Anleitung · Aufträge
Stunden erfassen und im Büro freigeben.
Zeit wird am Auftrag erfasst, mit Datum, von, bis und Pause. Keine Stoppuhr, nichts, das im Hintergrund mitläuft. Das Büro gibt die Einträge frei, und erst danach wandern sie auf eine Rechnung. Ab dann sind sie gesperrt, damit die Abrechnung nicht nachträglich abweicht.
- 01
Öffne den Auftrag und leg einen Eintrag an.
Im Auftrag findest du den Bereich für die Zeit, dort legst du über «Neuer Eintrag» los. Erfasst werden Datum, von, bis und Pause. Einen Live-Timer gibt es bewusst nicht: Auf einer Baustelle vergisst man ihn zu starten oder zu stoppen, und die Korrektur kostet mehr Zeit als das Eintippen. Vier Zahlen sind schneller als eine Stoppuhr, die man am Abend geraderücken muss.
- 02
Trag die Reisezeit getrennt ein.
Die Anfahrt gehört ins eigene Feld, nicht in die Arbeitszeit. Zusätzlich hältst du fest, ob der Einsatz in der Werkstatt oder auf der Montage war. Beides ist später getrennt sichtbar, im Arbeitszeitprotokoll stehen Arbeit, Reise und Pause je für sich. Was davon auf die Rechnung kommt, entscheidest du.
- 03
Ordne die Stunden einer Position zu.
Du kannst jeden Eintrag freiwillig einer Position des Auftrags zuweisen. Ist der Auftrag in Kapitel gegliedert, bietet dir KIDESK die Kapitel an statt zwanzig Einzelpositionen. Das ist die Grundlage der Nachkalkulation: Nur so siehst du später, an welcher Position du verdient und an welcher du draufgelegt hast. Ohne Zuordnung zählt die Zeit trotzdem, nur eben auf den ganzen Auftrag.
- 04
Angebrochene Viertelstunden werden aufgerundet.
Aus 1 Stunde 52 Minuten werden 2 Stunden, aus 8 Minuten werden 15. Gerechnet wird an einer einzigen Stelle, im Browser und auf dem Server identisch, damit die Vorschau nie etwas anderes zeigt als die Rechnung. Null Minuten bleiben null, daraus wird keine Viertelstunde gemacht.
- 05
Buch für Leute ohne eigenen Zugang.
Nicht jeder Monteur braucht ein Login. Die Stunden gehören dem Mitarbeiter im Personalstamm, nicht dem Konto, mit dem sie erfasst wurden. Der Chef kann also am Abend für drei Leute buchen, und die Zeiten stehen trotzdem bei den richtigen Personen, mit den richtigen Sätzen.
- 06
Das Büro gibt frei.
Erfasste Einträge werden genehmigt oder abgelehnt, einzeln oder gebündelt für eine ganze Woche. Erst freigegebene Stunden zählen in die Auswertung und in die Lohnkosten. Ein freigegebener Eintrag lässt sich nicht mehr ändern oder löschen, damit hinter der Freigabe nichts mehr verrutscht. Solange die Freigabe aussteht, kann korrigiert werden.
- 07
Abgerechnete Stunden sind gesperrt.
Sobald ein Eintrag auf einer Rechnungszeile steht, hängt er dort fest und kann nicht mehr verändert werden. Löschst du die Rechnungszeile wieder, wird der Eintrag automatisch frei und lässt sich neu abrechnen. Du musst also nichts von Hand entkoppeln, wenn eine Rechnung noch einmal überarbeitet wird.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Gibt es wirklich keinen Timer?
Nein, und das ist ein bewusster Entscheid. Ein Live-Timer wird auf der Baustelle vergessen, und die nachträgliche Korrektur ist aufwendiger als das saubere Eintippen von vier Werten. Datum, von, bis und Pause sind in zwanzig Sekunden erfasst.
Wer sieht, was ein Mitarbeiter kostet?
Nur Inhaberin und Admin. Der interne Kostensatz ist eine Chefzahl und wird für alle anderen Rollen gar nicht erst geladen. Der Verrechnungssatz, also das, was der Kunde zahlt, ist davon getrennt.
Ein freigegebener Eintrag ist falsch. Was jetzt?
Freigegebene Einträge sind gegen Ändern und Löschen gesperrt, damit die Abrechnung stimmt. Steht der Eintrag schon auf einer Rechnung, löst sich die Sperre, sobald die Rechnungszeile weg ist. Solange die Freigabe noch aussteht, kannst du frei korrigieren.
Zählt die Reisezeit als Arbeitszeit?
KIDESK führt sie getrennt, im Protokoll stehen Arbeit, Reise und Pause je für sich. Was du dem Kunden davon verrechnest und was du deinen Leuten zahlst, sind zwei verschiedene Fragen. Beides entscheidest du, KIDESK liefert die sauber getrennten Zahlen dazu.
Warum wird auf 15 Minuten aufgerundet?
Weil das die Regel ist, die im Handwerk üblich ist und die sich am Ende der Woche nachvollziehen lässt. Sie greift an einer einzigen Stelle, deshalb rechnen Erfassung, Vorschau und Rechnung immer gleich. Wer sekundengenau abrechnen will, trägt die Zeiten so ein, wie er sie verrechnen will.
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