Anleitung · Treuhand
Die Unterlagen an die Treuhandstelle übergeben.
Am Quartalsende packt KIDESK dir ein einziges ZIP: das Buchungsjournal, die Belege als Datei und eine README, die erklärt, was worin steht. Du wählst den Zeitraum und schaltest dazu, was dein Buchhaltungsbüro braucht. Noch einfacher wird es, wenn du deiner Treuhandstelle gleich einen eigenen Lese-Zugang gibst.
- 01
Räum die Belege auf.
Über der Belegliste stehen die Hinweise, die vor dem Export zählen: Belege mit ausgewiesener Steuer, aber ohne UID des Lieferanten, Belege, die fertig sind und lange nicht exportiert wurden, und der Stand der Bezugsteuer im laufenden Jahr. Was du hier in zehn Minuten erledigst, spart dir die Rückfragen im März.
- 02
Öffne Berichte › Export.
Dort liegt der «Treuhand-Export». Die Seite baut das Paket, sie schickt nichts von selbst irgendwohin. Du entscheidest, wann du exportierst und was du weitergibst.
- 03
Wähl den Zeitraum.
Zur Auswahl stehen ein Monat, ein Quartal oder ein ganzes Jahr. Die meisten Betriebe exportieren quartalsweise, passend zur Mehrwertsteuerabrechnung. Wer viele Belege hat, fährt mit Monaten besser, weil die Pakete kleiner und die Rückfragen kürzer bleiben.
- 04
Schalt die Dateien dazu, die dein Büro liest.
Immer dabei sind das Buchungsjournal als CSV, eine Fassung für Banana, alle Belege des Zeitraums als PDF oder JPG und eine README. Zuschalten kannst du das Rechnungsjournal mit den Debitoren, die Zahlungen, einen DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben. Frag dein Buchhaltungsbüro einmal, was es davon will, danach bleibt die Auswahl gleich.
- 05
Lad das ZIP herunter und gib es weiter.
Das Paket wird bis 100 MB gebaut. Wird ein ganzes Jahr grösser, nimmst du Quartale, statt auf eine halbe Datei zu warten. Die Spaltenordnung ist so gesetzt, dass die gängigen Schweizer Buchhaltungsprogramme sie einlesen können, dazu gehören bexio, Banana, Sage 50 und Topal.
- 06
Besser: gib der Treuhandstelle einen eigenen Zugang.
Statt vier Mal im Jahr ein ZIP zu verschicken, lädst du dein Buchhaltungsbüro als Treuhand-Rolle ein. Diese Rolle liest nur: Cockpit, Belegeingang, Berichte und Rechnungen. Anlegen, ändern oder versenden kann sie nichts, und jeder Zugriff wird protokolliert. Deine Treuhänderin sieht alle ihre Mandate nebeneinander, mit den offenen Belegen und dem, was seit dem letzten Besuch dazugekommen ist.
- 07
Lass dir sagen, was noch fehlt.
Fehlt eine Unterlage, trägt dein Buchhaltungsbüro sie als Anfrage ein: ein Bankauszug, ein bestimmter Beleg, eine Erklärung zu einer Buchung. Du siehst die Punkte als Liste und hakst sie ab. Damit ersetzt eine Checkliste den Mailverlauf, in dem sonst niemand mehr findet, was zuletzt vereinbart war.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Welches Format liest mein Buchhaltungsbüro?
Das Buchungsjournal und die Banana-Fassung sind immer dabei, die Spalten folgen dem, was in der Schweiz üblich ist und was bexio, Banana, Sage 50 und Topal einlesen. Arbeitet dein Büro mit DATEV, schaltest du den Buchungsstapel dazu. Braucht es Soll und Haben getrennt, gibt es dafür ein eigenes Journal.
Kann meine Treuhänderin in meinen Daten etwas ändern?
Nein. Die Treuhand-Rolle ist eine reine Lesesicht auf Cockpit, Eingang, Berichte und Rechnungen. Die Seiten zum Anlegen und Ändern sind für sie gesperrt, und jeder Zugriff steht mit Zeitpunkt und Person im Protokoll.
Was, wenn das Paket zu gross wird?
Gebaut wird bis 100 MB. Bei vielen Belegfotos ist ein Jahr schnell darüber. Nimm dann Quartale oder Monate, das Ergebnis ist dasselbe und der Versand einfacher.
Ist das jetzt meine Buchhaltung?
Nein. KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Jahresabschluss, keinen Kontenplan. Es sammelt Rechnungen, Zahlungen und Belege, wertet sie aus und übergibt sie geordnet. Gebucht wird im Programm deiner Treuhandstelle.
Wie oft soll ich exportieren?
So oft, wie es mit deinem Buchhaltungsbüro abgemacht ist, meist quartalsweise zur Mehrwertsteuerabrechnung. KIDESK erinnert dich von selbst, wenn Belege fertig sind und lange nicht mehr übergeben wurden. Mit dem eigenen Zugang fürs Büro erübrigt sich die Frage.
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