Wofür sich eine Vorlage lohnt
Überall dort, wo derselbe Betrag in einem festen Rhythmus an denselben Kunden geht. In kleinen Betrieben sind das meist mehr Fälle, als man denkt.
- Wartungs- und Serviceverträge: Lüftung, Heizung, Lift, Brandmelder, Storen. Jährlich, halbjährlich oder quartalsweise
- Unterhaltsreinigung und Hauswartung: monatlich, oft mit einer festen Stundenzahl
- Miete und Bereitstellung: Geräte, Container, Stellplätze, Werkzeug
- Betreuungspauschalen: laufende Betreuung einer Anlage oder eines Objekts, unabhängig vom einzelnen Einsatz
Nicht geeignet ist alles, was von Menge oder Aufwand abhängt. Wer eine Vorlage mit schwankenden Positionen füttert und sie dann jedes Mal von Hand korrigiert, hat nichts gewonnen und riskiert, dass eine Korrektur einmal vergessen geht.
Intervall, Ende, Höchstzahl
Drei Angaben bestimmen, was passiert. Sie klingen technisch, sind aber schlicht die Übersetzung deines Vertrags.
- Das Intervall sagt, wie oft: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich. Nimm den Rhythmus, den der Vertrag nennt, nicht den, der dir gerade passt
- Das Enddatum stoppt die Reihe an einem Stichtag. Sinnvoll bei befristeten Verträgen und bei Mieten mit fixem Rückgabetermin
- Die Höchstzahl stoppt nach einer Anzahl Rechnungen. Praktisch bei Ratenzahlungen: zwölf Raten, danach ist Schluss, ganz ohne Datumsrechnerei
Setz eines von beiden, Enddatum oder Höchstzahl. Eine Reihe ohne Ende läuft weiter, auch wenn der Vertrag längst gekündigt ist, und dann verschickst du Rechnungen für eine Leistung, die du gar nicht mehr erbringst.
Der Leistungszeitraum ist die wichtigste Zeile
Bei einer Pauschale steht auf der Rechnung nicht, was du gemacht hast, sondern wofür bezahlt wird. Ohne Zeitraum ist das nicht prüfbar. Schreib deshalb immer die Periode auf den Beleg, dazu den Verweis auf den Vertrag und in zwei Zeilen, was in der Pauschale enthalten ist.
Rechnung Nr. 2026-0288
Wartungsvertrag Lüftung, Vertrag Nr. WV-2024-017
Leistungszeitraum: 01.07.2026 bis 30.09.2026
1 Wartungspauschale Lüftungsanlage, Quartal 3/2026
gemäss Wartungsvertrag vom 01.03.2024
Enthalten: zwei Kontrollgänge, Filterwechsel,
Störungsbehebung innert 24 Stunden
1 Pausch. 840.00
Total netto 840.00
MwSt 8.1 % 68.05
Rechnungsbetrag 908.05
Zahlbar bis 31.07.2026, ohne Abzug.Der Zeitraum gehört auch aus einem zweiten Grund darauf: Er sagt, ob du im Voraus oder im Nachhinein verrechnest. Im Voraus ist bei Wartungsverträgen üblich und für dich besser, im Nachhinein ist bei Aufwandpauschalen der Normalfall. Beides ist richtig, solange es auf dem Beleg steht und in jeder Periode gleich gehandhabt wird.
Wenn der Preis ändert
Eine Preisanpassung ist kein technischer Vorgang, sondern eine Vertragsfrage. Du darfst ändern, was ihr vereinbart habt zu ändern, und sonst nichts. Steht im Vertrag eine Anpassungsklausel, hältst du dich an Frist und Form, die dort stehen. Steht keine drin, brauchst du das Einverständnis deines Kunden.
- Kündige schriftlich an, mit dem Datum, ab dem der neue Preis gilt, und mit einem Satz zur Begründung. Eine Anpassung, die zuerst auf der Rechnung auftaucht, kostet dich die Diskussion und manchmal den Vertrag
- Ändere die Vorlage erst zum Stichtag, nicht rückwirkend. Bereits gestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind
- Prüfe die Vorlagen einmal im Jahr, am besten im gleichen Monat wie deine Kalkulation. Verträge, die zehn Jahre unverändert laufen, sind selten noch kostendeckend
- Ändert der Steuersatz oder wechselst du die Abrechnungsmethode, prüfst du alle laufenden Vorlagen. Was für einen Vertrag gilt, der über den Stichtag läuft, klärst du mit deiner Treuhänderin
Kontrollieren statt vertrauen
Automatisch heisst nicht unbeaufsichtigt. Zwei Gewohnheiten genügen, damit nichts entgleist. Erstens: die Vorschau anschauen, bevor die erste Rechnung der Reihe rausgeht. Sie zeigt dir die Termine und Beträge der nächsten Läufe, und Fehler in der Vorlage fallen dort auf, nicht beim Kunden. Zweitens: einmal im Monat über die Liste der aktiven Vorlagen gehen und fragen, ob jeder Vertrag noch läuft.
Wird ein Vertrag gekündigt, hältst du die Vorlage an, statt sie zu löschen. So bleibt nachvollziehbar, was auf welcher Grundlage verrechnet wurde. Für das, was danach kommt, gilt der Ratgeber Zahlungsfrist und Fälligkeit.
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Für welche Rechnungen lohnt sich eine Vorlage?
Für alles, was in einem festen Rhythmus mit gleichbleibendem Betrag an denselben Kunden geht: Wartungs- und Serviceverträge, Unterhaltsreinigung, Mieten, Betreuungspauschalen. Nicht geeignet ist alles, was von Menge oder Aufwand abhängt, weil du dann jedes Mal von Hand korrigierst.
Was gehört zwingend auf eine Pauschalrechnung?
Der Leistungszeitraum, ein Verweis auf den Vertrag und zwei Zeilen dazu, was in der Pauschale enthalten ist. Ohne Zeitraum ist die Rechnung nicht prüfbar, und beim Kunden landet sie auf dem Stapel «später anschauen».
Wie stoppe ich eine Reihe?
Mit einem Enddatum oder mit einer Höchstzahl an Rechnungen. Setz eines von beiden, sonst läuft die Reihe weiter, auch wenn der Vertrag längst gekündigt ist. Wird ein Vertrag gekündigt, hältst du die Vorlage besser an, statt sie zu löschen, damit nachvollziehbar bleibt, was auf welcher Grundlage verrechnet wurde.
Darf ich den Preis einfach anpassen?
Nur so, wie es der Vertrag vorsieht. Steht dort eine Anpassungsklausel, hältst du dich an Frist und Form; steht keine drin, brauchst du das Einverständnis deines Kunden. Kündige die Anpassung schriftlich an, mit dem Datum, ab dem sie gilt, und ändere die Vorlage erst zum Stichtag.
Muss ich im Voraus oder im Nachhinein verrechnen?
Beides ist üblich. Bei Wartungsverträgen wird meist im Voraus verrechnet, bei Aufwandpauschalen im Nachhinein. Wichtig ist nur, dass der Leistungszeitraum auf dem Beleg steht und dass du es in jeder Periode gleich handhabst.
Muss ich die erzeugten Rechnungen noch anschauen?
Wenigstens beim ersten Lauf und danach einmal im Monat. Die Vorschau zeigt dir Termine und Beträge, bevor etwas rausgeht, und beim Monatsblick prüfst du, ob jeder Vertrag noch läuft. Automatisch heisst nicht unbeaufsichtigt.
