Anleitung · Offerten
Die Offerte im Browser unterschreiben lassen.
Statt zu drucken, zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzumailen, bekommt dein Kunde einen Link. Er hakt die Optionen an, die er will, unterschreibt mit dem Finger und beide Seiten haben Sekunden später die Bestätigung als PDF im Postfach. Aus der angenommenen Offerte wird mit einem Klick der Auftrag.
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Erstell die Offerte.
Unter Offerten legst du über «+ Neu» das Dokument an und wählst den Kunden. Beim Typ entscheidest du zwischen verbindlich, unverbindlich und Kostenvoranschlag. Die Positionen erfasst du wie bei einer Rechnung, mit Katalogsuche, Mengen und Steuersätzen. Kapitel, Abzüge und Zwischentotale kannst du einziehen, wenn die Offerte länger wird.
- 02
Setz die Positionen auf optional, die der Kunde wählen soll.
Eine als optional markierte Position zählt nicht ins Total, sondern steht als Wahlmöglichkeit da. Beim Unterschreiben hakt der Kunde selbst an, was er davon bestellt. Du siehst danach genau, was er gewählt hat, und musst nicht nachfragen. Das ersetzt die drei Varianten, die man sonst nebeneinander schickt.
- 03
Gib der Offerte ein Gültig bis.
Das Datum steht auf dem Dokument und setzt die Offerte danach automatisch auf abgelaufen. In einer eigenen Liste siehst du, was demnächst ausläuft, damit du vorher nachfassen kannst. Eine Mail verschickt KIDESK beim Ablauf bewusst nicht, der Status ändert sich, mehr passiert nicht ungefragt.
- 04
Sende die Offerte.
Vor dem Versand prüft KIDESK, ob etwas fehlt, etwa eine E-Mail-Adresse beim Kunden, und bringt dich mit einem Klick genau an die Stelle, an der du es nachträgst. Danach geht die Offerte als PDF raus, dazu im Text der Link zum Unterschreiben. Öffnet der Kunde ihn zum ersten Mal, wechselt der Status von offen auf angesehen.
- 05
Der Kunde unterschreibt im Browser.
Er sieht die Offerte, hakt die Optionen an und zeichnet die Unterschrift mit dem Finger oder der Maus. Festgehalten werden Name, auf Wunsch die E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt und die Netzwerkadresse, dazu ein Eintrag im Prüfprotokoll. Will er nicht, kann er stattdessen ablehnen und einen Kommentar dazu schreiben. Ein Konto braucht er in keinem Fall.
- 06
Die Annahmebestätigung geht automatisch raus.
KIDESK erzeugt ein PDF, das den Vertragsschluss nach OR Art. 1 bis 10 dokumentiert, und schickt es an beide Seiten: an dich und an den Kunden. Darin stehen die angenommenen Positionen, der Betrag, der Zeitpunkt und die Unterschrift. Du hast damit den Nachweis, ohne selbst etwas abzulegen.
- 07
Wandle die Offerte in einen Auftrag.
Mit «In Auftrag wandeln» entsteht aus der angenommenen Offerte der Auftrag mit allen Positionen. In den Branchen mit Projekten legt KIDESK zusätzlich das Projekt an und füllt das Budget mit dem Bruttobetrag der Offerte. Ein Budget, das du selbst gesetzt hast, wird dabei nie überschrieben. Willst du direkt fakturieren, gibt es auch «In Rechnung umwandeln».
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Braucht mein Kunde ein Konto oder ein Passwort?
Nein. Es gibt kein Kundenportal, keine Registrierung, kein Login. Jede Offerte hat einen eigenen, nicht erratbaren Link, und wer ihn hat, darf sie ansehen und unterschreiben. Das ist bewusst so gebaut, weil kein Kunde für eine Offerte ein Konto anlegen will.
Was ist diese Unterschrift wert?
KIDESK hält fest, wer wann von welcher Netzwerkadresse unterschrieben hat, welche Positionen angenommen wurden und wie hoch der Betrag war, und schickt beiden Seiten die Bestätigung als PDF. Das ist der Nachweis für den Vertragsschluss nach OR Art. 1 bis 10. Verlangt ein Geschäft von Gesetzes wegen eine besondere Form, klärst du das mit deiner Rechtsberatung.
Was passiert, wenn die Offerte abläuft?
Der Status springt auf abgelaufen, und die Offerte erscheint vorher in der Liste der bald ablaufenden. Eine automatische Mail an den Kunden gibt es nicht. Das ist Absicht: Eine Erinnerung ans eigene Ablaufdatum wirkt beim Kunden selten so, wie man es sich denkt.
Kann der Kunde ablehnen?
Ja, direkt auf derselben Seite, mit einem Kommentar dazu. Du siehst die Absage samt Begründung in der Offerte. Das ist mehr, als du bekommst, wenn jemand einfach nicht mehr antwortet.
Und wenn der Kunde nur zwei von vier Optionen will?
Genau dafür sind die optionalen Positionen da. Er hakt beim Unterschreiben an, was er bestellt, und die Annahmebestätigung führt nur diese Positionen auf. Der Auftrag, der daraus entsteht, enthält ebenfalls nur das Gewählte.
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