Zehn Jahre: was du aufbewahren musst und wie.

Das Obligationenrecht verlangt, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Datum des einzelnen Belegs. Ein Beleg vom Januar 2026 ist also bis Ende 2036 zu behalten.

• Deine Ausgangsrechnungen, und zwar als das Dokument, das dein Kunde bekommen hat
• Alle Eingangsbelege: Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Spesenbelege
• Bankauszüge und Zahlungsnachweise, lückenlos über alle Geschäftskonten
• Verträge, Offerten, Abnahmeprotokolle und die Korrespondenz, die zu einem Geschäft gehört
• Lohnunterlagen, MwSt-Abrechnungen und alles, was du einer Behörde eingereicht hast

Für einzelne Bereiche gelten längere Fristen, etwa bei Unterlagen zu Grundstücken. Wenn du eine Liegenschaft besitzt oder gebaut hast, klärst du die Frist mit deiner Treuhänderin, statt nach zehn Jahren aufzuräumen.

Papier ist nicht vorgeschrieben. Wie elektronisch aufbewahrt werden darf, steht in der Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV. Sie stellt vier Anforderungen, und sie sind verständlicher, als ihr Ruf vermuten lässt.

• Unveränderbarkeit. Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. Das erreichst du entweder mit einem Datenträger, der nur einmal beschrieben werden kann, oder mit einem Verfahren, das jede Änderung protokolliert und den Inhalt mit einer Prüfsumme festhält
• Integrität. Es muss nachweisbar sein, dass die Datei noch dieselbe ist wie am Tag der Ablage. Dafür gibt es den Hash: eine kurze Zeichenfolge, die aus dem Inhalt gerechnet wird und sich ändert, sobald ein einziges Zeichen anders ist
• Lesbarkeit über die ganze Frist. Was du in zehn Jahren nicht mehr öffnen kannst, ist nicht aufbewahrt. PDF und gängige Bildformate sind eine sichere Wahl, das Dateiformat eines einzelnen Programms nicht
• Auffindbarkeit. Ein Prüfer muss innert nützlicher Frist zum gesuchten Beleg kommen. Eine geordnete Struktur mit sprechenden Namen genügt, ein Ordner mit 4'000 Dateien namens IMG_2231 nicht

Was daraus im Alltag folgt: Ein Foto der Quittung ist zulässig, ein Foto auf dem Handy ist keine Aufbewahrung. Es fehlt die Ordnung, es fehlt die Sicherung, und ein verlorenes Gerät nimmt drei Jahre Belege mit.

Die beste Struktur ist die langweiligste: nach Jahr, dann nach Art, ein Beleg je Datei, mit einem Namen, aus dem Datum, Lieferant und Betrag hervorgehen.

2026/
  01_Ausgangsrechnungen/
     2026-0001_Immobilien-Beispiel-AG.pdf
     2026-0002_Vogt-Andrea.pdf
  02_Eingangsbelege/
     2026-03-14_Sanitaer-Grosshandel_412.35.pdf
     2026-03-15_Tankstelle_88.20.jpg
  03_Bank/
     camt053_2026-03.xml
     Kontoauszug_2026-03.pdf
  04_Loehne/
  05_MwSt-Abrechnungen/
  06_Vertraege/
  07_Korrespondenz/

Dateiname: Datum_Lieferant_Betrag
Ein Beleg, eine Datei. Keine Sammel-PDF mit 40 Quittungen.

Dazu drei Gewohnheiten. Sichere die Ablage regelmässig an einen zweiten Ort, und prüfe einmal im Jahr, ob sich die Sicherung tatsächlich zurücklesen lässt. Lass die Belege dort, wo sie sind, statt sie nach der Steuererklärung zu verschieben. Und wirf nichts weg, bevor die Frist wirklich abgelaufen ist, auch keine scheinbar bedeutungslose Korrespondenz.

Aufbewahren nützt nur, wenn der Beleg auch etwas aussagt. Als Buchungsbeleg taugt, was den Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht: wer, was, wann, wie viel. Willst du zusätzlich die Vorsteuer abziehen, kommen Steuersatz und Steuerbetrag dazu, und bei Beträgen über CHF 400.00 die UID des Lieferanten (MWSTV Art. 57).

Fehlt eine Angabe, holst du sie sofort nach und nicht im nächsten Frühling. Ein Lieferant stellt eine korrigierte Rechnung innert Tagen aus, wenn du gleich fragst; nach acht Monaten weiss dort niemand mehr, worum es ging. Was dir sonst noch die Rückfrage erspart, steht im Ratgeber Vorsteuerabzug: welche Belege genügen.

Kassenbelege auf Thermopapier sind ein eigener Fall: Sie verblassen, oft in weniger als zwei Jahren. Fotografiere sie am Tag, an dem du sie bekommst. Ein leeres graues Stück Papier ist auch dann wertlos, wenn es zehn Jahre im Ordner lag.

Ein Datensatz in einem Programm ist kein Beleg. Massgebend ist das Dokument, das dein Kunde erhalten hat: die Rechnung als PDF, mit deinem Layout, deiner Nummer und deinem Zahlteil. Kannst du sie nur noch neu erzeugen, ist nicht sicher, ob dabei dasselbe herauskommt, denn Preise, Adressen und Vorlagen ändern sich.

Deshalb gehört das PDF im Moment des Versands abgelegt und danach nicht mehr angefasst. Das ist auch der Grund, warum eine versandte Rechnung nie überschrieben, sondern mit einer Gutschrift korrigiert wird. Wie das geht, steht im Ratgeber Falsche Rechnung korrigieren.

Die Aufbewahrungspflicht trifft dich, nicht deinen Programmanbieter. Bevor du deine Ablage einem Anbieter anvertraust, stell dir drei Fragen: Komme ich jederzeit an alle Belege als Dateien heran? Bekomme ich meine Listen in einem Format, das ein anderes Programm lesen kann? Und was passiert, wenn ich kündige?

Ein Export, den du nur auf Anfrage und gegen Gebühr bekommst, ist keiner. Mach die Probe: Lade einmal alles herunter und schau nach, ob die Belege lesbar und die Listen brauchbar sind. Dieselbe Übung brauchst du ohnehin, wenn deine Treuhänderin ein Paket verlangt, wie es der Ratgeber Belege übergeben beschreibt.