Anleitung · Aufträge
Aus dem fertigen Auftrag die Rechnung machen.
Die Stunden sind erfasst, das Material ist gebucht, der Kunde hat unterschrieben. Aus diesem Auftrag wird die Rechnung, ohne dass du eine einzige Zahl abtippst. Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung rechnen mit demselben Weg, deshalb steht am Ende auf der Rechnung dasselbe, was der Kunde bestätigt hat.
- 01
Schliess den Auftrag sauber ab.
Prüf, ob alle Zeiteinträge freigegeben sind, denn nur freigegebene Stunden werden übernommen. Schau auch das Material durch, inklusive dem, was als Maschine oder Gerät gebucht wurde. Braucht der Auftrag eine Abnahme oder eine Unterschrift auf dem Rapport, holst du sie jetzt, nicht nachher.
- 02
Erstell die Rechnung aus dem Auftrag.
Am Auftrag wählst du «Rechnung erstellen». Stunden und Material kommen als Positionen herüber, mit den Sätzen, die für diesen Kunden und diese Mitarbeitenden gelten. Zeiten, die einer Position oder einem Kapitel zugeordnet waren, stehen auch auf der Rechnung an der richtigen Stelle. Aufgeschlagene Zuschläge für Nacht, Wochenende oder Feiertag werden benannt, nicht stillschweigend eingerechnet.
- 03
Verlass dich darauf, dass überall dasselbe steht.
Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung laufen über denselben Rechenweg. Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit, ist aber der Punkt, an dem es sonst schiefgeht: Eine Unterschrift, die eine andere Summe bezeugt als die Rechnung, ist im Streitfall wertlos. Deshalb gibt es diesen Weg nur einmal.
- 04
Die Rundung auf 5 Rappen greift sofort.
Der gerundete Betrag steht schon in der Rechnung, die aus dem Auftrag entsteht, nicht erst, wenn du sie im Editor öffnest. Was du in der Liste siehst, ist also bereits der Betrag, der auf dem Beleg und im Zahlteil landet. Rechnest du in Euro, bleibt es centgenau.
- 05
Zieh die Akontorechnungen ab.
Hast du unterwegs Teilrechnungen gestellt, setzt du die Rechnungsart auf Schlussrechnung und wählst aus, welche Akontorechnungen verrechnet werden. Der Abzug ist genau der Betrag, der auf der Teilrechnung stand. Im Einzahlungsschein steht dann nur der Restbetrag, nicht der volle Rechnungsbetrag. Kommen am Projektende Nachträge dazu, erscheinen sie als eigener Abschnitt.
- 06
Prüf, ergänz und versende.
Im Editor kannst du Positionen zusammenfassen, Texte schärfen oder einen Abzug einziehen. Über die Vorschläge holst du bei Bedarf weiteres Material aus dem Auftrag nach. Danach geht die Rechnung mit «Senden» raus, oder du lädst das PDF herunter und markierst sie als versendet. Die abgerechneten Stunden sind ab jetzt gesperrt.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Was passiert mit den Stunden, nachdem ich abgerechnet habe?
Sie hängen an der Rechnungszeile und sind gesperrt, damit die Abrechnung nachträglich nicht abweicht. Löschst du die Rechnungszeile, wird der Eintrag automatisch wieder frei und lässt sich neu verrechnen. Von Hand entkoppeln musst du nichts.
Warum steht im Zahlteil weniger als der Rechnungsbetrag?
Weil es eine Schlussrechnung ist und die Akontobeträge bereits bezahlt sind. Der Kunde soll genau die Differenz überweisen, deshalb trägt der Einzahlungsschein den Restbetrag. Der volle Betrag und der Abzug stehen darüber im Dokument.
Kann ich mehrere Aufträge auf eine Rechnung nehmen?
Ja, als Sammelrechnung. Das ist der übliche Weg bei Kunden mit vielen kleinen Einsätzen im Monat. Jeder Auftrag bleibt darin als eigener Block erkennbar, damit der Kunde nachvollziehen kann, wofür er zahlt.
Die Zuschläge sollen nicht auf der Rechnung stehen.
Dann stellst du sie auf null. Null Prozent ist eine gültige Ansage und kein fehlender Wert, KIDESK behandelt das als bewussten Entscheid. Ein Ausschalter am Betrieb sticht das Branchenprofil.
Sehe ich, ob sich der Auftrag gelohnt hat?
Ja, in der Nachkalkulation. Sie hält die Offerte gegen das Ist: freigegebene Stunden mal internem Kostensatz, Material zum Einkaufspreis, zugeordnete Belege und Fremdleistungen. Je Position und, bei gegliederten Aufträgen, je Kapitel. Verluste stehen rot da.
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