Die gängige Definition stammt vom US-Normeninstitut NIST. Sie unterscheidet drei Stufen von Cloud-Diensten, je nachdem, wie viel der Anbieter übernimmt. Bei der obersten Stufe, Software as a Service, benutzt der Kunde die fertige Anwendung des Anbieters. Erreichbar ist sie von verschiedenen Geräten über einen dünnen Zugang, typischerweise einen Webbrowser. Netz, Server, Betriebssystem und Speicher verwaltet der Kunde nicht; er stellt höchstens ein, was für ihn selbst gilt. Genau das ist Rechnungs-, Offert- oder Büro-Software im Abo.
Woran du Cloud-Software erkennst
- Du installierst nichts. Du meldest dich an einer Adresse im Browser an, und es läuft.
- Du zahlst je Monat oder Jahr, meist je Person, nicht einmalig für eine Version.
- Aktualisierungen passieren ohne dich. Es gibt keine Version 7, die du kaufst, sondern einen Stand, der sich ändert.
- Du kommst von jedem Gerät an dieselben Daten: Büro, Handy, Notebook der Mitarbeiterin.
- Deine Daten liegen nicht auf deiner Festplatte. Was du siehst, ist eine Ansicht der Datenbank des Anbieters.
Cloud oder eigener Rechner: was sich wirklich unterscheidet
| Frage | Programm auf dem eigenen Rechner | Cloud-Software |
|---|---|---|
| Was du zahlst | Einmal die Lizenz, dazu meist ein Wartungsvertrag für Aktualisierungen | Abo je Person und Monat oder Jahr, solange du es nutzt |
| Neue Version | Du entscheidest, wann du umstellst, und trägst den Aufwand | Kommt automatisch, auch wenn dir die Änderung nicht passt |
| Neues Gerät oder neue Person | Installieren und einrichten | Zugang anlegen, fertig. Dafür zahlst du für jede Person |
| Ohne Internet | Läuft weiter, solange der Rechner läuft | Läuft nicht. Ohne Verbindung kommst du nicht an deine Daten |
| Sicherung | Deine Aufgabe, und zwar wirklich deine | Der Anbieter sichert seine Systeme. Ein Archiv für dich ist das nicht |
| Wenn der Rechner kaputt ist | Stillstand, bis Ersatz da ist und die Sicherung zurückgespielt wurde | Du arbeitest von einem anderen Gerät weiter |
| Wenn der Anbieter eine Störung hat | Betrifft dich nicht | Du kannst nichts tun ausser warten |
| Wer für die Kundendaten verantwortlich ist | Du | Du. Der Anbieter ist nur Auftragsbearbeiter (DSG Art. 9) |
| Ausstieg | Das Programm läuft weiter, auch nach dem Wartungsvertrag | Mit dem letzten Abomonat endet der Zugang. Vorher exportieren |
Die drei Punkte, die vor der Unterschrift geklärt sein müssen
- Verantwortung. Sobald ein Programm Namen, Adressen und Telefonnummern deiner Kunden speichert, ist der Anbieter Auftragsbearbeiter und du bleibst verantwortlich. Du musst dich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann, und weitere Dienstleister darf er nur mit deiner vorgängigen Genehmigung beiziehen (DSG Art. 9). Was du dafür im Einzelnen abfragst, steht in Cloud-Software und Datenschutz.
- Ort. Werden die Daten ins Ausland bekanntgegeben, muss der Bundesrat für diesen Staat einen angemessenen Schutz festgestellt haben; die Liste steht im Anhang 1 der Datenschutzverordnung. Fehlt der Staat dort, braucht es geeignete Garantien, in der Praxis meist Standarddatenschutzklauseln (DSG Art. 16). Frag darum nach dem Land, nicht nach dem Wort «Cloud».
- Ausstieg. Deine Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, und sie müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f). Diese Pflicht trifft dich, nicht den Anbieter. Lass dir darum vor dem Start zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht, samt der PDF-Dateien. Wechselst du später das Format oder das Programm, ist das eine Datenmigration: Vollständigkeit und Lesbarkeit müssen gewährleistet bleiben, und die Übertragung auf einen anderen Informationsträger ist zu protokollieren (GeBüV Art. 10).
Abo oder Kauf: was das über die Jahre kostet
Cloud-Software verschiebt eine einmalige Ausgabe in eine laufende. Ob das günstiger ist, hängt allein an der Dauer und daran, was beim Kauf noch dazukommt. Rechne es mit deinen eigenen Zahlen nach; die folgenden sind Platzhalter aus einer Offerte, die du dir geben lässt, keine Marktpreise.
- Abo für drei Personen, CHF 55.00 im Monat
- CHF 660.00 im Jahr
- Abo über fünf Jahre
- CHF 3'300.00
- Kauflizenz für drei Arbeitsplätze, einmalig
- CHF 2'400.00
- Wartung und Aktualisierung, 18 Prozent der Lizenz im Jahr
- CHF 432.00
- Wartung über fünf Jahre
- CHF 2'160.00
- Rechner, auf dem das Programm läuft, plus Sicherung
- CHF 1'500.00
- Kauf über fünf Jahre gegenüber Abo
- CHF 6'060.00 gegenüber CHF 3'300.00
Dreh das Beispiel um, und es kippt: Wer die gekaufte Version acht Jahre ohne Wartungsvertrag weiterbenutzt, zahlt weniger als jedes Abo. Er trägt dafür zwei Risiken. Erstens kann ein Update des Betriebssystems das alte Programm stoppen. Zweitens baut niemand neue Vorschriften ein. Als die Mehrwertsteuersätze auf den 1. Januar 2024 auf 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent stiegen, musste jedes Programm das mitmachen, und ein Programm ohne Wartung machte es nicht mit.
Was passiert, wenn die Verbindung weg ist
Das ist der Einwand, der im Handwerk am häufigsten kommt, und er ist berechtigt. Ohne Netz siehst du im Browser nichts. Zwei Dinge helfen mehr als jede Diskussion darüber. Halte deine ausgestellten Rechnungen und Offerten zusätzlich als PDF-Dateien an einem Ort, den du selbst kontrollierst, zum Beispiel in einem Ordner auf deinem Rechner, der gesichert wird. Und klär vor dem Start, was die App auf dem Handy ohne Verbindung noch kann, denn im Keller und im Neubau gibt es kein Netz. Unterwegs zählt das mehr als jede Funktionsliste.
So macht es KIDESK
KIDESK ist Cloud-Software: Du arbeitest im Browser, auf dem iPhone in der App, und installierst nichts. Im Sinn des Datenschutzgesetzes ist KIDESK Auftragsbearbeiterin, verantwortlich bleibst du. Der Auftragsbearbeitungsvertrag steht offen auf kidesk.ch. Die Datenbank steht in Frankfurt. Exporte als CSV, PDF und JSON lädst du jederzeit selbst herunter, ohne Anfrage beim Support. Nach einer Kündigung bleiben deine Daten 30 Tage gesichert, danach werden sie gelöscht. Der Preis ist CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere, Endpreis, es kommt nichts dazu.
Sicherheit und Datenhaltung Auftragsbearbeitungsvertrag Preis
Häufige Fragen
Brauche ich für Cloud-Software immer Internet?
Für die Arbeit im Browser ja. Ohne Verbindung kommst du an keine Daten, weil sie nicht auf deinem Gerät liegen. Manche Anbieter haben eine App, die einen Teil der Daten auf dem Handy hält; frag danach, wenn deine Leute in Kellern und Neubauten arbeiten. Als Absicherung gehören ausgestellte Rechnungen zusätzlich als PDF in einen eigenen Ordner.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Mit dem Ende des Abos endet der Zugang, und der Anbieter löscht die Daten nach der Frist, die im Vertrag steht. Deine Aufbewahrungspflicht endet damit nicht: Geschäftsbücher und Buchungsbelege bleiben zehn Jahre lesbar (OR Art. 958f). Exportiere darum vor dem letzten Monat alles, die PDF-Dateien der Belege inbegriffen, und protokolliere die Übertragung (GeBüV Art. 10 Abs. 3).
Ist Cloud-Software billiger als eine Kauflizenz?
Kommt darauf an, wie lange du sie nutzt und was beim Kauf dazukommt. Rechne Lizenz, Wartungsvertrag und den Rechner zusammen und teile das auf die Jahre, die du das Programm wirklich behalten willst. Kurze Laufzeiten und wechselnde Personenzahl sprechen für das Abo, eine stabile Anlage über acht Jahre für den Kauf.
Muss ich selbst sichern, wenn die Daten in der Cloud liegen?
Der Anbieter sichert seine Systeme gegen technische Ausfälle. Das ist keine Sicherung für dich: Es schützt dich nicht davor, dass jemand in deinem Betrieb Daten löscht, und es ersetzt kein Archiv. Lade darum in einem festen Rhythmus einen Export herunter und lege ihn dorthin, wo auch deine übrige Sicherung liegt.
Ist «Cloud» dasselbe wie «Daten im Ausland»?
Nein. Cloud heisst nur, dass das Programm nicht bei dir läuft. Wo es läuft, ist eine zweite Frage, und sie ist die wichtigere: Für eine Bekanntgabe ins Ausland verlangt DSG Art. 16 einen Staat, für den der Bundesrat einen angemessenen Schutz festgestellt hat, oder geeignete Garantien wie Standarddatenschutzklauseln. Verlang eine Liste der Dienstleister mit Land.
Quellen
- NIST Special Publication 800-145: The NIST Definition of Cloud Computing
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 8: Datensicherheit
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 16: Grundsätze der Bekanntgabe ins Ausland
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 10: Überprüfung und Datenmigration
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 25: Steuersätze
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