Diese Seite listet alle Dokumentarten auf, die in einem Kleinbetrieb anfallen, mit der Frist und dem Artikel dazu. Wie du Belege ablegst, damit sie in zehn Jahren noch etwas taugen, steht im Ratgeber Zehn Jahre: was du aufbewahren musst und wie.
Die Grundregel: zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres
Das Obligationenrecht nennt vier Arten von Unterlagen: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Alle vier sind zehn Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Das ist der Punkt, an dem die meisten falsch rechnen: Nicht der Beleg vom 14. März hat seinen eigenen Fristbeginn, sondern das ganze Geschäftsjahr, in dem er liegt.
- Geschäftsjahr
- 01.01.2026 bis 31.12.2026
- Ältester Beleg im Ordner
- 04.01.2026
- Jüngster Beleg im Ordner
- 29.12.2026
- Fristbeginn: Ablauf des Geschäftsjahres
- 31.12.2026
- Dauer nach OR Art. 958f Abs. 1
- zehn Jahre
- Frühestens entsorgen ab
- 01.01.2037
Ein Buchungsbeleg ist mehr als eine Rechnung. Das Gesetz definiert ihn weit: alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3). Ein Lieferschein, eine Mailbestätigung über einen Rabatt oder das Abnahmeprotokoll gehören dazu, sobald sie erklären, warum eine Zahl in der Buchhaltung so und nicht anders lautet.
Alle Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher: Hauptbuch mit Konten und Journal, Hilfsbücher wie Debitoren, Kreditoren, Lohnbuchhaltung | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | OR Art. 958f Abs. 1, GeBüV Art. 1 |
| Buchungsbelege: Ausgangsrechnungen, Lieferantenrechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Kassenbelege | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | OR Art. 958f Abs. 1, Art. 957a Abs. 3 |
| Geschäftsbericht und Revisionsbericht | 10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet | OR Art. 958f Abs. 1 und 2 |
| Arbeitsanweisungen zur Buchführung und Ablage | gleich lang wie die Bücher, die danach geführt wurden | GeBüV Art. 4 Abs. 2 |
| Protokolle über die Übertragung von Daten auf einen anderen Träger | zusammen mit den übertragenen Daten | GeBüV Art. 10 Abs. 3 |
| Aufzeichnungen über Zugriffe und Zutritte zum Archiv | gleich lang wie die Datenträger selbst | GeBüV Art. 8 |
| Mehrwertsteuer: Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen | bis zur absoluten Verjährung, also 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | MWSTG Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 |
| Mehrwertsteuer: Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen | 20 Jahre | MWSTG Art. 70 Abs. 3 |
| Mehrwertsteuer, Praxis der ESTV: alle Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen, etwa Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge | 26 Jahre | ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2 |
| Direkte Bundessteuer: Geschäftsbücher und Belege von Selbständigen und juristischen Personen | 10 Jahre | DBG Art. 126 Abs. 3 |
| Arbeitsgesetz: Verzeichnisse zu Personalien, Arbeitszeit, Ruhetagen und Pausen | mindestens 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit | ArG Art. 46, ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 |
| Aktienbuch, Geschäftsbücher und Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen nach der Löschung einer Aktiengesellschaft | 10 Jahre nach der Löschung, an einem sicheren Ort | OR Art. 747 Abs. 1 |
Personaldossier, Verträge, Korrespondenz: was das Gesetz nicht nennt
Im Obligationenrecht steht keine eigene Frist für Personaldossiers, Verträge oder Briefwechsel. Anders als in Deutschland kennt das Schweizer Recht keine Kategorie «Handelsbriefe» mit eigener Frist. Trotzdem landen diese Unterlagen fast immer bei zehn Jahren, aus zwei Richtungen.
- Als Buchungsbeleg. Was erklärt, warum eine Buchung so aussieht, ist Buchungsbeleg (OR Art. 957a Abs. 3): der Werkvertrag zur Schlussrechnung, die Nachtragsvereinbarung, die Mail mit dem gewährten Rabatt.
- Über die Mehrwertsteuer. Bist du steuerpflichtig, verlangt das Gesetz mehr als das Obligationenrecht: «Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen» (MWSTG Art. 70 Abs. 2). Geschäftspapiere sind ausdrücklich dabei, also auch Verträge und Offerten, die den Umsatz erklären.
- Lohnabrechnungen sind Teil der Lohnbuchhaltung und damit ein Hilfsbuch (GeBüV Art. 1 Abs. 3): zehn Jahre.
- Arbeitszeit- und Pausenverzeichnisse: mindestens fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2).
- Bewerbungsunterlagen von Personen, die du nicht angestellt hast, sind weder Buchungsbeleg noch Arbeitsgesetz-Verzeichnis. Für sie gilt die Gegenrichtung: löschen, sobald der Zweck erfüllt ist.
Die Gegenrichtung heisst Datenschutz. Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig sind (DSG Art. 6 Abs. 4). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, geht sie vor: Eine Bearbeitung, die durch Gesetz gerechtfertigt ist, verletzt die Persönlichkeit nicht widerrechtlich (DSG Art. 31 Abs. 1). Danach kehrt sich die Lage um: Wer Kundendaten ohne Grund weiter aufbewahrt, hat nicht mehr Sicherheit, sondern ein Datenschutzproblem. Mehr dazu im Ratgeber Das Datenschutzgesetz im Kleinbetrieb.
Wenn mehrere Fristen auf dasselbe Papier zeigen
Eine Handwerkerrechnung für den Umbau eines Geschäftshauses ist Buchungsbeleg (zehn Jahre), Beleg für die direkte Bundessteuer (zehn Jahre) und, wenn du die Vorsteuer geltend gemacht hast oder die Nutzung der Liegenschaft später ändert, Grundlage für die Einlageentsteuerung oder den Eigenverbrauch. Dann sind es nach Gesetz zwanzig Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 3). Die Steuerverwaltung verlangt in ihrer Praxis für alle Geschäftsunterlagen zu Liegenschaften sogar 26 Jahre, ausdrücklich auch für Lieferantenrechnungen (MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2). Es gilt immer die längste Frist, und zwar für das ganze Dokument, nicht für einen Teil davon.
- Bauleistungen netto
- CHF 412'000.00
- Mehrwertsteuer 8.1 Prozent
- CHF 33'372.00
- Rechnungsbetrag
- CHF 445'372.00
- Frist als Buchungsbeleg (OR Art. 958f)
- bis 31.12.2036
- Frist als Unterlage zu einer Immobilie (MWSTG Art. 70 Abs. 3)
- 20 Jahre
- Frist nach der Praxis der ESTV (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2)
- 26 Jahre
- Diese Rechnung bleibt
- 26 Jahre, nicht 10
Wann die zwanzig oder sechsundzwanzig Jahre genau zu laufen beginnen, sagen weder das Gesetz noch die ESTV so deutlich wie bei der Zehnjahresfrist. Sicher ist die Dauer. Rechne darum vorsichtshalber ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung liegt. Praktisch heisst das: Belege zu Liegenschaften, Umbauten und grossen Anlagen gehören in einen eigenen Ordner, der beim Aufräumen nicht mitgeht. Wer sie mit den laufenden Jahresordnern mischt, entsorgt sie nach zehn Jahren zusammen mit dem Rest.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen
Zweierlei. Erstens die Busse. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, steht sie ausdrücklich im Gesetz: Wer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, aufbewahrt oder vorlegt, wird mit Busse bestraft (MWSTG Art. 98 Bst. e). Bei der direkten Bundessteuer trifft die Busse, wer eine Verfahrenspflicht trotz Mahnung nicht erfüllt: bis CHF 1'000.00, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis CHF 10'000.00 (DBG Art. 174). Zweitens, und meistens teurer: Die Behörde schätzt. Bei der Mehrwertsteuer sagt das Gesetz ausdrücklich, dass die Steuerverwaltung die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen einschätzt, wenn keine oder nur unvollständige Aufzeichnungen vorliegen (MWSTG Art. 79 Abs. 1). Bei der direkten Bundessteuer gilt dasselbe, wenn die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht einwandfrei ermittelt werden können (DBG Art. 130 Abs. 2). Eine Ermessensveranlagung kannst du danach nur noch wegen offensichtlicher Unrichtigkeit anfechten (DBG Art. 132 Abs. 3), und den Beweis dafür musst du führen.
Dazu kommt der zivilrechtliche Teil. Wer eine Forderung einklagt oder sich gegen eine wehrt, braucht die Unterlagen als Beweis. Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren in fünf Jahren, andere in zehn (OR Art. 127 und 128). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Verjährung von Forderungen.
Muss alles auf Papier bleiben?
Nein. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Nur Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet bleiben (Abs. 2). Welche Anforderungen die Geschäftsbücherverordnung an die elektronische Ablage stellt, steht im Ratgeber Belege nur digital aufbewahren.
So macht es KIDESK
KIDESK ist die Ablage für das, was im Betrieb entsteht: Rechnungen, Offerten, fotografierte Belege mit ausgelesenem Betrag, Datum und Steuersatz. Am Beleg steht, wer was wann geändert hat. Für Monat, Quartal oder Jahr packt KIDESK ein Paket für die Treuhandstelle: Buchungsliste als CSV, eine Fassung für Banana und alle Belegdateien. Exportieren kannst du deine Daten jederzeit selbst. Was KIDESK nicht übernimmt, ist die Pflicht: Wie lange du welches Dokument behältst und wann du es löschst, entscheidest du. Eine Finanzbuchhaltung mit Kontenplan und Bilanz gehört ebenfalls nicht dazu, die führt deine Treuhänderin.
Häufige Fragen
Ab wann laufen die zehn Jahre genau?
Ab dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab dem Belegdatum (OR Art. 958f Abs. 1). Deckt sich dein Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr, sind Belege aus dem Jahr 2026 also bis Ende 2036 aufzubewahren. Bei einem abweichenden Geschäftsjahr zählt dessen letzter Tag.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Die Lohnbuchhaltung ist ein Hilfsbuch der Buchführung (GeBüV Art. 1 Abs. 3) und fällt damit unter die Zehnjahresfrist. Die Verzeichnisse zur Arbeitszeit nach dem Arbeitsgesetz haben eine eigene, kürzere Frist von mindestens fünf Jahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Beitragsforderungen der AHV verjähren in der Regel fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, für das sie geschuldet sind; bei den persönlichen Beiträgen der Selbständigerwerbenden endet die Frist erst ein Jahr nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die massgebende Steuerveranlagung rechtskräftig wurde (AHVG Art. 16 Abs. 1).
Gilt die Zehnjahresfrist auch, wenn ich unter CHF 500'000.00 Umsatz bleibe?
Ja. Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös musst du nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2). Die Aufbewahrungspflicht in OR Art. 958f macht diese Unterscheidung nicht: Deine Aufzeichnungen und die Belege dazu bleiben zehn Jahre.
Was ist mit Unterlagen zu einer Liegenschaft?
Unterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs bei unbeweglichen Gegenständen gebraucht werden, sind zwanzig Jahre aufzubewahren (MWSTG Art. 70 Abs. 3). Gemeint sind Bauabrechnungen, Umbaurechnungen und alles, woraus sich die bezogene Vorsteuer ergibt. Leg sie getrennt ab, sonst gehen sie beim Aufräumen nach zehn Jahren mit.
Muss ich die Unterlagen einer gelöschten Firma weiter aufbewahren?
Ja. Bei der Aktiengesellschaft sagt es das Gesetz ausdrücklich: Aktienbuch, Geschäftsbücher und das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen samt den Belegen dazu bleiben zehn Jahre nach der Löschung an einem sicheren Ort, den die Liquidatoren bezeichnen (OR Art. 747 Abs. 1). Wer eine Einzelfirma aufgibt, behält seine Unterlagen ebenfalls, denn Steuer- und Zivilverfahren enden nicht mit der Löschung im Handelsregister.
Darf ich nach Ablauf der Frist alles vernichten?
Aus Sicht der Aufbewahrungspflicht ja, und aus Sicht des Datenschutzes ist es sogar der Normalfall: Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr nötig sind (DSG Art. 6 Abs. 4). Warte trotzdem, bis kein Verfahren mehr läuft und keine Forderung mehr offen ist, für die du den Beleg als Beweis brauchst.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a und 958f: Buchführung, Buchungsbeleg und Aufbewahrung
- Obligationenrecht (OR), Art. 747: Aufbewahrung nach der Löschung einer Aktiengesellschaft
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431)
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70: Buchführung und Aufbewahrung, dazu Art. 42 Abs. 6, Art. 79 und Art. 98
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 126 Abs. 3, Art. 130 Abs. 2, Art. 132 Abs. 3 und Art. 174
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und andere Unterlagen
- Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG), Art. 16: Verjährung der Beiträge
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6: Grundsätze der Bearbeitung
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.4.2 Aufbewahrungsdauer: 26 Jahre für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
