Belege
Du fotografierst die Quittung, KIDESK liest sie.
Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Lieferant holt KIDESK selbst aus dem Bild. Dazu kommt ein Vorschlag für Kategorie und Konto, und daneben steht in einem Satz, warum dieser Vorschlag kommt. Denselben Beleg zweimal fotografiert, und KIDESK merkt es. Am Quartalsende liegt das Paket für die Treuhänderin bereit.
Was es kann
Die grossen Dinge.
01
Foto rein, Betrag und Lieferant raus.
Du fotografierst die Quittung, lädst eine PDF-Rechnung hoch oder diktierst den Beleg unterwegs. KIDESK liest die Angaben aus und führt den Beleg durch fünf Stufen: hochgeladen, wird gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht. Du siehst jederzeit, was noch auf dich wartet.
02
Der Vorsteuerabzug hängt an einer Regel.
Die Mehrwertsteuer muss auf dem Beleg ausgewiesen sein. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg allein, darüber braucht es zusätzlich die Unternehmens-Identifikationsnummer des Lieferanten. KIDESK prüft das an einer einzigen Stelle, und wenn du eine falsch getippte Nummer korrigierst, kommt der Abzug zurück.
03
Denselben Beleg zweimal erwischt KIDESK.
Geprüft wird zweistufig: einmal die Datei selbst über ihre Prüfsumme, einmal die Kombination aus Lieferant, Datum und Betrag, auch wenn das Foto ein anderes ist. Der Beleg bekommt den Status «doppelt» und einen Link auf das Original. Ist es doch kein Duplikat, überstimmst du die Erkennung.
04
Der Kontovorschlag sagt, warum.
Zuerst greift eine Liste bekannter Schweizer Lieferanten, dann die Zuordnung über die Ausgabekategorie, und erst danach ein Modell, das nur aus den zugelassenen Konten wählen darf. Unter dem Vorschlag steht die Begründung in Klartext, rein regelbasiert und darum jedes Mal gleich. Nach drei übereinstimmenden Freigaben merkt sich KIDESK, wie du diesen Lieferanten behandelst.
05
Am Quartalsende geht ein Paket an die Treuhand.
Für Monat, Quartal oder Jahr packt KIDESK ein ZIP: das Buchungsjournal als CSV, eine Banana-Datei, alle Belege als PDF und eine Lies-mich-Datei. Zuschalten kannst du das Debitorenjournal, die Zahlungen und einen DATEV-Buchungsstapel. Die Spalten sind so gehalten, dass die gängigen Schweizer Programme sie lesen.
Die kleinen Dinge
Woran du merkst, dass jemand deinen Alltag kennt.
Keine Schlagworte, sondern Regeln, die im Programm wirklich so gelten.
Ein Beleg durchläuft fünf Stufen: hochgeladen, wird gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht.
Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg, darüber braucht es die Unternehmens-Identifikationsnummer des Lieferanten. Diese Regel steht an einer einzigen Stelle im Programm und gilt darum überall gleich.
Ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer gibt es keinen Vorsteuerabzug, egal wie hoch der Betrag ist.
Doppelte Belege werden über die Prüfsumme der Datei und über Lieferant, Datum und Betrag erkannt.
Für den Abgleich mit dem Bankkonto zählen der Betrag am stärksten, dann die Datumsnähe, dann die Ähnlichkeit des Namens.
Kategorie, Konto und Mehrwertsteuer-Code eines Lieferanten lernt KIDESK erst nach drei übereinstimmenden Freigaben. Ein einzelner Sonderfall soll nicht zur Regel für alle künftigen Belege werden.
Für Leistungen aus dem Ausland führt KIDESK die Bezugsteuer nach den Artikeln 45 bis 49 des Mehrwertsteuergesetzes mit einem Jahreszähler.
Ein Band über der Liste zeigt den Stand des Jahres gegen die Schwelle, zum Beispiel «CHF 8'743 von CHF 10'000».
Zwei weitere Bänder melden fertige Belege, die lange nicht exportiert wurden, und fehlende Identifikationsnummern bei ausgewiesener Steuer.
Statt einer geschätzten Ersparnis in Franken zählt KIDESK, wie viele Belege diesen Monat übergabebereit sind. Eine erfundene Zahl ist für den Betrieb wertlos, eine gezählte nicht.
Belege in Fremdwährung werden mit dem Kurs der Steuerverwaltung oder der Nationalbank umgerechnet, der Kurs wird je Tag und Quelle gespeichert.
Die Konten folgen dem Schweizer Kontenrahmen für kleine und mittlere Betriebe, mit den 4000er-Konten für Material und den 6000er-Konten für den Betriebsaufwand.
Auslagen, die Mitarbeitende vorgestreckt haben, laufen als Rückerstattung; im Feld sieht jede Person nur die eigenen Belege.
Zu jedem Beleg gibt es Kommentare und ein Änderungsprotokoll.
Alte Belege liest du als CSV ein; sie gelten sofort als verbucht und behalten ihren Vorsteuerabzug.
Was Belege nicht macht
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Jahresabschluss. Der Kontovorschlag ordnet den Beleg ein und das Export-Paket geht an deine Treuhänderin, den Abschluss macht sie.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Wann brauche ich die Nummer des Lieferanten auf dem Beleg?
Ab CHF 400.01. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Fehlt die Unternehmens-Identifikationsnummer bei einem grösseren Betrag, kennzeichnet KIDESK den Beleg und du siehst ihn im Hinweisband über der Liste. Trägst du die Nummer nach, kommt der Abzug zurück.
Was ist die Bezugsteuer und warum warnt mich KIDESK davor?
Beziehst du Leistungen aus dem Ausland, zum Beispiel Software oder Beratung, schuldest du darauf unter Umständen selbst die Mehrwertsteuer. Ab CHF 10'000 im Jahr wird das relevant. KIDESK zählt diese Belege übers Jahr mit und zeigt den Stand im Band über der Liste, damit dich die Schwelle nicht überrascht.
Muss ich jeden Beleg von Hand einem Konto zuordnen?
Nein. KIDESK schlägt Kategorie und Konto vor und schreibt dazu, warum. Bestätigst du denselben Lieferanten dreimal gleich, merkt es sich das und schlägt künftig direkt das Richtige vor. Ändern kannst du den Vorschlag jederzeit.
Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal erfasse?
KIDESK erkennt das, auch wenn du ihn ein zweites Mal fotografierst statt dieselbe Datei hochzuladen. Der neue Beleg wird als doppelt markiert und verlinkt auf das Original. Ist es tatsächlich ein zweiter Einkauf beim selben Lieferanten am selben Tag, hebst du die Markierung auf.
Was bekommt meine Treuhänderin am Ende?
Ein ZIP mit Buchungsjournal, Banana-Datei, allen Belegen als PDF und einer Lies-mich-Datei, wahlweise für Monat, Quartal oder Jahr. Debitorenjournal, Zahlungen und ein DATEV-Buchungsstapel lassen sich zuschalten. Alternativ bekommt sie einen eigenen Zugang und holt sich alles selbst, nur lesend.
Im Preis inbegriffen.
Belege ist kein Zusatzmodul. Alles auf dieser Seite steckt im einen Plan: CHF 39.– im Monat für dich, CHF 8.– für jede weitere Person, auch die KI. 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte.
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