nicht machst: die Steuer selbst herausrechnen und abziehen, obwohl sie nirgends ausgewiesen ist.
Belege in Fremdwährung
Ein Beleg in Euro oder Dollar rechnest du für die Buchhaltung in Franken um. Dabei wählst du zwischen dem Tageskurs und dem von der Steuerverwaltung veröffentlichten Kurs und bleibst bei dieser Wahl, statt je nach Fall den günstigeren zu nehmen. Halte fest, welchen Kurs du angewendet hast, das erspart Rückfragen.
Achtung bei Rechnungen aus dem Ausland: Dort ist gar keine Schweizer Mehrwertsteuer ausgewiesen, also gibt es auch nichts abzuziehen. Stattdessen kann die Bezugsteuer greifen, und die funktioniert genau umgekehrt: du schuldest die Steuer selbst.
Privates und Gemischtes
Abziehen darfst du die Steuer auf dem, was du für deinen Betrieb einkaufst. Bei allem, was du auch privat nutzt, ist ein Anteil zu korrigieren: der Lieferwagen, mit dem am Wochenende der Umzug der Schwiegermutter gefahren wird, das Handy, der Anteil der Wohnung, in dem das Büro steht.
Der einfachste Weg ist, den privaten Anteil beim Erfassen sofort zu kennzeichnen, statt ihn am Jahresende zu schätzen. Und der zweiteinfachste ist, private Einkäufe gar nicht erst über das Geschäftskonto laufen zu lassen. Wie hoch ein Privatanteil anzusetzen ist, ist eine Frage für deine Treuhänderin, nicht für ein Bauchgefühl.
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Was muss auf einem Beleg stehen, damit ich die Vorsteuer abziehen kann?
Wer geliefert hat, was geliefert wurde, wann, zu welchem Betrag und mit welchem Steuersatz und Steuerbetrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes. Fehlt der Steuerausweis ganz, gibt es keinen Abzug.
Was hat es mit der Grenze von CHF 400.00 auf sich?
Bei Belegen bis und mit CHF 400.00 muss der Beleg keine Angaben zum Leistungsempfänger enthalten (MWSTV Art. 57). Der Kassenzettel ohne deinen Firmennamen ist dort also in Ordnung. Über CHF 400.00 willst du einen Beleg, der den Lieferanten eindeutig ausweist, also mit UID.
Der Beleg ist unvollständig. Was jetzt?
Fordere beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung an, am besten sofort und nicht erst im März des Folgejahres. Kommt nichts, buchst du die Ausgabe ohne Vorsteuerabzug; der Betrag ist dann vollständig Aufwand. Die Steuer selbst herauszurechnen, obwohl sie nirgends ausgewiesen ist, geht nicht.
Wie behandle ich Belege in Euro oder Dollar?
Du rechnest sie in Franken um und wählst dafür zwischen dem Tageskurs und dem von der Steuerverwaltung veröffentlichten Kurs. Bei dieser Wahl bleibst du, statt je nach Fall den günstigeren zu nehmen. Halte fest, welchen Kurs du angewendet hast.
Auf einer Rechnung aus dem Ausland ist keine Schweizer Steuer ausgewiesen. Kann ich etwas abziehen?
Nein, wo keine Schweizer Steuer ausgewiesen ist, gibt es auch nichts abzuziehen. Stattdessen kann die Bezugsteuer greifen, dann schuldest du die Steuer selbst. Das betrifft vor allem Software-Abos, Online-Werbung und Beratung aus dem Ausland.
