Diese Angaben verlangt das Gesetz
Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss auf der Rechnung bestimmte Angaben machen. Sie stehen in MWSTG Art. 26. Sie sind kein Selbstzweck: dein Kunde braucht sie, um die bezahlte Steuer als Vorsteuer geltend zu machen.
- Dein Name und Ort, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, dazu deine UID mit dem Zusatz MWST in der Form CHE-123.456.789 MWST, wenn du im Register eingetragen bist
- Name und Ort des Kunden
- Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung: was du gemacht hast, in einer Sprache, die auch ein Dritter versteht
- Das Entgelt, also der Betrag
- Steuersatz und Steuerbetrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes
Dazu kommt, was zwar nicht im Gesetz steht, aber jede Diskussion abkürzt: eine eindeutige Rechnungsnummer, deine Zahlungsangaben und der QR-Zahlteil.
Ebenfalls nicht vorgeschrieben, aber Gold wert: die Angaben, mit denen die Buchhaltung deines Kunden die Rechnung zuordnen kann. In grösseren Betrieben liegt die Rechnung sonst drei Wochen auf einem Pult, weil niemand weiss, wer sie bestellt hat. Schreib deshalb die Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden auf den Beleg, dazu eine Kontaktperson mit dem Zusatz «z. H.», wenn du eine hast, und den Leistungszeitraum. Das kostet dich beim Erfassen zehn Sekunden und deinem Kunden nichts.
Wenn du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist
Unter CHF 100'000.00 Jahresumsatz bist du in der Regel nicht steuerpflichtig. Dann gilt das Gegenteil: du darfst keine Mehrwertsteuer ausweisen. Wer Steuer auf die Rechnung schreibt, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet sie der Steuerverwaltung trotzdem (MWSTG Art. 27). Auf der Rechnung stehen dann nur die Nettobeträge, ohne Steuerzeile und ohne Satz.
Ein Satz wie «Wir sind nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MwSt ausgewiesen» erspart dir Rückfragen aus der Buchhaltung deines Kunden. Mehr zu den Sätzen und zur Pflicht steht im Ratgeber zu den MwSt-Sätzen in der Schweiz.
Zahlungsfrist: schreib ein Datum hin
Üblich sind dreissig Tage. Kürzer geht auch, zehn oder zwanzig Tage sind bei kleinen Beträgen völlig normal, und je kürzer die Frist, desto früher hast du dein Geld. Wichtig ist nur eines: schreib ein konkretes Datum hin, nicht «zahlbar innert 30 Tagen». Ein Datum ist unmissverständlich und du kannst später genau sagen, ab wann der Kunde in Verzug ist.
Steht gar keine Frist auf der Rechnung, ist die Forderung sofort fällig. Das klingt gut, nützt dir aber wenig: ohne Datum brauchst du für den Verzug eine Mahnung. Mit Datum gerät der Kunde nach dessen Ablauf von selbst in Verzug und du kannst Verzugszins rechnen.
Die Vorlage
Der folgende Aufbau erfüllt die Pflichtangaben und ist so gegliedert, dass ein Kunde die Rechnung ohne Rückfrage prüfen kann. Beträge schreibst du in der Schweiz mit Apostroph und zwei Nachkommastellen, also CHF 1'287.47.
[FIRMA] [STRASSE HAUSNUMMER] [PLZ ORT] UID: CHE-123.456.789 MWST Rechnung Nr. [NUMMER] An [KUNDE] [STRASSE HAUSNUMMER] [PLZ ORT] Rechnungsdatum: [DATUM] Leistungszeitraum: [VON] bis [BIS] Kundennummer: [NUMMER] Position Menge Einheit Preis Total 1 Montage Sicherungskasten 8.5 Std. 110.00 935.00 2 Sicherungsautomat 16A 6 Stk. 28.50 171.00 3 Anfahrt und Entsorgung 1 Pausch. 85.00 85.00 Total netto 1'191.00 MwSt 8.1 % 96.47 Rechnungsbetrag 1'287.47 Zahlbar bis [DATUM], ohne Abzug. Besten Dank für den Auftrag.
Zahlt der Kunde bar, rundest du den zu zahlenden Betrag auf 5 Rappen. Die einzelnen Positionen und die Steuer bleiben dabei unverändert, gerundet wird nur das, was über den Tisch geht.
Nummern, Korrekturen und Aufbewahrung
- Die Rechnungsnummer ist eindeutig und wird nach dem Versand nicht mehr geändert. Lücken in der Nummernfolge sind erlaubt, solange du erklären kannst, woher sie kommen
- Eine versandte Rechnung korrigierst du nicht im Dokument, sondern mit einer Gutschrift und einer neuen Rechnung. Sonst hast du zwei Versionen derselben Nummer im Umlauf, und genau daran scheitern Revisionen
- Zehn Jahre aufbewahren: Rechnungen, Belege und die dazugehörige Korrespondenz. Elektronisch ist das zulässig, wenn die Dokumente unverändert und lesbar bleiben (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV)
- Das PDF ist das Original, nicht die Datei im Programm. Ein Beleg, den du nicht mehr in der Form vorlegen kannst, in der ihn der Kunde bekommen hat, ist im Streitfall wenig wert
So macht es KIDESK
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung in der Schweiz zwingend enthalten?
Name und Ort von dir und deinem Kunden, deine UID mit dem Zusatz MWST, wenn du steuerpflichtig bist, das Datum oder den Zeitraum der Leistung, eine Beschreibung der Leistung, den Betrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Das steht in MWSTG Art. 26. Dazu kommen aus praktischen Gründen eine eindeutige Rechnungsnummer und deine Zahlungsangaben.
Muss ich meine UID auf die Rechnung schreiben?
Wenn du im Mehrwertsteuerregister eingetragen bist, ja: in der Form CHE-123.456.789 MWST. Erst der Zusatz MWST macht die UID zur Mehrwertsteuernummer. Bist du nicht steuerpflichtig, gehört sie nicht auf die Rechnung und du darfst auch keine Steuer ausweisen.
Welche Zahlungsfrist ist üblich?
Dreissig Tage sind der Standard, kürzere Fristen sind bei kleineren Beträgen völlig normal. Wichtig ist, dass ein konkretes Datum auf der Rechnung steht und nicht nur eine Anzahl Tage. Mit einem Datum gerät dein Kunde nach dessen Ablauf automatisch in Verzug, ganz ohne Mahnung.
Wie korrigiere ich eine bereits versandte Rechnung?
Nicht im bestehenden Dokument. Du erstellst eine Gutschrift über den falschen Betrag und stellst eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist, und es ist nie mehr als eine Version derselben Nummer im Umlauf.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, zusammen mit den Belegen und der dazugehörigen Korrespondenz. Elektronisch ist das zulässig, solange die Dokumente unverändert und lesbar bleiben; die Anforderungen stehen in der Geschäftsbücherverordnung. Bewahre das versandte PDF auf, nicht nur den Datensatz im Programm.
