Gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren auch in der Schweiz?

Nein. Die acht Jahre stammen aus dem deutschen Recht, wo Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren sind (HGB § 257 Abs. 4, AO § 147 Abs. 3). In der Schweiz gelten zehn Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Dieselben zehn Jahre verlangen die Mehrwertsteuer (MWSTG Art. 70 Abs. 2) und die direkte Bundessteuer (DBG Art. 126 Abs. 3). Eine Schweizer Achtjahresfrist für Geschäftsunterlagen gibt es nicht.

Aufbewahrung 8 Jahre? In der Schweiz sind es 10

Drei Länder, drei Zahlen

Land	Bücher und Abschlüsse	Buchungsbelege	Grundlage
Schweiz	10 Jahre	10 Jahre	OR Art. 958f Abs. 1
Deutschland	10 Jahre	8 Jahre	HGB § 257 Abs. 4, AO § 147 Abs. 3
Österreich	7 Jahre	7 Jahre	§ 132 BAO

Deutschland kennt zusätzlich eine dritte Stufe: Handelsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre. Diese Kategorie gibt es im Schweizer Recht nicht.

Die Fristen beginnen ausserdem unterschiedlich. In Deutschland und Österreich läuft sie ab dem Schluss des Kalenderjahres, in der Schweiz ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Wer ein Geschäftsjahr vom 1. Juli bis zum 30. Juni führt, rechnet in der Schweiz also ab dem 30. Juni, nicht ab dem 31. Dezember.

Woher die Verwechslung kommt

Viele deutschsprachige Treffer zu «Aufbewahrungsfrist» stammen aus Deutschland. Dort gelten für Buchungsbelege acht Jahre, für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse dagegen weiterhin zehn (HGB § 257 Abs. 4). Die acht Jahre sind also nicht einmal in Deutschland die allgemeine Frist. Wer den Halbsatz aufschnappt und den Rest überliest, trägt eine Regel in die Schweiz, die es hier gar nicht gibt.

Achtung: Wer in der Schweiz Belege nach acht Jahren vernichtet, steht in den Jahren neun und zehn ohne Unterlagen da. Genau in dieser Zeit kann eine Kontrolle noch kommen: Die absolute Verjährung der Mehrwertsteuerforderung tritt erst zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein (MWSTG Art. 42 Abs. 6). Fehlen die Aufzeichnungen, schätzt die Steuerverwaltung die Steuer nach pflichtgemässem Ermessen ein (MWSTG Art. 79 Abs. 1).

Welche Schweizer Zahl wozu gehört

In Schweizer Texten tauchen durchaus andere Zahlen auf. Gemeint ist damit aber nicht die Aufbewahrung von Büchern und Belegen, sondern eine Verjährungsfrist oder eine besondere Art von Unterlagen.

Zahl	Worum es geht	Grundlage
5 Jahre	Verzeichnisse zur Arbeitszeit nach dem Arbeitsgesetz, nach Ablauf ihrer Gültigkeit	ArGV 1 Art. 73 Abs. 2
5 Jahre	Festsetzungsverjährung der Mehrwertsteuer, Veranlagungsverjährung der direkten Bundessteuer, Verjährung der AHV-Beiträge	MWSTG Art. 42 Abs. 1, DBG Art. 120 Abs. 1, AHVG Art. 16 Abs. 1
10 Jahre	Aufbewahrung von Büchern und Belegen, absolute Verjährung der Mehrwertsteuerforderung	OR Art. 958f Abs. 1, MWSTG Art. 42 Abs. 6
15 Jahre	Nach dieser Zeit ist das Recht, eine direkte Bundessteuer zu veranlagen, auf jeden Fall verjährt	DBG Art. 120 Abs. 4
20 Jahre	Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen	MWSTG Art. 70 Abs. 3
26 Jahre	Alle Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen nach der Praxis der ESTV, etwa Lieferantenrechnungen, Kaufverträge und Mietverträge	ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2

Die vollständige Liste mit allen Dokumentarten steht in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen.

Und wenn ich nach Deutschland fakturiere?

Die Aufbewahrungspflicht hängt an deinem Betrieb, nicht am Wohnsitz deiner Kundschaft. Ein Schweizer Betrieb führt und bewahrt seine Bücher nach Schweizer Recht auf, auch wenn die Hälfte der Rechnungen über die Grenze geht. Anders wird es erst, wenn du in Deutschland eine Betriebsstätte hast oder dort mehrwertsteuerlich registriert bist. Dann kommen die dortigen Pflichten dazu, und du klärst sie mit einer Fachperson in Deutschland.

Häufige Fragen

Gilt die Zehnjahresfrist auch für eine kleine Einzelfirma?

Ja. Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös musst du nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2). Bei der Aufbewahrung macht OR Art. 958f diesen Unterschied nicht: Deine Aufzeichnungen und die Belege dazu bleiben zehn Jahre.

Darf ich die Belege nach zehn Jahren wirklich vernichten?

Aus Sicht der Aufbewahrungspflicht ja. Warte trotzdem, bis kein Steuer- oder Gerichtsverfahren mehr läuft und keine Forderung offen ist, für die du den Beleg als Beweis brauchst. Unterlagen zu Liegenschaften bleiben zwanzig Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 3) und gehören deshalb in einen eigenen Ordner.

Zählt das Datum auf dem Beleg oder das Geschäftsjahr?

Das Geschäftsjahr. Die Frist beginnt mit dessen Ablauf (OR Art. 958f Abs. 1). Ein Beleg vom 4. Januar 2026 und einer vom 29. Dezember 2026 haben denselben Fristbeginn, nämlich den 31. Dezember 2026, wenn dein Geschäftsjahr dem Kalenderjahr folgt.

Gilt für Lohnunterlagen auch eine kürzere Frist?

Die Lohnbuchhaltung ist ein Hilfsbuch der Buchführung (GeBüV Art. 1 Abs. 3) und bleibt damit zehn Jahre. Nur die Verzeichnisse nach dem Arbeitsgesetz, also Arbeitszeit, Ruhetage und Pausen, haben eine eigene Frist von mindestens fünf Jahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2).

Ändert sich an der Frist etwas, wenn ich digital ablege?

Nein, die zehn Jahre bleiben. Elektronisch aufbewahren ist zulässig, wenn die Belege mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Was dabei zu beachten ist, steht unter Belege nur digital aufbewahren.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.