Wann eine Rechnung verjährt.

Welche Frist für deine Forderung gilt

Die allgemeine Frist beträgt zehn Jahre (OR Art. 127). Art. 128 zählt danach auf, was schon nach fünf Jahren verjährt, und diese Aufzählung trifft die meisten Rechnungen eines Kleinbetriebs. Der schnellste Weg zur Antwort: Suche deine Forderung in der Liste. Steht sie nicht dort, sind es zehn Jahre. Den letzten Tag rechnet dir der Verjährungs-Rechner aus.

Ab wann die Frist läuft

Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung (OR Art. 130 Abs. 1), nicht mit dem Tag der Arbeit und nicht mit dem Rechnungsdatum. Bei einer Rechnung mit Zahlungsfrist ist das der Verfalltag. Ist nichts vereinbart, kann die Leistung sogleich gefordert werden (OR Art. 75), die Forderung ist dann sofort fällig. Bei der Berechnung zählt der Tag, an dem die Frist zu laufen beginnt, nicht mit, und die Verjährung ist erst eingetreten, wenn der letzte Tag unbenützt verstrichen ist (OR Art. 132 Abs. 1).

Bei Teilrechnungen zählt jede Teilforderung für sich. Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, ist für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 2). Eine Akontorechnung aus dem Frühling 2021 kann darum verjährt sein, während die Schlussrechnung aus dem Herbst 2022 noch lebt. Zinsen und andere Nebenansprüche verjähren zusammen mit der Hauptforderung (OR Art. 133).

Was unterbricht und was nur so aussieht

Mit der Unterbrechung beginnt die Verjährung von Neuem (OR Art. 137 Abs. 1). Aus fünf Jahren werden also wieder fünf. Das ist der stärkste Hebel, den ein Betrieb mit alten offenen Posten hat, und er wird selten genutzt, weil viele glauben, Mahnen genüge.

In der Betreibung geht es sogar weiter: Erfolgt die Unterbrechung durch Schuldbetreibung, beginnt mit jedem Betreibungsakt die Verjährung von Neuem (OR Art. 138 Abs. 2). Zahlungsbefehl, Fortsetzungsbegehren und Pfändung setzen die Uhr also jedes Mal zurück. Wird die Forderung durch Ausstellung einer Urkunde anerkannt oder durch ein Urteil festgestellt, beträgt die neue Frist immer zehn Jahre (OR Art. 137 Abs. 2). Eine unterschriebene Schuldanerkennung macht aus fünf Jahren zehn.

Zwei Werkzeuge, die kaum jemand kennt

Der Verjährungsverzicht statt der Betreibung

Der Schuldner kann ab Beginn der Verjährung jeweils für höchstens zehn Jahre auf die Erhebung der Verjährungseinrede verzichten. Der Verzicht muss schriftlich erfolgen (OR Art. 141 Abs. 1 und 1bis). Das ist der freundliche Zwilling der Betreibung: Wenn ein Kunde zahlen will, aber gerade nicht kann, und du die Beziehung nicht zerstören willst, bittest du ihn um diese Erklärung statt um einen Zahlungsbefehl. In AGB kann übrigens nur die verwendende Partei selbst verzichten, nicht die Gegenseite.

Verzicht auf die Verjährungseinrede

Die unterzeichnende Partei [Name, Adresse] verzichtet gegenüber [Firma, Adresse] auf die Erhebung der Verjährungseinrede für die folgende Forderung:

Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag], fällig am [Datum], betreffend [Leistung].

Der Verzicht gilt bis zum [Datum, höchstens zehn Jahre ab Beginn der Verjährung]. Er stellt keine Anerkennung der Forderung dar und bedeutet keinen Verzicht auf andere Einreden und Einwendungen.

Ort, Datum:
Unterschrift:

Stillstand während Vergleichsgesprächen

Die Verjährung steht still während der Dauer von Vergleichsgesprächen, eines Mediationsverfahrens oder anderer Verfahren zur aussergerichtlichen Streitbeilegung, sofern die Parteien dies schriftlich vereinbaren (OR Art. 134 Abs. 1 Ziff. 8). Wer über Monate über eine Mängelrüge verhandelt, sollte diesen Satz kennen. Achte auf die Form: «Schriftlich» heisst im Obligationenrecht, dass alle Verpflichteten unterschreiben (OR Art. 13 Abs. 1). Eine Mail allein genügt dafür nicht, ein von beiden Seiten unterzeichneter Dreizeiler schon. Nach Ablauf des Tages, an dem die Gespräche enden, läuft die Verjährung weiter (Abs. 2).

Verjährt heisst nicht weg

Eine verjährte Forderung besteht weiter, sie lässt sich nur nicht mehr durchsetzen, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft. Das Gericht darf die Verjährung nicht von Amtes wegen berücksichtigen (OR Art. 142). Zahlt jemand eine verjährte Schuld freiwillig, ist die Rückforderung ausgeschlossen (OR Art. 63 Abs. 2). Eine höfliche Anfrage lohnt sich deshalb auch nach Jahren noch.

In der Betreibung muss der Schuldner die Verjährung selbst vorbringen. Bei der definitiven Rechtsöffnung ist das ausdrücklich vorgesehen: Das Gericht erteilt sie, wenn der Betriebene nicht durch Urkunden beweist, dass die Schuld getilgt oder gestundet ist, oder die Verjährung anruft (SchKG Art. 81 Abs. 1). Rechnen solltest du trotzdem damit. Eine Betreibung für eine offensichtlich verjährte Forderung kostet dich Gebühren und bringt dir nichts, siehe Rechtsvorschlag erhalten: was nun.

Ausbuchen: was mit der Mehrwertsteuer passiert

Fällt eine Forderung endgültig aus, korrigierst du nicht nur den Debitor. Das Mehrwertsteuergesetz sagt: Wird das mit dem Leistungsempfänger vereinbarte Entgelt korrigiert, ist im Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird, eine Anpassung der Umsatzsteuerschuld vorzunehmen (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, hat die Steuer noch gar nicht abgeliefert. Ob und wann du einen Forderungsausfall so behandeln musst, hängt an deiner Abrechnungsart und am Zeitpunkt der Buchung. Klär das einmal mit deiner Treuhänderin.

Der Jahresrundgang durch die offenen Posten

1. 01

   Einmal im Jahr nach Fälligkeit sortieren

   Nicht nach Rechnungsdatum, nach Fälligkeit. Alles, was älter als vier Jahre ist, kommt auf eine eigene Liste. Der beste Zeitpunkt ist der Januar, weit weg von den Betreibungsferien im Juli.

2. 02

   Je Posten entscheiden

   Eine kleine Abschlagszahlung, eine unterschriebene Ratenvereinbarung oder ein Verjährungsverzicht setzen die Frist neu in Gang. Bringt das nichts, unterbricht das Betreibungsbegehren, und zwar mit jedem weiteren Betreibungsakt erneut.

3. 03

   Unterlagen beisammenhalten

   Offerte, Rapporte, Lieferscheine und Mahnungen. Was du nicht belegen kannst, kannst du nicht durchsetzen. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher passt gut zur längeren Verjährungsfrist, siehe Aufbewahrungspflicht für Belege.

4. 04

   Den Rest ehrlich ausbuchen

   Eine Forderung, die seit Jahren in der Liste steht und nie kommt, verfälscht dein Bild vom Betrieb. Abschreiben ist kein Scheitern, sondern Buchhaltung.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.