Umzug
Alte Daten kommen mit, mit Originaldatum.
Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und der Artikelkatalog ziehen über fünf Assistenten um, die alle gleich funktionieren. Du lädst deine Datei hoch, die KI ordnet die Spalten zu, und du siehst im Trockenlauf, was entstehen würde, bevor etwas gespeichert wird. Historische Belege behalten ihr ursprüngliches Datum. Und wenn ein Durchgang doch daneben ging, machst du ihn rückgängig.
Was es kann
Die grossen Dinge.
01
Fünf Assistenten, ein Ablauf.
Für Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und den Katalog gibt es je einen Assistenten, und alle fünf gehen denselben Weg: Datei hochladen, Spalten prüfen, Trockenlauf ansehen, importieren. Zu jedem Schritt kannst du eine Vorlagendatei herunterladen. Doppelte Datensätze lässt du auf Wunsch überspringen.
02
Die Spalten ordnet die KI zu, geprüft wird von dir.
Deine Exportdatei heisst «Kundennr.», KIDESK heisst «Kundennummer»: solche Zuordnungen macht die KI, statt dass du deine Datei umbaust. Danach siehst du beide Seiten nebeneinander und korrigierst, was nicht passt. Erst der Trockenlauf zeigt dir Zeile für Zeile, was entstehen würde.
03
Rückgängig, mit vier Riegeln.
Ein Import lässt sich zurücknehmen, und zwar eng geführt: nur im eigenen Betrieb, nur Datensätze aus den letzten 24 Stunden, nur die Datensätze genau dieses Laufs und nur bis zu einer Höchstzahl. Das ist die heikelste Stelle im ganzen Programm, deshalb sitzen 27 Prüfungen dahinter.
04
Von bexio wechseln, ohne die Buchhaltung.
KIDESK verbindet sich mit deinem bexio-Konto und holt Kunden, Artikel, Rechnungen samt Zahlungen und Mahnstufen, Offerten und Aufträge. Zu Rechnungen und Offerten kommen die Original-PDF mit. Kontenplan und Buchungsjournal bleiben bewusst draussen: die gehören zur Treuhand, und KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung. Am Ende steht schwarz auf weiss, was nicht übernommen wurde.
05
Adressen kommen sauber an.
Steht «c/o Meier» in derselben Zeile wie der Name, erkennt KIDESK den Zusatz und setzt ihn unter den Namen; «Postfach 12» wandert unter die Strasse. Kunden, die doppelt in der Liste stehen, findet KIDESK und führt sie auf Wunsch zusammen. Zu einer Firma holst du die UID direkt aus dem Register des Bundes.
Die kleinen Dinge
Woran du merkst, dass jemand deinen Alltag kennt.
Keine Schlagworte, sondern Regeln, die im Programm wirklich so gelten.
Die fünf Assistenten für Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und Katalog teilen sich dasselbe Gerüst. Wer einen kann, kann alle fünf.
Hochladen kannst du CSV oder Excel.
Pro Durchgang wandern bis zu 1000 Zeilen hinein. Ein grösserer Bestand kommt in mehreren Durchgängen, der Ablauf bleibt derselbe.
Historische Datensätze behalten das Originaldatum statt des Importtags. Sonst stünde dein ganzes letztes Jahr am selben Tag in der Auswertung.
Zu jedem Assistenten gibt es eine Vorlagendatei zum Herunterladen.
Doppelte Datensätze lassen sich beim Import überspringen.
Der Trockenlauf zeigt das Ergebnis, bevor etwas gespeichert wird.
Das Rückgängigmachen greift nur im eigenen Betrieb, nur in den letzten 24 Stunden, nur auf die Datensätze genau dieses Laufs und nur bis zu einer Höchstzahl.
Hinter dieser einen Funktion stehen 27 Prüfungen. Ein Löschbefehl, der zu weit greift, ist der teuerste Fehler, den ein Programm machen kann.
Der bexio-Umzug läuft über eine Anmeldung bei bexio, mit eigenen Zuordnungen und einer Reparatur für kaputte Umlaute.
Aus bexio kommen Kunden, Artikel, Rechnungen mit Zahlungen und Mahnstufen, Offerten, Aufträge und die Original-PDF von Rechnungen und Offerten.
Nicht übernommen werden Kontenplan und Buchungsjournal, die Lieferantenrechnungen und die wiederkehrenden Rechnungen. Belege holst du über den Beleg-Import nach, Abos legst du in KIDESK neu an. Am Ende des Laufs steht diese Liste im Klartext.
Kunden, die doppelt vorkommen, erkennt KIDESK über den Namensvergleich und führt sie auf Wunsch zusammen.
Die UID einer Firma holst du aus dem Register des Bundesamts für Statistik, beim Registrieren sucht KIDESK die Firma im Handelsregister.
Postleitzahlen und Schweizer Feiertage bringt KIDESK mit. Der Ort steht nach vier Ziffern von selbst da.
Was Umzug nicht macht
Kontenplan und Buchungsjournal wandern nicht mit, weil KIDESK keine Finanzbuchhaltung führt; die bleiben bei deiner Treuhänderin. Und es gibt keinen Import, den der Support für dich übernimmt: die Assistenten bedienst du selbst.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Gibt es einen Direktimport aus bexio?
Es gibt die bexio-Anbindung unter «Von bexio wechseln»: du meldest dich bei bexio an, und KIDESK holt Kunden, Artikel, Rechnungen, Offerten und Aufträge. Einen Import, den jemand im Hintergrund für dich erledigt, gibt es nicht. Alles andere läuft über die fünf Assistenten, die du selbst bedienst.
Was passiert mit meinen alten Rechnungen?
Sie kommen mit ihrem ursprünglichen Datum und ihrer Nummer herein, damit Auswertungen und Nummernkreise stimmen. Beim bexio-Umzug hängen die Original-PDF an den Rechnungen. Was noch offen ist, siehst du danach in KIDESK offen.
Muss ich meine Datei vorher umbauen?
Nein. Du lädst sie so hoch, wie dein altes Programm sie ausgibt, und die KI ordnet die Spalten zu. Du prüfst die Zuordnung, korrigierst einzelne Felder und siehst im Trockenlauf, was entstehen würde.
Was, wenn ein Import daneben geht?
Dann machst du ihn rückgängig. Zurückgenommen werden nur Datensätze aus deinem Betrieb, aus den letzten 24 Stunden und genau aus diesem Lauf. Danach lädst du die korrigierte Datei erneut hoch.
Wie lange dauert der Umzug?
Ein Assistent nimmt 1000 Zeilen pro Durchgang, und die fünf Schritte laufen nacheinander. Die eigentliche Zeit geht ins Prüfen der Vorschau, dort entscheidet sich, wie sauber dein Bestand nachher ist. Beim bexio-Umzug siehst du den Fortschritt je Schritt und wartest nur ab.
Im Preis inbegriffen.
Umzug ist kein Zusatzmodul. Alles auf dieser Seite steckt im einen Plan: CHF 39.– im Monat für dich, CHF 8.– für jede weitere Person, auch die KI. 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte.
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