Belege nur digital aufbewahren: so wird es sauber.

Was digital darf und was unterschrieben bleiben muss

Das Obligationenrecht trennt in Art. 958f zwei Gruppen, und dieser eine Satz Unterschied entscheidet, was du einscannen und was du behalten musst.

Was die Geschäftsbücherverordnung verlangt

Die Einzelheiten stehen in der Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV. Die Verordnung ist kurz, zwölf Artikel, und fast alles darin lässt sich in einem Satz sagen: Was du ablegst, muss echt, auffindbar, lesbar und nachvollziehbar bleiben.

• Integrität (Art. 3). Bücher und Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt. Nicht «nicht änderbar», sondern «Änderung erkennbar».
• Verfügbarkeit (Art. 6). Eine berechtigte Person muss bis zum Ende der Frist einsehen und prüfen können. Dazu gehören auch die Geräte und, wenn nötig, jemand, der sie bedient. Auf Verlangen muss sich ein Buch auch ohne Hilfsmittel lesbar machen lassen.
• Organisation und Archiv (Art. 7 und 8). Archiviertes wird von Laufendem getrennt oder gekennzeichnet, die Verantwortung ist geregelt und dokumentiert, die Informationen sind systematisch inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugriffe und Zutritte werden aufgezeichnet.
• Dokumentation (Art. 4). Je nach Grösse des Geschäfts hältst du in einer Arbeitsanweisung fest, wie die Ablage funktioniert: Zuständigkeiten, Abläufe, verwendete Programme. Diese Anweisung bewahrst du gleich lang auf wie die Bücher, die danach geführt wurden.
• Sorgfalt (Art. 5) und Prüfung (Art. 10 Abs. 1). Sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt, und die Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Eine zweite Kopie an einem anderen Ort schreibt die Verordnung nicht ausdrücklich vor; ohne sie hängt deine ganze Ablage an einem Gerät.

Unveränderbar oder veränderbar: der Unterschied, der zählt

Die GeBüV lässt zwei Arten von Informationsträgern zu (Art. 9). Unveränderbare Träger sind namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Veränderbare Träger, und dazu zählt die Verordnung ausdrücklich Festplatten, Wechselplatten und Halbleiterspeicher, sind nur unter vier Bedingungen zulässig.

1. 1.Es kommen technische Verfahren zum Einsatz, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten. Die Verordnung nennt als Beispiel digitale Signaturverfahren.
2. 2.Der Zeitpunkt der Speicherung ist unverfälschbar nachweisbar, zum Beispiel durch einen Zeitstempel.
3. 3.Die weiteren Vorschriften über den Einsatz dieser Verfahren sind eingehalten.
4. 4.Die Abläufe sind festgelegt und dokumentiert, und die Hilfsinformationen dazu, also Protokolle und Log-Dateien, werden ebenfalls aufbewahrt.

Ein Ordner mit PDF-Dateien auf einer normalen Festplatte ist damit ein veränderbarer Träger. Er erfüllt die Verordnung nicht von allein, sondern erst zusammen mit dem Verfahren, das eine Änderung erkennbar macht, und mit den Protokollen dazu. Praktisch führt das zu drei Wegen: ein Archiv auf einem Datenträger, der nur einmal beschrieben werden kann, ein Programm, das jede Änderung protokolliert und den Inhalt mit einer Prüfsumme festhält, oder die Ablage bei einem Anbieter, der beides für dich macht und dir sagt, wie.

Darf ich das Papier nach dem Scannen wegwerfen?

Für Buchungsbelege sagt das Gesetz nirgends, dass das Original auf Papier bleiben muss. Wer sauber scannt und nach den Regeln oben ablegt, darf die Quittung entsorgen. Drei Fälle nimmst du trotzdem aus, und zwar nicht wegen der Buchhaltung, sondern wegen des Beweises im Streitfall.

• Verträge mit Originalunterschrift, Bürgschaften und alles, wofür das Gesetz eine besondere Form verlangt. Solche Papiere sind zwar oft auch Buchungsbeleg, ihr Wert liegt aber in der Urkunde selbst.
• Geschäftsbericht und Revisionsbericht, weil das Gesetz für sie ausdrücklich die unterzeichnete Schriftform verlangt (OR Art. 958f Abs. 2).
• Amtliche Formulare, für die eine Vorschrift das Original verlangt. Solche Regeln stehen im Spezialgesetz, nicht im Buchhaltungsrecht. Ein Beispiel: Wer Leistungen an diplomatische Missionen oder internationale Organisationen steuerbefreit abrechnet, bewahrt die dafür verwendeten amtlichen Formulare im Original auf, ausser sie wurden elektronisch übermittelt (MWSTV Art. 147).

Umgekehrt gibt es einen Beleg, den du besser nicht nur auf Papier lässt: den Kassenzettel auf Thermopapier. Er verblasst mit der Zeit, je nach Lagerung lange vor Ablauf der zehn Jahre. Fotografiere ihn am Tag, an dem du ihn bekommst. Ein leeres graues Stück Papier erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht besser als gar keines. Ein eigener Beitrag zu dieser Frage steht unter Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?.

Was die Steuerverwaltungen dazu sagen

Hier hält sich hartnäckig die Vorstellung, die Steuerverwaltung verlange eigene Nachweise für elektronische Belege. Die Verordnung sagt das Gegenteil: Für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege gelten die Artikel 957 bis 958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung (MWSTV Art. 122). Es gibt also keine zweite Hürde neben der GeBüV, sondern genau dieselbe.

• Mehrwertsteuer: Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen sind bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (MWSTG Art. 70 Abs. 2 mit Art. 42 Abs. 6). Wie, regelt der Bundesrat, und er verweist auf OR und GeBüV.
• Direkte Bundessteuer: Selbständige und juristische Personen bewahren Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre auf. «Die Art und Weise der Führung und der Aufbewahrung richtet sich nach den Artikeln 957 bis 958f OR» (DBG Art. 126 Abs. 3). Wieder dieselbe Regel.
• Beweis: Im Mehrwertsteuerverfahren gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung, und es ist ausdrücklich unzulässig, Nachweise nur vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Ein Vorsteuerabzug fällt also nicht deshalb weg, weil das Papier fehlt.

Das heisst nicht, dass der Inhalt egal ist. Der Vorsteuerabzug hängt weiter daran, dass dir die Steuer in Rechnung gestellt wurde (MWSTG Art. 28 Abs. 1 Bst. a) und dass du nachweisen kannst, dass du sie bezahlt hast (Art. 28 Abs. 3). Welche Angaben ein Beleg dafür tragen muss, steht im Ratgeber Vorsteuerabzug: welche Belege genügen.

Was «revisionssicher» heisst und was nicht

Das Wort «revisionssicher» steht weder im Obligationenrecht noch in der Geschäftsbücherverordnung noch im Mehrwertsteuergesetz. Es ist ein Verkaufswort. Nützlich wird es erst, wenn jemand sagt, welche der Anforderungen sein Programm erfüllt und welche bei dir bleiben. Diese vier Fragen kannst du jedem Anbieter stellen, und die Antworten lassen sich prüfen.

1. 1.Wie wird eine nachträgliche Änderung an einer abgelegten Datei erkennbar, und wo sehe ich das?
2. 2.Wird der Zeitpunkt der Ablage festgehalten, und lässt sich das nachweisen (GeBüV Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 2)?
3. 3.Bekomme ich alle Belege jederzeit als Dateien heraus, ohne Anfrage und ohne Gebühr, und in welchem Format?
4. 4.Was passiert mit dem Archiv, wenn ich kündige oder der Anbieter aufhört?

Die Aufbewahrungspflicht trifft dich, nicht deinen Anbieter. Deshalb ist die dritte Frage die wichtigste. Mach die Probe einmal im Jahr: alles herunterladen, eine Datei öffnen, prüfen, ob die Listen brauchbar sind. Dieselbe Übung brauchst du ohnehin, wenn deine Treuhandstelle ein Paket verlangt, siehe Belege übergeben.

In sechs Schritten zur digitalen Ablage

1. 01

   Einen Ort festlegen

   Ein Programm oder ein Ordner, nicht drei. Belege, die in der Mail-App, auf dem Handy und im Programm verteilt liegen, sind nicht auffindbar im Sinn von GeBüV Art. 6.

2. 02

   Nach Jahr und Art ordnen

   Ein Beleg, eine Datei, ein Name, aus dem Datum, Lieferant und Betrag hervorgehen. Keine Sammel-PDF mit vierzig Quittungen, denn sie lässt sich weder einzeln zuordnen noch einzeln vorlegen.

3. 03

   Sofort erfassen statt sammeln

   Fotografiere Quittungen am selben Tag. Fehlt eine Angabe, etwa die Nummer, unter der dein Lieferant im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a), holst du sie in derselben Woche nach. Nach acht Monaten weiss beim Lieferanten niemand mehr, worum es ging.

4. 04

   Die Arbeitsanweisung schreiben

   Eine Seite genügt: Wer legt ab, in welchem Programm, nach welchem Schema, wer darf löschen, wie wird gesichert. Das ist die Dokumentation nach GeBüV Art. 4 und zugleich das, was deine Nachfolge braucht.

5. 05

   Zweite Kopie und Rücklesetest

   Sichere an einen zweiten Ort und lies die Sicherung einmal im Jahr zurück. Eine Sicherung, die noch nie zurückgelesen wurde, ist eine Vermutung.

6. 06

   Jeden Umzug protokollieren

   Wechselst du Programm, Format oder Speicherort, hältst du fest, was wann wohin übertragen wurde, und bewahrst dieses Protokoll bei den Daten auf (GeBüV Art. 10 Abs. 3).

Wie lange welches Dokument bleibt, steht in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.