Spesenabrechnung Vorlage für Word und Excel.

Spesen sind kein Lohn, solange sie Auslagen ersetzen

Eine Spesenzahlung ersetzt Geld, das jemand für die Arbeit ausgegeben hat. Solche Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn, auf ihnen fallen also keine AHV-Beiträge an (AHVV Art. 9 Abs. 1). Sobald eine Zahlung aber etwas anderes abgilt als eine Auslage, wird sie zu Lohn. Die Verordnung nennt den häufigsten Fall ausdrücklich: Regelmässige Entschädigungen für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort und für die übliche Verpflegung dort sind keine Unkostenentschädigung und gehören grundsätzlich zum massgebenden Lohn (Abs. 2).

Die Ansätze, bis zu denen du nichts deklarieren musst

Effektive Spesen müssen im Lohnausweis grundsätzlich mit Betrag stehen. Randziffer 52 der Wegleitung nennt aber Vorgaben, bei deren Einhaltung diese Pflicht entfällt. Dann genügt ein Kreuz im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1, und der Betrag bleibt weg.

Diese Ansätze sind Steuerrecht: Sie sagen, bis wohin du nichts deklarieren musst, nicht, was du deinen Leuten schuldest. Fällt dein Betrieb unter einen allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrag, etwa im Bauhauptgewerbe, im Maler- und Gipsergewerbe oder in der Elektrobranche, gelten dessen Regeln zu Mittagsentschädigung, Fahrten und Reisezeit zusätzlich, und sie können höher ausfallen. Ein GAV gilt nur in seinem Geltungsbereich, sachlich, örtlich und persönlich. Welcher GAV für dich gilt und was heute darin steht, findest du in der Liste der allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsverträge des SECO.

Einzelfallpauschale und Pauschalspesen sind zwei verschiedene Dinge

Die CHF 30.00 für eine auswärtige Hauptmahlzeit sind eine Einzelfallpauschale: Sie fällt nur an, wenn die Mahlzeit wirklich auswärts eingenommen wurde. Davon zu unterscheiden ist die Pauschalspesenvergütung, also ein fester Monatsbetrag. Solche Pauschalen sind bei allen Arbeitnehmenden im Lohnausweis betragsmässig anzugeben, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, und sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55). Eine pauschale Autoentschädigung ist nach der Wegleitung für Personen gedacht, die ihr Privatfahrzeug oft geschäftlich verwenden müssen, in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr (Rz 57).

Wer nicht nur effektiv nach Rz 52 vergütet, kann sich ein Spesenreglement von der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen lassen. Genehmigte Reglemente werden von den anderen Kantonen anerkannt, sofern die Richtlinien der Mustervorlagen für Spesenreglemente vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind (Rz 59). Im Lohnausweis steht dann unter Ziffer 15 der entsprechende Vermerk (Rz 60). Eine Pflicht dazu gibt es nicht. Für einen Betrieb, der nur Kilometer, Mahlzeiten und Kleinspesen vergütet, lohnt sich der Weg meist nicht.

Rechenbeispiel: ein Monteur im September

Ein Sanitärmonteur fährt mit dem eigenen Auto zu Kunden, isst an elf Tagen auswärts und übernachtet einmal auswärts, weil die Baustelle zu weit weg liegt. Sein Betrieb vergütet nach den Ansätzen der Wegleitung.

Alle vier Positionen halten die Vorgaben von Rz 52 ein. Darum genügt im Lohnausweis das Kreuz zu Ziffer 13.1.1, und der Betrag von CHF 964.00 muss dort nicht erscheinen. Würde derselbe Betrieb stattdessen jeden Monat pauschal CHF 900.00 überweisen, ohne Bezug zu den tatsächlichen Tagen, stünde dieser Betrag unter Ziffer 13.2 im Lohnausweis.

So füllst du die Vorlage aus

1. 01

   Kopf einmal einrichten

   Name, Funktion, Monat und das benutzte Fahrzeug eintragen. Den Kilometeransatz schreibst du einmal hin, damit später niemand rechnen muss, mit welchem Satz gerechnet wurde. Den Absender ersetzt du durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als eigene Vorlage.

2. 02

   Je Tag eine Zeile, nicht je Monat eine Summe

   Datum, Zweck mit Kunde oder Baustelle, gefahrene Kilometer und die Beträge nach Art. Der Zweck ist die wichtigste Spalte: Ohne ihn lässt sich später nicht mehr beurteilen, ob die Fahrt geschäftlich war.

3. 03

   Belege nummerieren

   Jeder Beleg bekommt eine Nummer, dieselbe Nummer steht in der Zeile. So findet die Treuhandstelle im Januar den Hotelbeleg vom September in zehn Sekunden.

4. 04

   Rechnen lässt du die Datei

   Die Excel-Datei summiert die Spalten mit Kilometern und Beträgen selbst. In Word trägst du die Summen von Hand ein. Die kursiven Beispielzeilen löschst du vorher.

5. 05

   Prüfen, freigeben, mit dem Lohn auszahlen

   Die vorgesetzte Person prüft und unterschreibt. Ausbezahlt wird der Auslagenersatz zusammen mit dem Lohn, sofern nichts Kürzeres verabredet oder üblich ist (OR Art. 327c Abs. 1).

Vier Fehler, die im Kleinbetrieb regelmässig vorkommen

• Spesen statt Lohnerhöhung. Eine Pauschale, der keine Auslagen gegenüberstehen, ist Lohn. Fällt das bei einer Arbeitgeberkontrolle der Ausgleichskasse auf, werden Beiträge nachgefordert, und zwar für alle betroffenen Jahre.
• Der Arbeitsweg läuft als Kilometerentschädigung. Regelmässige Entschädigungen für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort gehören zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 2). Der Weg zur auswärtigen Baustelle ist etwas anderes.
• Die Kilometer stehen nirgends. Ohne Aufzeichnung fehlt der Nachweis gegenüber der Steuerbehörde, und im Streitfall auch gegenüber der Mitarbeiterin. Eine Zeile pro Fahrt genügt.
• Auslagen werden auf die Mitarbeitenden abgewälzt. Abreden, wonach der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig (OR Art. 327a Abs. 3). Das gilt auch dann, wenn beide Seiten unterschrieben haben.

Aufbewahren musst du die Abrechnung samt Belegen zehn Jahre: Sie ist ein Buchungsbeleg (OR Art. 958f). Wie du das digital machst, ohne Schuhschachtel, steht im Ratgeber Belege digital aufbewahren. Was du für die Kilometer ansetzen darfst und was beim Geschäftsfahrzeug gilt, steht im Ratgeber Kilometerentschädigung 2026.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.