Thema
Daten schützen, Belege aufbewahren.
Das Datenschutzgesetz im Kleinbetrieb, Aufbewahrungsfristen, digitale Archivierung und was mit Kundendaten erlaubt ist.
Ratgeber
- Belege zehn Jahre aufbewahrenWas aufbewahrt werden muss, was die elektronische Ablage verlangt, wozu der Hash dient und warum das versandte PDF das Original ist.
- Aufbewahrungsfristen Schweiz: Tabelle mit GesetzesartikelZehn Jahre für Bücher und Belege, fünf für die Arbeitszeit, zwanzig für Liegenschaften. Jede Frist mit Artikel, Startdatum und was als Papier bleiben muss.
- Belege digital aufbewahren: was erlaubt istElektronisch aufbewahren ist zulässig, Papier ist nicht vorgeschrieben. Was die GeBüV verlangt, was unterschrieben bleiben muss und was «revisionssicher» heisst.
- Cloud-Software und Datenschutz: die PrüflisteWelche Fragen du dem Anbieter stellst, was der AVV regeln muss, wo die Daten liegen dürfen und wie du die zehnjährige Aufbewahrung sicherstellst.
- Datenschutzgesetz Schweiz: was KMU tun müssenInformationspflicht, Datensicherheit, Auskunft in 30 Tagen, Meldung schwerer Pannen. Unter 250 Mitarbeitenden brauchst du in der Regel kein Verzeichnis.
- Datenpanne im Betrieb: melden oder nicht?Handy weg, Laptop gestohlen, Trojaner im Netz: Wann du dem EDÖB melden musst, was in die Meldung gehört und was du in den ersten Stunden tust.
- Fotos auf der Baustelle: Datenschutz und RechtFürs Arbeiten fotografieren darfst du fast immer, fürs Werben brauchst du eine Einwilligung. Die Regeln für Objekt, Kunde und Team, mit Klausel zum Kopieren.
- Kundendaten speichern: was das DSG erlaubtWelche Angaben du über Kunden führen darfst, wie Notizen formuliert sein müssen, wann du Bonität prüfen darfst und wie lange die Daten bleiben dürfen.
- Newsletter an Kunden: was erlaubt istMassenwerbung per Mail braucht die Einwilligung, ausser bei eigenen Kunden für ähnliche Leistungen. UWG Art. 3 Abs. 1 Bst. o, mit Sätzen zum Kopieren.
Fragen und Antworten
- Braucht mein Betrieb einen Datenschutzberater?Für private Unternehmen ist die Datenschutzberaterin freiwillig (DSG Art. 10). Was sie bringt, wann sie sich lohnt und wo die DSGVO andere Regeln hat.
- Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?Ja, für Buchungsbelege. Papier ist nirgends vorgeschrieben. Vier Dokumente behältst du trotzdem im Original, und der Scan muss diese fünf Bedingungen erfüllen.
- Gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren auch in der Schweiz?Acht Jahre ist eine deutsche Regel für Buchungsbelege. In der Schweiz sind es zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, bei Liegenschaften zwanzig.
- Gilt die DSGVO auch für meinen Schweizer Betrieb?Die DSGVO trifft einen Schweizer Betrieb nur in drei Fällen. Was «anbieten» heisst, wann ein Vertreter in der EU nötig ist und welche Busse woher stammt.
- Wie lange muss ich Offerten und Korrespondenz aufbewahren?Angenommene Offerten sind Buchungsbelege und bleiben zehn Jahre. Für abgelehnte gibt es keine Frist. Warum das OR die Korrespondenz nicht mehr nennt.
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