Drei verschiedene Dinge heissen im Alltag «Spesen»
Das Wort trägt im Büroalltag drei Bedeutungen, und sie folgen ganz unterschiedlichen Regeln. Wer sie vermischt, zahlt entweder AHV-Beiträge auf einem Betrag, der keine sind, oder schuldet Mehrwertsteuer auf einem Posten, den er für durchlaufend hielt.
| Was gemeint ist | Wer zahlt wem | Wonach es sich richtet |
|---|---|---|
| Auslagenersatz an Mitarbeitende | Der Betrieb an die angestellte Person | OR Art. 327a bis 327c, dazu der Gesamtarbeitsvertrag und das eigene Spesenreglement |
| Spesen auf der Kundenrechnung, etwa Anfahrt oder Kilometer | Der Kunde an den Betrieb | Die Offerte oder der Vertrag. Steuerlich Teil des Entgelts (MWSTG Art. 24 Abs. 1) |
| Bankspesen bei einer Zahlung | Der Kontoinhaber an die Bank | Die Konditionen der Bank, bei Auslandzahlungen die gewählte Gebührenregelung |
Was Spesen sind und was Lohn ist
- Spesen: die Fahrt vom vertraglichen Arbeitsort zum Einsatzort, Verpflegung an einem auswärtigen Arbeitsort, Übernachtung, Parkgebühren, Billette, Kleinmaterial, das jemand unterwegs selbst kauft.
- Spesen: die Benützung des privaten Autos für die Arbeit. Dafür sind die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt nach Mass des Gebrauchs zu vergüten, bei einem selbst gestellten Fahrzeug zusätzlich Abgaben, Haftpflichtprämie und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung (OR Art. 327b).
- Kein Spesenersatz: regelmässige Entschädigungen für den Weg von zu Hause zum gewöhnlichen Arbeitsort und für die übliche Verpflegung am Wohnort oder am gewöhnlichen Arbeitsort. Das gehört grundsätzlich zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 2).
- Kein Spesenersatz: der Teil einer Pauschale, der deutlich über den tatsächlichen Auslagen liegt. Unkosten sind Auslagen (AHVV Art. 9 Abs. 1), und was darüber hinausgeht, ist keine Unkostenentschädigung mehr. Pauschale Spesenvergütungen müssen darum in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
- Auszahlung: Der Auslagenersatz wird mit dem Lohn ausgerichtet. Wer regelmässig Auslagen hat, bekommt mindestens monatlich einen angemessenen Vorschuss (OR Art. 327c).
Die Ansätze 2026, bis zu denen du nichts deklarieren musst
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises nennt Werte, bis zu denen effektive Spesen im Lohnausweis nicht betragsmässig angegeben werden müssen. Hältst du alle ein, genügt ein Kreuz im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1.
| Auslage | Ansatz 2026 | Bedingung |
|---|---|---|
| Geschäftsfahrt mit dem Privatauto | höchstens 75 Rappen je Kilometer | Für die geschäftliche Benutzung |
| Mittag- oder Abendessen, effektiv | in der Regel höchstens CHF 35.00 | Gegen Beleg |
| Hauptmahlzeit als Einzelfallpauschale | höchstens CHF 30.00 | Keine Hochrechnung auf die Arbeitstage |
| Kleinspesen | gegen Beleg oder Tagespauschale bis CHF 20.00 | Soweit möglich gegen Beleg |
| Übernachtung, Bahn, Flug, Kundeneinladung | keine Obergrenze genannt | Gegen Beleg oder Originalquittung |
Effektiv, pauschal, mit Reglement
Die Wegleitung unterscheidet drei Wege: effektive Vergütung gegen Beleg oder als Einzelfallpauschale, pauschale Vergütung für einen Zeitabschnitt und Vergütung im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements. Ein solches Reglement ist keine Pflicht. Du kannst es bei der Steuerbehörde deines Sitzkantons zur Genehmigung einreichen; die anderen Kantone anerkennen es, wenn die Richtlinien der Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind. Im Lohnausweis steht dann unter Ziffer 15 der Vermerk, dass der Kanton das Reglement genehmigt hat.
Für den Alltag heisst das: Beleg schlägt Pauschale. Wie du den Monat organisierst, steht im Ratgeber Spesen abrechnen im KMU, die Zahlen zum Auto im Ratgeber Kilometerentschädigung 2026.
So macht es KIDESK
Belege fotografierst du mit dem Handy, KIDESK liest Lieferant, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus, und du prüfst und gibst frei. Hat jemand privat ausgelegt, hältst du das am Beleg fest; unter Belege und dort Rückerstattungen stehen die offenen Beträge je Person, bis du die Auszahlung abhakst. Die Beurteilung, ob deine Pauschale den Ansätzen der Steuerbehörde entspricht, nimmt dir KIDESK nicht ab, und eine Lohnbuchhaltung ist es nicht.
Häufige Fragen
Sind Spesen AHV-pflichtig?
Echter Auslagenersatz nicht: Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 1). Anders bei regelmässigen Entschädigungen für den Arbeitsweg von zu Hause zum gewöhnlichen Arbeitsort und für die übliche Verpflegung dort, die zählen grundsätzlich zum Lohn (Abs. 2). Ebenso der Teil einer Pauschale, der über den tatsächlichen Auslagen liegt.
Darf ich Spesen ohne Beleg auszahlen?
Die Frage hat zwei Teile. Arbeitsrechtlich darfst du durch schriftliche Abrede eine feste Entschädigung vereinbaren, solange sie alle notwendig entstehenden Auslagen deckt (OR Art. 327a Abs. 2). Steuerlich bleibt die Zahlung ohne Betragsangabe im Lohnausweis nur, wenn du die Ansätze der Randziffer 52 einhältst, also Einzelfallpauschalen bis CHF 30.00 je Hauptmahlzeit und Kleinspesen bis CHF 20.00 pro Tag, bei tatsächlicher Reisetätigkeit. Übernachtung, Bahn, Flug und Kundeneinladungen laufen gegen Beleg.
Brauche ich ein Spesenreglement?
Eine Pflicht dazu gibt es nicht. Ein genehmigtes Reglement schafft aber Rechtssicherheit, vor allem wenn du mit Monatspauschalen arbeitest. Du reichst es bei der Steuerbehörde deines Sitzkantons ein, inhaltlich nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz.
Gelten diese Regeln auch für mich als Inhaber einer Einzelfirma?
Nur sinngemäss. OR Art. 327a gilt im Arbeitsvertrag, und mit dir selbst hast du keinen. Deine Auslagen sind geschäftsmässig begründeter Aufwand und gehören mit Beleg in die Buchhaltung. Die Ansätze der Wegleitung sind trotzdem ein brauchbarer Massstab, weil die Steuerbehörde sie kennt.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 327a bis 327c: Auslagenersatz
- Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 9: Unkosten
- ESTV und Schweizerische Steuerkonferenz: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1.1.2026, Randziffern 51 bis 60
- Schweizerische Steuerkonferenz: Spesenreglemente und Mustervorlagen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
