Arbeitsrapport, Regierapport, Stundenrapport: was ist was?
Die Begriffe sind nicht geschützt, und jeder Betrieb nennt sein Formular anders. Entscheidend ist nicht der Name auf dem Blatt, sondern wofür es gebraucht wird. Wer das auseinanderhält, merkt schnell, welche Felder auf seinem Formular fehlen.
| Dokument | Wofür | Was darauf gehört |
|---|---|---|
| Arbeitsrapport | Oberbegriff: Was bei einem Einsatz geschehen ist | Datum, Kunde, Objekt, Personen, Zeiten, Arbeit, Material |
| Regierapport | Abrechnung nach Aufwand statt nach Pauschale | dasselbe, plus Stundenansatz und Unterschrift des Kunden |
| Stundenrapport | Zeiten je Person und Tag, für Auswertung und Lohn | Person, Datum, von, bis, Pause |
| Tagesrapport oder Bautagebuch | Was auf der Baustelle an einem Tag lief | Wetter, anwesende Firmen, Behinderungen, Anordnungen |
| Verzeichnis nach Arbeitsgesetz | Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat | Arbeitszeit und ihre Lage, Ruhetage, Pausen ab 30 Minuten |
Die drei Aufgaben eines Rapports
- Gegenüber dem Kunden ist er der Nachweis für das, was du verrechnest. Ist kein fester Preis abgemacht, bemisst sich die Vergütung beim Werkvertrag nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen (OR Art. 374). Diesen Wert musst du beziffern können, und zwar nicht erst im Prozess, sondern schon auf der Rechnung.
- Im Betrieb ist er die einzige ehrliche Quelle für die Nachkalkulation. Wer wissen will, ob eine Pauschale getragen hat, braucht die tatsächlichen Stunden an der tatsächlichen Position, nicht die offerierten.
- Gegenüber der Behörde kann er einen Teil der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung abdecken, wenn er neben der Arbeitszeit auch deren Lage und die Pausen ab einer halben Stunde ausweist (ArGV 1 Art. 73). Sonst führst du zwei Systeme nebeneinander, und das macht niemand lange.
Warum der Rapport der Beweis ist
Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, hat ihr Vorhandensein zu beweisen (ZGB Art. 8). Übersetzt: Der Kunde muss nicht beweisen, dass ihr nur sechs Stunden dort wart. Du musst beweisen, dass es neun waren. Der Rapport ist dafür das naheliegende Mittel.
Als Urkunde gelten dabei nicht nur Papiere. Das Gesetz zählt ausdrücklich auch Zeichnungen, Pläne, Fotos, Filme, Tonaufzeichnungen und elektronische Dateien dazu (ZPO Art. 177). Ein PDF mit Unterschrift auf dem Tablet, ein Foto des ausgefüllten Rapportzettels und die Bestätigungsmail des Kunden sind also alle Urkunden. Das Gericht bildet sich seine Überzeugung nach freier Würdigung der Beweise (ZPO Art. 157): Es gibt keine Rangordnung, nach der Papier mehr zählt als eine Datei. Es zählt, was schlüssig, vollständig und zeitnah entstanden ist.
Sieben Dinge, die einen Rapport wertlos machen
- Blanko unterschrieben. Der Kunde unterschreibt morgens ein leeres Blatt, ausgefüllt wird es abends im Büro. Damit bestätigt die Unterschrift nichts, und das merkt jeder, der das Blatt anschaut.
- Am Freitag für die ganze Woche geschrieben. Was aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, ist ungenau, und Ungenauigkeiten gehen zulasten dessen, der beweisen muss.
- «Diverse Arbeiten». Zwei Wörter, die jede Kürzung einladen. Zwei bis vier Zeilen in der Sprache des Kunden kosten eine Minute und ersparen den Streit.
- Unterschriebene Stunden und verrechnete Stunden stimmen nicht überein. Wer acht Stunden fakturiert und fünf unterschreiben liess, hat den eigenen Beweis entwertet.
- Material fehlt. Was nicht auf dem Rapport steht, taucht auf der Rechnung aus dem Nichts auf. Menge und Einheit genügen, Preise müssen nicht darauf.
- Unterschrieben von jemandem ohne Befugnis. Die Mieterin, der Hauswart oder der Lernende des Bauherrn bestätigen den Aufwand nicht für den Auftraggeber. Lass unterschreiben, wer den Auftrag erteilt hat, und halte fest, in welcher Funktion.
- Nicht auffindbar. Ein Rapport, den nach zwei Jahren niemand mehr findet, ist rechtlich dasselbe wie keiner. Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren erst nach Jahren, so lange muss der Beleg greifbar bleiben.
Der Satz, der auf jeden Rapport gehört
Eine Unterschrift bestätigt nur das, was über ihr steht. Schreib deshalb ausdrücklich hin, was bestätigt wird, und was nicht. So kann der Kunde später nicht behaupten, er habe bloss die Anwesenheit quittiert, und du kannst nicht behaupten, er habe die Arbeit abgenommen.
Die aufgeführten Stunden, Fahrten und Materialien wurden so erbracht und bezogen. Die Bestätigung betrifft den Aufwand, nicht die Abnahme des Werks und nicht den Verzicht auf Mängelrechte. Name in Blockschrift: ______________________ Funktion: ______________________ Ort, Datum, Uhrzeit: ______________________ Unterschrift: ______________________
Fünf Jahre oder zehn Jahre aufbewahren?
Beide Fristen treffen auf denselben Zettel zu, und die längere gewinnt. Nach dem Arbeitsgesetz sind Verzeichnisse und Unterlagen nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Dient der Rapport zugleich als Grundlage deiner Rechnung, ist er ein Buchungsbeleg: also eine Aufzeichnung, die nötig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3). Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f).
Elektronisch ist ausdrücklich erlaubt: Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Ein Ordner mit PDF-Rapporten erfüllt das, ein Stapel Fotos auf einem Privathandy nicht zuverlässig. Mehr zur Aufbewahrung steht im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.
Der Weg vom Rapport zur Rechnung
- 01
Am selben Tag erfassen
Zeiten mit von, bis und Pause, Reisezeit getrennt, Arbeit in zwei bis vier Zeilen, Material mit Menge und Einheit. Wer es am Einsatzort ausfüllt, füllt es vollständig aus.
- 02
Vor Ort unterschreiben lassen
Vollständig ausgefüllt, mit Name in Blockschrift, Funktion und Datum. Ist niemand da, schick den Rapport noch am selben Tag per Mail mit der Bitte um eine kurze Bestätigung. Eine Antwortmail mit «passt so» ist im Zweifel mehr wert als gar nichts.
- 03
Im Büro prüfen und freigeben
Stimmen die Stunden mit dem Wochenplan überein? Fehlt eine Fahrt, ein Zuschlag, eine Position? Korrigiert wird vor der Freigabe, nicht nachher. Nach der Freigabe bleibt der Stand stehen, sonst weicht die Rechnung vom unterschriebenen Rapport ab.
- 04
Verrechnen, ohne abzutippen
Jede Zahl, die von Hand aus einem Rapport in eine Rechnung wandert, ist eine mögliche Abweichung zwischen dem, was unterschrieben wurde, und dem, was verrechnet wird. Genau diese Abweichung kostet dich im Streitfall die Position.
- 05
Ablegen, wo er in fünf Jahren noch ist
Beim Auftrag, nicht im Mailpostfach einer einzelnen Person. Der Rapport gehört zum Beleg, den du zehn Jahre aufbewahrst, und zur Arbeitszeiterfassung, die fünf Jahre greifbar sein muss.
So macht es KIDESK
In KIDESK hängt der Rapport am Auftrag. Zeiten trägst du mit Datum, von, bis und Pause ein, die Reisezeit in einem eigenen Feld. Eine Stoppuhr gibt es bewusst nicht, und im Erfassungsdialog wählst du, für wen die Stunden sind, auch für Mitarbeitende ohne eigenen Zugang. Der Kunde unterschreibt Rapport und Abnahme direkt auf dem Gerät, dazu kommen Mängelliste und Fotos. Das Büro gibt die Stunden frei, danach sind sie gesperrt, und aus denselben Zahlen entsteht die Rechnung, ohne dass jemand eine Stunde abtippt.
Aufträge und Rapporte in KIDESK Stunden erfassen und freigeben
Häufige Fragen
Muss der Kunde den Rapport unterschreiben?
Rechtlich zwingend ist es nicht, ein Vertrag über Handwerksarbeit ist formfrei. Praktisch ist die Unterschrift dein wichtigstes Beweismittel, weil du als Fordernder den Aufwand beweisen musst (ZGB Art. 8). Ohne Unterschrift hilft eine schriftliche Bestätigung per Mail am selben Tag.
Gilt ein Rapport auf dem Handy so viel wie einer auf Papier?
Ja. Elektronische Dateien sind ausdrücklich Urkunden (ZPO Art. 177), und das Gericht würdigt die Beweise frei (ZPO Art. 157). Entscheidend ist nicht das Trägermaterial, sondern ob der Rapport vollständig, zeitnah und nachvollziehbar entstanden ist.
Reicht der Rapport als Arbeitszeiterfassung nach Arbeitsgesetz?
Nur wenn er die verlangten Angaben enthält: die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage, die gewährten Ruhetage und die Pausen ab einer halben Stunde (ArGV 1 Art. 73). Ein Rapport, der bloss «8 Stunden» ausweist, genügt dafür nicht.
Wie lange muss ich Rapporte aufbewahren?
Als Unterlage zur Arbeitszeit mindestens fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2), als Buchungsbeleg zur Rechnung zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). In der Praxis heisst das: zehn Jahre, elektronisch erlaubt, solange alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann.
Der Kunde verweigert die Unterschrift. Was tun?
Halte auf dem Rapport fest, dass die Unterschrift verweigert wurde, mit Datum, Uhrzeit und Grund, und schick ihn noch am selben Tag per Mail. Widerspricht der Kunde nicht, ist das ein Indiz. Die Rechnung stellst du trotzdem, du musst den Aufwand dann aber anders belegen, etwa mit Fotos, Materialbezügen und der Aussage der Leute vor Ort.
Darf ich einen Rapport nachträglich korrigieren?
Korrigieren ja, heimlich überschreiben nein. Eine nachträgliche Änderung an einem unterschriebenen Rapport entwertet ihn. Richtig ist eine sichtbare Korrektur mit Datum und Kürzel oder ein zweiter Rapport, der die Ergänzung ausweist und den der Kunde ebenfalls bestätigt.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
