Anleitung · Rechnungen
Die erste Rechnung schreiben und sauber versenden.
Vom leeren Konto zur fertigen Rechnung mit QR-Zahlteil sind es sechs Schritte. Du legst den Kunden an, erfasst drei Positionen und entscheidest, ob KIDESK die Rechnung per E-Mail verschickt oder ob du sie ausdruckst und selbst zur Post bringst. Alles, was danach passiert, hängt an dieser einen Rechnung.
- 01
Prüf zuerst Adresse und IBAN.
Unter Einstellungen › Firma stehen Firmenadresse, IBAN und die Angabe, ob dein Betrieb mehrwertsteuerpflichtig ist. Ohne IBAN kann KIDESK keinen Einzahlungsschein drucken. Und die MwSt-Pflicht steuert gleich drei Dinge: ob die MwSt-Nummer auf dem Beleg steht, welchen Satz neue Positionen bekommen und ob im Total ein Steuerblock erscheint. Bist du nicht pflichtig, weist KIDESK auch keine Steuer aus.
- 02
Leg den Kunden an.
Geh auf Kunden und öffne über «+ Neu» einen neuen Kunden. Trag den Namen und die Adresse in die einzelnen Felder ein, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort getrennt. Der QR-Zahlteil nimmt seit dem 22. November 2025 nur noch strukturierte Adressen an, deshalb lohnt sich die Sorgfalt hier. Eine E-Mail-Adresse brauchst du nur, wenn du die Rechnung später elektronisch verschicken willst.
- 03
Öffne eine neue Rechnung.
Über «+ Neu» in der Kopfzeile oder direkt unter Rechnungen legst du den Beleg an und wählst den Kunden aus. Der Editor zeigt dir das Blatt so, wie es später gedruckt wird: Schrift, Farbe, Spalten, Grussformel und Fusszeile. Rechts daneben schaltest du über «Live-Vorschau» die echte PDF-Vorschau dazu. Der Einzahlungsschein selbst bleibt dem PDF vorbehalten.
- 04
Erfass drei Positionen.
Tipp in die Bezeichnung, und der Katalog schlägt passende Artikel und Leistungen vor. Menge, Einheit, Preis und Steuersatz kannst du je Zeile überschreiben. Die Rabattspalte erscheint erst, wenn eine Position tatsächlich Rabatt trägt, und die MwSt-Spalte erst bei mehr als einem Steuersatz. Nummeriert wird automatisch in Zehnerschritten, du kannst aber auch eigene Nummern wie «A1» vergeben.
- 05
Der QR-Zahlteil entsteht von selbst.
Beträge in Franken werden auf 5 Rappen gerundet, der Zahlteil übernimmt genau diesen Betrag. Die QR-Referenz besteht aus 26 Ziffern und einer Prüfziffer und wird unabhängig von deiner Rechnungsnummer gebildet. Eine Nummer wie «RE-2026/0042» bricht den Zahlteil also nicht. Hat der Kunde eine ausländische IBAN oder rechnest du in Euro, druckt KIDESK statt des Einzahlungsscheins die Kontoangaben im Klartext.
- 06
Versende die Rechnung oder markiere sie als versendet.
Mit «Senden» geht die Rechnung als PDF per E-Mail raus, mit deiner Vorlage, deiner Signatur und den Anhängen, die du für Rechnungen hinterlegt hast. Druckst du lieber aus, nimmst du «PDF herunterladen» und danach «Als versendet markieren», damit der Status stimmt und die Fristen laufen. Öffnet der Kunde den Rechnungslink, hältst du das als Lesevermerk fest.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Was, wenn meine Rechnungsnummer Buchstaben enthält?
Das ist kein Problem. Die Referenz im Zahlteil wird getrennt von der angezeigten Nummer gebildet, sie besteht immer aus 26 Ziffern und einer Prüfziffer. Buchstaben, Schrägstriche und Jahreszahlen in der Belegnummer sind ausdrücklich erlaubt.
Ich bin nicht mehrwertsteuerpflichtig. Was ändert sich?
Dann steht keine MwSt-Nummer auf dem Beleg, neue Positionen bekommen 0 Prozent und im Total erscheint kein Steuerblock. Das ist Absicht: Wer nicht pflichtig ist, darf keine Steuer ausweisen. Ziehst du eine kopierte Rechnung auf 0 Prozent, sagt der Editor dir das ausdrücklich.
Kann ich Rechnungen weiterhin per Post schicken?
Ja. Du lädst das PDF herunter, druckst es und legst es ins Couvert. Danach setzt du die Rechnung über «Als versendet markieren» auf versendet, damit Fälligkeit und Mahnstufen sauber rechnen. Der einzige Unterschied zum E-Mail-Versand ist der fehlende Lesevermerk.
Sehe ich, ob der Kunde die Rechnung angeschaut hat?
Ja, sobald er den Link zur Rechnung öffnet. KIDESK arbeitet bewusst ohne Öffnungspixel in der E-Mail, weil diese Zähler zu oft falsch liegen. Das Öffnen des Belegs ist der einzige Hinweis, der wirklich hält.
Was passiert, wenn eine Nummer verloren geht?
Nichts Schlimmes. Lücken in der Nummerierung sind zulässig, KIDESK macht sie nur sichtbar, statt sie zu verstecken. Was zählt, ist die Regel dahinter: Eine Nummer ist je Belegart eindeutig und ändert sich nach der Ausstellung nicht mehr.
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