Anleitung · Mahnwesen
Das Mahnwesen einstellen und die erste Mahnung senden.
Einmal eingerichtet, musst du nie wieder überlegen, wann welche Stufe dran ist. Du legst die Fristen, die Gebühr und die Texte fest, KIDESK zeigt dir, welche Rechnungen fällig sind. Den Versand löst du aus, damit niemand eine Mahnung bekommt, mit dem du gestern telefoniert hast.
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Öffne Einstellungen › Mahnwesen.
Hier stehen alle Schrauben an einem Ort: Fristen, Gebühr, Eskalation und Verzugszins. Die Seite darf ausdrücklich auch die Buchhaltung ändern, nicht nur die Geschäftsleitung, weil dort das Geld eingetrieben wird. Was du hier setzt, gilt für den ganzen Betrieb.
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Setz die Tage je Stufe.
KIDESK arbeitet mit drei Stufen. Ab Werk stehen sie auf 7, 14 und 30 Tagen nach Fälligkeit. Die erste Stufe ist die freundliche Zahlungserinnerung, die dritte die letzte Aufforderung vor weiteren Schritten. Wer eher kurze Zahlungsfristen setzt, zieht die Stufen näher zusammen, wer viel mit Verwaltungen arbeitet, lässt mehr Luft.
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Leg die Mahngebühr fest.
Die Gebühr wird der Mahnung aufgeschlagen. Üblich sind kleine Beträge, die den Aufwand decken und nicht als Strafe wirken. Setzt du sie auf null, wird gar keine verrechnet. Auch das ist eine gültige Ansage und in vielen Betrieben die bessere, weil die Diskussion darüber mehr kostet als der Betrag.
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Entscheide über die automatische Eskalation.
Ist sie eingeschaltet, rückt eine Rechnung nach Ablauf der Frist auf die nächste Stufe vor. Ist sie aus, bleibt die Rechnung auf der erreichten Stufe stehen, bis du selbst etwas machst. Beides hat seine Berechtigung: In einem Betrieb mit wenigen, grossen Kunden willst du jede Stufe selbst in der Hand haben.
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Verzugszins ist ab Werk ausgeschaltet.
Schaltest du ihn ein, rechnet KIDESK nach OR Art. 104 mit den gesetzlichen 5.00 Prozent pro Jahr, kaufmännisch tagesgenau geteilt durch 365. Der Fälligkeitstag selbst wird nicht verzinst, und der Nenner bleibt auch im Schaltjahr 365. Verzugszins ist keine Leistung und deshalb ohne Mehrwertsteuer. Du kannst den Satz, die Stufe, ab der er anfällt, und einen Mindestbetrag festlegen.
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Schreib deine Mahntexte.
Die Texte der drei Stufen sind E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, Betrag und Frist. Formulier die erste Stufe freundlich, es ist meistens ein Versehen. Deine AGB oder andere Standard-Anhänge kannst du gezielt an Mahnungen hängen, unabhängig davon, ob sie auch an Rechnungen gehen.
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Starte den Mahnlauf aus der Liste.
Unter Rechnungen › Mahnwesen stehen die überfälligen Rechnungen mit der Stufe, die ansteht. Du wählst aus und löst über «Mahnung senden» den Versand aus. Überfällig heisst dabei überall dasselbe: die Rechnung ist offen oder teilweise bezahlt und der Fälligkeitstag liegt vor dem Stichtag. Gerechnet wird ab Tagesbeginn in Zürich, nicht nach Weltzeit.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Was heisst überfällig genau?
Eine Rechnung ist überfällig, wenn sie offen, teilweise bezahlt oder bereits gemahnt ist und ihr Fälligkeitstag vor dem Stichtag liegt. Diese Definition steht an einer einzigen Stelle und gilt für jede Ansicht, für den Chat und für die Auswertungen. So zeigen zwei Bildschirme nie zwei verschiedene Zahlen.
Muss ich Verzugszins verlangen?
Nein, deshalb ist er ab Werk aus. Bei kleinen Beträgen kostet die Diskussion mehr, als der Zins bringt. Willst du ihn, kannst du einen Mindestbetrag setzen, ab dem er überhaupt gerechnet wird, und bestimmen, ab welcher Mahnstufe er anfällt.
Verschickt KIDESK Mahnungen von selbst?
Der Versand geht immer von der Liste aus, mit deiner Auswahl und deinem Klick. Was automatisch läuft, ist das Vorrücken der Stufe, wenn du die Eskalation eingeschaltet hast. Damit bekommt kein Kunde eine Mahnung, mit dem du gerade eine Ratenzahlung vereinbart hast.
Darf meine Buchhaltung die Einstellungen ändern?
Ja. Die Seite ist für Inhaberin, Admin und Buchhaltung offen. Das ist bewusst so: Wer das Geld hereinholt, soll die Fristen und Texte anpassen können, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen.
Kann ich meine AGB an die Mahnung hängen?
Ja. Standard-Anhänge lassen sich getrennt für Rechnungen, Offerten und Mahnungen zuschalten. Du kannst also ein anderes PDF an die Mahnung hängen als an die Rechnung, oder gar keines.
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