Thema
Stunden, Rapporte und Spesen sauber erfassen.
Arbeitszeiterfassung, Regie- und Arbeitsrapporte, Fahrzeit, Spesen und wie aus Stunden eine Rechnung wird.
Ratgeber
- Zuschläge für Nacht und WochenendeWas du deinen Leuten schuldest und was du dem Kunden verrechnest, wie du Zuschläge ankündigst und warum null Prozent eine gültige Ansage ist.
- Regierapport schreiben: die VorlageVon, bis, Pause, Reisezeit, Material und Unterschrift: der Aufbau eines Rapports, aus dem die Rechnung ohne Rückfrage entsteht.
- Arbeitszeiterfassung Schweiz: Pflicht im KleinbetriebWer die Arbeitszeit erfassen muss, was genau aufzuzeichnen ist, wann die vereinfachte Erfassung reicht und was bei einer Kontrolle passiert. Mit Vereinbarung.
- Arbeitsrapport führen: Inhalt und BeweiswertWas auf einen Arbeitsrapport gehört, wie viel eine Unterschrift wert ist, wer im Streit was beweisen muss und wie lange du Rapporte aufbewahren musst.
- Fahrzeit und Anfahrt verrechnen (Schweiz)Die Anfahrt schuldet der Kunde nur, wenn sie vereinbart ist. Den Mitarbeitenden schuldest du nur die Mehrwegzeit. Mit Klauseln und Rechenbeispiel.
- Kilometerentschädigung Schweiz 2026: wann sie Lohn wird75 statt 70 Rappen pro Kilometer seit 1. Januar 2026. Wann die Entschädigung als Lohn gilt, was sie abdeckt und ein Rechenbeispiel mit 4'200 km.
- Material auf der Baustelle richtig erfassenWas nicht am selben Tag auf den Rapport kommt, ist meist verloren. Welche Angaben eine Materialzeile braucht und was für Material des Kunden gilt.
- Nacht- und Sonntagsarbeit: Bewilligung nötig?Nachtarbeit ab 23 Uhr und Sonntagsarbeit sind bewilligungspflichtig. Vorübergehend entscheidet der Kanton, dauerhaft das SECO. Zuschläge: 25 und 50 Prozent.
- Pausen nach Arbeitsgesetz: ab wann, wie lang, bezahlt?Eine Viertelstunde ab 5.5 Stunden, eine halbe ab 7, eine Stunde ab 9. Wann die Pause bezahlt werden muss und was du aufschreiben musst.
- Pikettdienst entschädigen und verrechnenBereitschaft ausserhalb des Betriebs ist keine Arbeitszeit, der Einsatz schon, samt Wegzeit. Was du zahlen musst, was der Vertrag regelt, was der Kunde trägt.
- Spesen abrechnen im KMU: Ansätze 2026Was als Spesen gilt, welche Ansätze die Steuerbehörde ohne Deklaration akzeptiert und wann sich ein Spesenreglement lohnt. Mit Monatsbeispiel.
- Stundenrapport per App statt auf ZettelnWas eine Stundenerfassung auf dem Handy können muss, damit sie dem Arbeitsgesetz genügt, und wo die Grenze zur Überwachung verläuft.
Fragen und Antworten
- Darf ich dem Kunden die Anfahrt verrechnen?Die Anfahrt ist geschuldet, wenn sie vereinbart ist. Ohne Abrede gilt OR Art. 374 und du trägst die Beweislast. Dazu drei Fälle, in denen nichts verrechnet wird.
- Ist die Fahrzeit zum Kunden Arbeitszeit?Der Weg von zu Hause zum üblichen Arbeitsort ist keine Arbeitszeit. Bei auswärtigen Einsätzen zählt die Mehrzeit. ArGV 1 Art. 13, mit Beispiel zum Nachrechnen.
- Muss der Kunde den Rapport unterschreiben?Eine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Beweisen musst trotzdem du (ZGB Art. 8). Was die Unterschrift bestätigt und was du bei Verweigerung tust.
- Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeitenden erfassen?Ja. Arbeitsgesetz Art. 46 und ArGV 1 Art. 73 verlangen tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Pausen ab 30 Minuten und Ruhetage. Fünf Jahre aufbewahren.
- Wie rechne ich Minuten in Dezimalstunden um?Minuten geteilt durch 60 ergibt Dezimalstunden: 45 Minuten sind 0.75. Mit Tabelle für 5-, 6- und 15-Minuten-Schritte und der Formel für Excel.
Vorlagen
- Arbeitsrapport Vorlage für Word und ExcelRapportzettel für den Einsatz beim Kunden, als Word- und Excel-Datei ohne Anmeldung. Mit Stunden, Material, Bemerkungen und Unterschrift des Kunden.
- Arbeitszeiterfassung Vorlage 2026 (Excel, Word)Monatsblatt für die Arbeitszeit als Excel- und Word-Datei, ohne Anmeldung. Mit Soll, Ist und Saldo und den Angaben, die ArGV 1 Art. 73 verlangt.
- Fahrtenbuch Vorlage für Word und ExcelFahrtenbuch zum Ausdrucken oder als Excel-Datei. Dazu die Rechnung: Privatanteil pauschal mit 0.9 Prozent im Monat oder effektiv nach Kilometern.
- Materialschein Vorlage für Word und ExcelMaterialschein und Materialrapport als Word- und Excel-Datei, ohne Anmeldung. Mit Herkunft, Menge, Retouren und Platz für Direktlieferungen.
- Regierapport Vorlage für Word und ExcelRegierapport als Word- und Excel-Datei, ohne Anmeldung. Mit Stunden je Person, Material, Geräten, Fremdleistungen und Unterschrift der Bauleitung.
- Serviceprotokoll Vorlage für WartungenProtokoll für Heizung, Lüftung und Sanitär: Anlage, Messwerte, Befund und nächster Service. Dazu die Pflicht zum Wartungsheft bei Kältemitteln.
- Spesenabrechnung Vorlage für Word und ExcelSpesenformular als Word- und Excel-Datei, ohne Anmeldung. Mit den Ansätzen, bis zu denen du im Lohnausweis nichts deklarieren musst: 75 Rappen pro Kilometer.
- Stundenrapport Vorlage: Word und Excel (Schweiz)Wochenrapport als Word- und Excel-Vorlage, ohne Anmeldung. Excel rechnet die Stunden aus Beginn, Ende und Pause. Mit den Angaben, die ArGV 1 Art. 73 verlangt.
- Tagesrapport Baustelle: Vorlage für Word und ExcelTagesrapport und Bautagebuch als Word- und Excel-Datei: Wetter, Personal, Geräte, Lieferungen, Anordnungen und Behinderungen auf einem Blatt.
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