Anleitung · Belege
Einen Beleg fotografieren und richtig verbuchen.
Die Quittung von der Tankstelle, der Materialeinkauf, die Rechnung vom Lieferanten: Du fotografierst den Beleg, KIDESK liest ihn aus und schlägt Kategorie, Konto und Steuersatz vor. Du prüfst zwei Zahlen und verbuchst. Der Zettel im Handschuhfach hat damit ausgedient.
- 01
Fotografier den Beleg.
Unter Belege wählst du «Beleg fotografieren» und hältst die Quittung ins Bild. Liegt der Beleg schon als PDF vor, lädst du ihn hoch. Hast du gar keinen Beleg zur Hand, nimmst du «Von Hand erfassen». Der Beleg durchläuft danach eine feste Kette: hochgeladen, wird gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht. Du siehst jederzeit, wo er steht.
- 02
Prüf die ausgelesenen Felder.
KIDESK zieht Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz und Währung aus dem Bild. Schau vor allem auf den Betrag und den Steuersatz, das sind die beiden Zahlen, die später zählen. Ist der Beleg in Euro oder Dollar ausgestellt, rechnet KIDESK ihn mit dem Kurs des Belegdatums um und merkt sich den Kurs. Was falsch gelesen wurde, tippst du einfach über.
- 03
Achte auf die Grenze bei CHF 400.00.
Für den Vorsteuerabzug muss die Mehrwertsteuer auf dem Beleg ausgewiesen sein. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg als solcher. Darüber braucht es zusätzlich die UID des Lieferanten. Fehlt sie, sagt KIDESK das und zeigt dir den Beleg in der Liste an. Trägst du die UID nach oder korrigierst du einen Tippfehler, kommt der Abzug zurück.
- 04
Nimm den Konto-Vorschlag an oder ändere ihn.
Der Vorschlag entsteht in drei Stufen: bekannte Schweizer Lieferanten wie Migros, SBB oder Swisscom sind fest hinterlegt, danach greift die Zuordnung über die Ausgabekategorie, und erst zuletzt schaut ein Modell auf den Beleg, beschränkt auf die zugelassenen Konten. Unter jedem Vorschlag steht in Klartext, warum er so lautet. Buchst du denselben Lieferanten dreimal gleich, merkt KIDESK sich das für die Zukunft.
- 05
Wähl «Bestätigen & Verbuchen».
Damit ist der Beleg erledigt und zählt in der Auswertung, im Bezugsteuer-Zähler und im Paket für deine Treuhandstelle. Über der Belegliste siehst du drei Hinweise, sobald sie zutreffen: der Stand der Bezugsteuer im laufenden Jahr, Belege, die fertig sind und lange nicht exportiert wurden, und Belege mit ausgewiesener Steuer, aber ohne UID.
- 06
Doppelte Belege fängt KIDESK ab.
Erkannt wird auf zwei Wegen: über eine Prüfsumme der Datei, wenn es exakt dasselbe Bild ist, und über Lieferant, Datum und Betrag, wenn du denselben Beleg zweimal abfotografiert hast. Der zweite Beleg bekommt den Status Dublette und einen Link zum Original. Ist es doch ein eigener Beleg, etwa zwei Tankfüllungen am selben Tag, überstimmst du die Meldung.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Was, wenn die Erkennung etwas falsch liest?
Du tippst das Feld über, bevor du verbuchst. Jede Änderung landet im Protokoll am Beleg, damit später nachvollziehbar bleibt, was korrigiert wurde. Bei krummen Handyfotos hilft es, den Beleg flach hinzulegen und von oben zu fotografieren.
Brauche ich wirklich für jeden Beleg die UID?
Nein. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Erst darüber verlangt der Vorsteuerabzug die UID des Lieferanten. KIDESK zeigt dir vor dem Quartalsende, bei welchen Belegen sie noch fehlt.
Was ist die Bezugsteuer und warum steht sie über meiner Liste?
Wer Leistungen aus dem Ausland bezieht, etwa Software-Abos oder Online-Werbung, schuldet darauf unter Umständen selbst die Steuer. KIDESK zählt diese Bezüge übers Jahr mit und zeigt den Stand gegen die Jahresgrenze an, zum Beispiel CHF 8'743.00 von CHF 10'000.00. So kommt die Frage im Januar und nicht erst im März.
Ich habe denselben Beleg zweimal erfasst.
Dann steht der zweite als Dublette in der Liste, mit einem Link zum Original. Du löschst ihn oder überstimmst die Meldung, falls es doch zwei verschiedene Einkäufe waren. Doppelt verbucht wird nichts.
Ist das schon meine Buchhaltung?
Nein. KIDESK sammelt, prüft und ordnet die Belege und liefert sie geordnet ab, samt Auswertung und Exportpaket. Eine Bilanz, eine Erfolgsrechnung oder einen Kontenplan gibt es nicht. Gebucht wird bei deiner Treuhandstelle.
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