Drei Arten, Spesen zu vergüten
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet die effektive Vergütung, die Pauschale für einen Zeitabschnitt und die Vergütung nach einem genehmigten Spesenreglement (Rz 51). Für den Alltag im Kleinbetrieb sind die drei Zeilen dieser Tabelle nützlicher. Nur die letzte davon heisst Pauschalspesen, und die Verwechslung mit der mittleren ist der häufigste Fehler.
| Art der Vergütung | Beispiel | Im Lohnausweis |
|---|---|---|
| Effektiv gegen Beleg | Hotelrechnung, Bahnbillett, Parkgebühr | Kreuz bei Ziffer 13.1.1, wenn alle Vorgaben eingehalten sind |
| Einzelfallpauschale | CHF 30.00 je Hauptmahlzeit, CHF 20.00 Kleinspesen am Tag, 75 Rappen je Kilometer | Gilt als effektive Spese; ohne Betragsangabe, wenn alle Vorgaben eingehalten sind |
| Pauschale für einen Zeitabschnitt | Autopauschale CHF 350.00 im Monat, Repräsentationspauschale CHF 200.00 im Monat | Immer mit Betrag, unter Ziffer 13.2 |
Wofür eine Pauschale überhaupt gedacht ist
- Pauschale Repräsentationsspesen gehen an leitende Angestellte oder an das Aussendienstpersonal, für Kleinspesen, also in der Regel Einzelauslagen unter CHF 50.00, und für repräsentative Auslagen (Rz 56).
- Pauschale Autospesen gehen an Leute, die ihr Privatfahrzeug oft geschäftlich brauchen, in der Regel mehrere tausend Kilometer im Jahr (Rz 57).
- Übrige Pauschalspesen sind zum Beispiel eine Kostenbeteiligung an einen externen Arbeitsplatz. Die Art ist auf der Zeile zu nennen, eingetragen wird die Summe (Rz 58).
Für alle drei gilt derselbe Satz: «Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.» Eine Pauschale ist also eine Vereinfachung der Abrechnung, nicht ein zweiter Lohn ohne Abzüge.
Arbeitsrecht: die Pauschale braucht eine schriftliche Grundlage
Das Obligationenrecht erlaubt die Pauschale ausdrücklich, knüpft sie aber an Bedingungen. Als Auslagenersatz kann «durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag» eine feste Entschädigung festgesetzt werden, etwa ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung, «durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen» (OR Art. 327a Abs. 2). Deckt die Pauschale sie nicht, bleibt der Rest geschuldet: Abreden, wonach Mitarbeitende notwendige Auslagen selbst tragen, sind nichtig (Abs. 3).
AHV: beitragsfrei ist nur echter Auslagenersatz
Unkosten sind Auslagen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen; Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 1). Keine Unkostenentschädigungen sind regelmässige Entschädigungen für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort und für die übliche Verpflegung (Abs. 2). Für Pauschalen ist die Vorgabe des Bundesamts für Sozialversicherungen deutlich: Die Pauschalbeträge müssen den effektiven Unkosten zumindest gesamthaft gesehen entsprechen, und erscheinen sie übersetzt, prüft die Ausgleichskasse, ob sie den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen; andernfalls wird aufgerechnet (Wegleitung über den massgebenden Lohn, Rz 3014 und 3015). Klär den Betrag darum einmal mit deiner Treuhandstelle, bevor er zwölfmal im Jahr ausbezahlt wird.
Und auch eine Pauschale braucht einen Beleg, wenn auch einen anderen: Die Buchführung verlangt den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge (OR Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2). Für Pauschalspesen ist dieser Nachweis die schriftliche Grundlage, also der Arbeitsvertrag oder das Spesenreglement, zusammen mit der Auszahlung. Wie du effektive Spesen im Monat organisierst, steht im Ratgeber Spesen abrechnen im KMU.
Häufige Fragen
Sind Pauschalspesen AHV-pflichtig?
Soweit sie echten Auslagen entsprechen, nicht: Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 1). Erscheint die Pauschale übersetzt, prüft die Ausgleichskasse, ob sie den tatsächlichen Aufwendungen entspricht, und rechnet andernfalls auf (Wegleitung über den massgebenden Lohn, Rz 3015).
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis angeben?
Ja, mit Betrag, unter Ziffer 13.2. Das gilt für alle Mitarbeitenden und auch dann, wenn der Kanton ein Spesenreglement genehmigt hat (Wegleitung Rz 55). Bei einem genehmigten Reglement sind es sogar die einzigen Spesen, die betragsmässig erscheinen müssen.
Zählt die Mittagspauschale von CHF 30.00 als Pauschalspesen?
Nein. Das ist eine Einzelfallpauschale und gilt als effektive Spese (Rz 51 und 52). Hochrechnen auf die Arbeitstage ist ausdrücklich nicht zulässig. Wer jeden Monat einen festen Verpflegungsbetrag ausrichtet, zahlt damit eine Pauschale für einen Zeitabschnitt, und die gehört unter Ziffer 13.2 (Rz 51 und 55).
Wie hoch darf eine Autopauschale sein?
Einen festen Höchstbetrag nennt die Wegleitung nicht. Sie verlangt, dass die Pauschale ungefähr den effektiven Auslagen entspricht, und sie richtet sich an Leute, die in der Regel mehrere tausend Kilometer im Jahr geschäftlich fahren (Rz 57). Rechne die Pauschale darum aus Kilometern und Ansatz her, statt sie zu schätzen.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 327a: Auslagenersatz und feste Entschädigung
- Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 9: Unkosten
- ESTV und Schweizerische Steuerkonferenz: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026, Rz 51 bis 58
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung und Belegnachweis
- Schweizerische Steuerkonferenz: Spesen und Mustervorlagen für Spesenreglemente
- BSV: Wegleitung über den massgebenden Lohn in der AHV, IV und EO (WML), Rz 3001 bis 3015
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
