Der Garantierückbehalt gehört auf die Schlussrechnung.

Der Garantierückbehalt ist eine Sicherheit, keine Preisreduktion. Der Bauherr behält einen Teil des Werklohns zurück, damit er Mittel in der Hand hat, falls in der Garantiefrist Mängel auftreten und du sie nicht behebst. Tritt nichts auf, bekommst du das Geld.

Daraus folgt alles Weitere. Es ist dein Geld, es ist nur noch nicht fällig. Du hast eine Forderung, die zu einem bestimmten Datum zahlbar wird, und diese Forderung musst du im Auge behalten. Sie steht nicht in deinen offenen Posten wie eine normale Rechnung, denn sie ist nicht überfällig. Sie ist einfach vertagt.

Zu unterscheiden ist der Rückbehalt von zwei anderen Dingen: von einem Skontoabzug, den der Bauherr für schnelle Zahlung zieht, und von einem Bauabzug für gemeinsam genutzte Einrichtungen wie Baustrom, Kran oder Reinigung. Diese beiden mindern das Entgelt, der Rückbehalt nicht.

Beides ergibt sich aus dem Werkvertrag und aus nichts anderem. Häufig sind fünf bis zehn Prozent der Bausumme, und häufig läuft der Rückbehalt so lange wie die Rügefrist für Mängel. Verweist der Vertrag auf die Norm SIA 118, richten sich Höhe, Dauer und Freigabe nach dem, was dort und in den besonderen Bestimmungen vereinbart ist.

Verlass dich nicht auf das, was in deinem Gewerk «immer so gemacht wird». Lies vor der Unterschrift genau drei Punkte nach und schreib sie dir heraus.

• Der Prozentsatz und die Bezugsgrösse: fünf Prozent wovon, vom Netto oder vom Brutto, von der Auftragssumme oder von der Schlussabrechnung. Das macht bei grossen Losen einen erheblichen Unterschied
• Der Zeitpunkt der Freigabe, als Datum oder als Frist ab Abnahme. Ohne Abnahmedatum kein Freigabedatum, das ist einer der vielen Gründe, warum die Abnahme protokolliert gehört
• Ob eine Bürgschaft möglich ist, mit der du den Rückbehalt ablösen kannst

Rechne den Rückbehalt in deine Kalkulation ein. Fünf Prozent, die zwei Jahre lang beim Bauherrn liegen, sind gebundenes Geld, und bei mehreren Baustellen gleichzeitig summiert sich das zu einem Betrag, der deiner Liquidität wehtut.

Die Reihenfolge ist wichtig. Zuerst die vollständige Leistung, darauf die Steuer, dann die bereits fakturierten Akontobeträge, und erst danach der Rückbehalt als eigene Zeile mit Prozentsatz, Bezugsgrösse, Vertragsverweis und Freigabedatum.

Schlussrechnung Nr. 2026-0206
Neubau Mehrfamilienhaus Seestrasse, Los Metallbau

Leistung netto                                       86'000.00
MwSt 8.1 %                                            6'966.00
Rechnungsbetrag                                      92'966.00

Abzüglich bereits fakturiert
  Akontorechnung 2026-0148 vom 30.04.2026           -46'483.00

Abzüglich Garantierückbehalt 5 % auf 86'000.00
  gemäss Werkvertrag Ziff. 8, Freigabe 31.08.2028    -4'300.00

Restbetrag, zahlbar bis 15.08.2026                   42'183.00

Der Rückbehalt von CHF 4'300.00 wird nach Ablauf der
Garantiefrist am 31.08.2028 zur Zahlung fällig.

Der Betrag im Zahlteil ist der Restbetrag, hier CHF 42'183.00, nicht der Rechnungsbetrag. Wie das mit den Akontorechnungen zusammenspielt, steht im Ratgeber Akonto und Schlussrechnung.

Der Satz am Schluss ist die billigste Absicherung, die du hast. Er hält fest, dass der Betrag nicht erlassen, sondern gestundet ist, und nennt das Datum, an dem du dich melden wirst. Ohne diesen Satz liest die Buchhaltung des Bauherrn den Abzug irgendwann als Nachlass.

Das ist der Punkt, an dem es am häufigsten schiefgeht. Der Rückbehalt mindert dein Entgelt nicht: Die Leistung ist erbracht, der Werklohn ist geschuldet, nur ein Teil der Zahlung ist aufgeschoben. Die Mehrwertsteuer rechnest du deshalb auf der ganzen Leistung und ziehst den Rückbehalt erst danach ab, wie im Beispiel oben.

Wer den Rückbehalt wie einen Rabatt behandelt und die Steuer nur auf dem gekürzten Betrag rechnet, weist zu wenig Steuer aus und muss später korrigieren. Wann die Steuer fällig wird, hängt von deiner Abrechnungsart ab: nach vereinbarten Entgelten mit der Rechnung, nach vereinnahmten mit der Zahlung. Wie das bei einem über zwei Jahre gestundeten Rückbehalt genau läuft, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin, dann gilt die Antwort für alle weiteren Baustellen.

Kein Bauherr überweist von sich aus einen Rückbehalt, an den er sich nicht erinnert. Setz dir das Freigabedatum als Termin, und zwar in dem Moment, in dem du die Schlussrechnung stellst, nicht später.

• Zwei Wochen vor Ablauf schreibst du freundlich und kündigst die Schlusszahlung an
• Am Stichtag stellst du eine Rechnung über den Rückbehalt, mit Verweis auf Schlussrechnung, Vertragsziffer und Abnahmedatum. Eine Rechnung wird bezahlt, eine Erinnerungsmail wird abgelegt
• Sind noch Mängel offen, behebst du sie zuerst und lässt dir die Behebung quittieren. Ein offener Punkt auf der Mängelliste ist der übliche Grund, warum nicht freigegeben wird
• Führe eine Liste über alle laufenden Rückbehalte mit Objekt, Betrag und Freigabedatum. Bei fünf Baustellen im Jahr sind das schnell fünfstellige Beträge, die sonst niemand mehr sucht

Statt Geld liegen zu lassen, kannst du dem Bauherrn eine Sicherheit deiner Bank oder einer Versicherung stellen, oft als Solidarbürgschaft. Er hat dieselbe Sicherheit, du hast dein Geld. Dafür zahlst du eine Gebühr, und die Bürgschaft belastet deinen Kreditrahmen.

Ob das möglich ist, steht im Werkvertrag. Wenn du regelmässig mit Rückbehalten arbeitest, lohnt es sich, das Thema einmal mit deiner Bank zu besprechen und beim nächsten Vertrag von Anfang an zu verhandeln. Rechne den Preis der Bürgschaft gegen den Nutzen der Liquidität, und entscheide je Baustelle.