Anleitung · Zahlungen
Den Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen.
Einmal in der Woche lädst du im E-Banking die Umsatzdatei herunter und in KIDESK wieder hoch. Was sicher zu einer offenen Rechnung passt, ist danach verbucht. Der Rest liegt als Vorschlag oder als offene Buchung da, und du entscheidest in wenigen Klicks.
- 01
Lad die Datei im E-Banking herunter.
Gemeint ist die CAMT-Datei, also die Umsatzdatei, die dir deine Bank zum Herunterladen anbietet. Bei den meisten Banken findest du sie unter «Kontoauszüge», «Umsätze» oder «Export». Nimm das Format camt.053, das ist der Tagesauszug. KIDESK liest auch camt.054, also die einzelnen Gutschriftsmeldungen, falls deine Bank nur das anbietet.
- 02
Lad sie in KIDESK hoch.
Geh auf Zahlungen und wähl «Zahlungen importieren». Datei auswählen, hochladen, fertig. Ist die Datei kaputt oder vom falschen Typ, sagt KIDESK das in Klartext, statt einen Serverfehler zu zeigen. Dann lädst du sie im E-Banking noch einmal herunter, meist stimmte das Format nicht.
- 03
Lies das Ergebnis.
Jede Gutschrift wird gegen die offenen Rechnungen gehalten, über Referenz, Betrag, Name und Datum. Ab einer Sicherheit von 0.80 verbucht KIDESK die Zahlung selbst. Ab 0.50 siehst du eine Zuordnung als Vorschlag, den du bestätigst oder verwirfst. Darunter passiert nichts, die Buchung bleibt offen liegen.
- 04
Bestätige die Vorschläge.
Die Vorschläge stehen mit der vorgeschlagenen Rechnung und der Übereinstimmung in der Liste. Passt es, bestätigst du. Passt es nicht, wählst du «Ignorieren» oder ordnest über «Manuell zuordnen» eine andere Rechnung zu. Eine bereits verbuchte Zeile lässt sich zurücksetzen, wenn du sie noch einmal anschauen willst.
- 05
Ordne die offenen Buchungen von Hand zu.
Zahlungen ohne Referenz landen hier, ebenso Beträge, die von der Rechnung abweichen. Über «Manuell zuordnen» suchst du die Rechnung und verbuchst. Zahlt jemand zu wenig, steht die Rechnung danach auf teilweise bezahlt. Zahlt er zu viel, wird der Mehrbetrag als Guthaben beim Kunden geführt und bei der nächsten Rechnung angerechnet.
- 06
Teil auf, was zwei Rechnungen deckt.
Überweist ein Kunde zwei Rechnungen in einem Betrag, splittest du die Buchung und verteilst sie. Was gar nichts mit deinen Rechnungen zu tun hat, etwa eine Privateinlage oder eine Bankgebühr, setzt du auf ignoriert. Die Zeile verschwindet nicht, sie ist nur erledigt und stört den nächsten Abgleich nicht mehr.
- 07
Storniere, was falsch verbucht ist.
Eine falsch zugeordnete Zahlung stornierst du, die Rechnung geht dabei zurück auf offen und der Vorgang bleibt nachvollziehbar. Eine Ausnahme gibt es: Ist die Buchungsperiode bereits gesperrt, bleibt sie zu. Eine abgeschlossene Steuerperiode ändert sich nicht rückwirkend, eine Korrektur läuft dann über die laufende Periode.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Wo finde ich die CAMT-Datei in meinem E-Banking?
Der Name ist je Bank verschieden, gesucht ist der Punkt «Kontoauszug», «Umsätze» oder «Export» mit dem Format camt.053. Manche Banken nennen es auch «ISO-Auszug» oder «XML». Findest du nur camt.054, geht das ebenfalls, das sind die einzelnen Gutschriftsmeldungen.
Braucht KIDESK Zugang zu meinem Bankkonto?
Nein, und es gibt ihn auch nicht. Kein EBICS, kein Open Banking, keine Schnittstelle zur Bank. Du lädst die Datei selbst hoch, KIDESK kann von deinem Konto weder lesen noch etwas auslösen. Für viele Betriebe ist genau das der Grund, warum sie es so machen.
Die Datei wird nicht angenommen. Was nun?
KIDESK sagt dir in Klartext, woran es liegt, statt einen Serverfehler zu zeigen. Meistens ist es ein anderes Format, etwa ein PDF-Auszug oder eine CSV statt der CAMT-Datei. Lad im E-Banking gezielt camt.053 oder camt.054 herunter, dann läuft es durch.
Ein Kunde hat zwei Rechnungen mit einer Zahlung beglichen.
Dann teilst du die Buchung auf und verteilst den Betrag auf die beiden Rechnungen. Beide gehen danach auf bezahlt. Bleibt ein Rest übrig, wird daraus ein Guthaben beim Kunden.
Wie oft muss ich das machen?
So oft, wie du wissen willst, wer bezahlt hat. Vor jedem Mahnlauf lohnt sich der Import auf jeden Fall, sonst mahnst du Kunden, die längst überwiesen haben. Wöchentlich ist ein guter Rhythmus, der Vorgang dauert selten länger als fünf Minuten.
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