Erlaubt ist Excel. Das ist nicht die Frage.
Das Obligationenrecht schreibt keine Technik vor. Die Buchführung kann schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden (OR Art. 957a Abs. 5), und als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Abs. 3). Wer als Einzelfirma im letzten Geschäftsjahr unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös lag, muss ohnehin nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2). Dafür genügt eine Tabelle. Mehr dazu in Buchhaltung der Einzelfirma: die Milchbüchleinrechnung.
Der eine rechtliche Haken liegt nicht bei Excel, sondern bei der Aufbewahrung. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt in Art. 3, dass Bücher und Belege so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt. Genau das leistet eine Datei nicht, die du jeden Monat öffnest, überschreibst und wieder speicherst.
Die sechs Stellen, an denen Excel und Word kippen
Excel scheitert selten am Können und fast immer an der Wiederholung. Jede der folgenden Aufgaben lässt sich in einer Tabelle lösen. Der Unterschied ist, dass du sie jedes Mal von Hand lösen musst, und dass niemand merkt, wenn es einmal schiefgeht.
| Aufgabe | Mit Excel und Word | Wo es in der Praxis kippt |
|---|---|---|
| QR-Einzahlungsschein | Im E-Banking erzeugen, als Bild einfügen | Jede Rechnung ein Medienbruch. Bei Teilzahlungen stimmt der Betrag auf dem Einzahlungsschein nicht mehr. |
| Mehrwertsteuer | Formeln je Satz, von Hand gepflegt | Sobald zwei Sätze auf einer Rechnung stehen oder jemand eine Formel mit einer Zahl überschreibt. |
| Rechnungsnummern | Von Hand hochzählen | Eine Datei wird kopiert, und dieselbe Nummer existiert zweimal. Beim Abgleich fällt es erst Monate später auf. |
| Offene Posten | Zweite Tabelle, die jemand nachführen muss | Sie wird nachgeführt, solange es ruhig ist. Im vollen Monat nicht, und dort bräuchtest du sie. |
| Mahnen | Fristen im Kopf, Mahnbrief aus einer Vorlage | Verzugszins und Frist je Rechnung von Hand. Wer drei Wochen krank ist, mahnt ein Quartal lang nicht. |
| Zwei Personen gleichzeitig | Datei auf einem Laufwerk oder im Speicherdienst | «Rechnungen_2026_final_v3.xlsx». Zwei Stände, und niemand weiss, welcher gilt. |
Wann du ruhig bei Excel bleibst
- Wenige Rechnungen, wenige Kunden. Bis etwa fünf Rechnungen im Monat an Stammkunden, die immer zahlen, spart ein Programm kaum messbare Zeit.
- Keine Mehrwertsteuerpflicht. Ohne Steuersätze, Vorsteuer und Quartalsabrechnung fällt die fehleranfälligste Rechnerei weg.
- Du arbeitest allein am Büro. Die halbe Stärke eines Programms liegt darin, dass mehrere Personen dieselben Zahlen sehen. Bist du allein, greift dieser Teil nicht.
- Pauschalen statt Rapporte. Wer immer denselben Betrag verrechnet, hat kein Übertragungsproblem zwischen Stunden, Material und Rechnung.
- Du hast einen sauberen Ablauf, der läuft. Ein funktionierender Excel-Ablauf ist mehr wert als ein Programm, das niemand ganz eingerichtet hat.
Wann sich der Wechsel rechnet
Die folgenden Zeichen haben eines gemeinsam: Sie kosten nicht Minuten, sondern Geld oder Nerven. Genau dort lohnt sich ein Programm, und nicht dort, wo es nur ein bisschen schneller tippt.
- Du weisst nicht auswendig, wer dir wie viel schuldet. Das ist das teuerste Zeichen von allen. Wer offene Posten sucht, mahnt zu spät, und wer zu spät mahnt, wartet länger auf sein Geld.
- Du bist mehrwertsteuerpflichtig. Ab hier zahlt sich jede Automatik aus: Sätze je Position, Auswertung je Quartal, saubere Zahlen für die Abrechnung. Die Abrechnung selbst reichst du seit dem 01.01.2025 zwingend elektronisch über das Portal der ESTV ein.
- Die Rechnung entsteht aus Stunden und Material. Sobald du aus Rapporten eine Rechnung baust, ist jedes Abtippen eine Fehlerquelle und jede vergessene Stunde bares Geld.
- Mehr als eine Person schreibt Rechnungen oder Offerten. Zwei Leute an derselben Datei sind ein ungelöstes Problem, egal wie diszipliniert beide sind.
- Du mahnst nicht, weil es mühsam ist. Ein Mahnwesen mit Stufen und Fristen kostet im Programm einen Klick. In Word kostet es einen Nachmittag, und darum unterbleibt es.
- Du schreibst Offerten, die zu Aufträgen und dann zu Rechnungen werden. Dreimal dieselben Positionen abtippen ist dreimal die Gelegenheit, eine Zahl zu verlieren.
Die Rechnung, die du vor dem Wechsel aufmachst
Miss an einem gewöhnlichen Monat, wie lange du für eine Rechnung brauchst, von der ersten Position bis zum Kuvert. Die folgenden Zahlen sind Annahmen für einen Elektrobetrieb mit dem Inhaber und zwei Monteuren, keine Messung. Setz deine eigenen ein.
- Rechnungen im Monat
- 18
- Zeit je Rechnung in Word, mit Einzahlungsschein aus dem E-Banking
- 12 Minuten
- Zeit im Monat heute
- 216 Minuten, also 3.6 Stunden
- Annahme: Zeit je Rechnung aus dem Auftrag, ohne Abtippen
- 4 Minuten
- Zeit im Monat danach
- 72 Minuten, also 1.2 Stunden
- Gesparte Zeit im Monat
- 2.4 Stunden
- Bewertet mit einem Stundenansatz von CHF 95.00
- 2.4 × CHF 95.00
- Wert der gesparten Zeit im Monat
- CHF 228.00
Nicht eingerechnet sind das Mahnen, der Abgleich der Zahlungseingänge und die Zeit, die du nicht mehr mit Suchen verbringst. Dagegen stellst du den Monatsbeitrag des Programms und einmalig die Umstellung. Fällt die Rechnung knapp aus, ist das ein gutes Zeichen für Excel: Dann wechselst du höchstens wegen der Fehler, nicht wegen der Minuten.
Der Zwischenweg: Excel behalten, wo es stark ist
Der Wechsel ist kein Entweder-oder. Excel ist ein Rechenblatt und darin kaum zu schlagen: Kalkulation, Ausmass, Preisvergleiche von Lieferanten, Nachkalkulation eines Auftrags, eine Vorkalkulation, die du einmal im Jahr überarbeitest. Was Excel nicht sein sollte, ist dein Archiv und deine Liste der offenen Posten.
Die brauchbare Aufteilung lautet: Rechnen in Excel, Verwalten im Programm. Du kalkulierst den Stundensatz oder ein Ausmass in der Tabelle und trägst das Ergebnis als Position ein. Vorlagen dafür findest du unter Kalkulation Handwerk: Excel-Vorlage und Ausmass Vorlage.
Was beim Wechsel mitkommt und was nicht
- Kommt mit: Kunden mit Adressen, Artikel und Preise, offene Rechnungen als Anfangsbestand. Das sind Listen, und Listen lassen sich fast überall als CSV- oder Excel-Datei einlesen.
- Kommt meistens als PDF mit, nicht als Daten: bezahlte Rechnungen früherer Jahre. Das genügt für die Aufbewahrung, aber du kannst sie im neuen Programm nicht auswerten.
- Kommt nicht mit: deine Formeln, deine Layouts, deine Kalkulationsblätter. Die bleiben in Excel, und das ist in Ordnung.
- Bleibt deine Pflicht: Alle alten Rechnungen musst du zehn Jahre lesbar halten, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Ob sie im alten Programm, als PDF-Ordner oder auf Papier liegen, schreibt das Gesetz nicht vor. Digital gilt aber die Geschäftsbücherverordnung: Eine Änderung muss sich feststellen lassen, und wer Daten auf einen anderen Informationsträger überträgt, protokolliert das (GeBüV Art. 3 und 10). Die Fristen im Überblick stehen in Aufbewahrungsfristen.
Die Prüfung in einer Woche
Lass dir nichts vorführen. Nimm drei echte Vorgänge aus deinem Betrieb und mach sie selbst, im Testzugang, ohne Hilfe. Was du dabei nicht in fünfzehn Minuten hinbekommst, bekommst du im Alltag auch nicht hin.
Deine komplizierteste Rechnung des letzten Jahres
Nimm die mit Rabatt, Akontozahlung oder zwei Steuersätzen, nicht die einfache. Schau am Schluss das PDF an: Stimmen Steuersatz, Steuerbetrag und Einzahlungsschein?
Eine Offerte, die zum Auftrag und zur Rechnung wird
Wandle sie um, ohne eine Zahl abzutippen. Genau hier entscheidet sich, ob dir das Programm wirklich Arbeit abnimmt.
Deine Kundenliste einlesen
Lad deine Excel-Liste hoch. Wie viele Zeilen landen falsch? Kommen Umlaute, Postfächer und Adresszusätze sauber an? Wenn der Import wehtut, tut der ganze Wechsel weh.
Die Frage nach dem Ausstieg
Frag den Anbieter schriftlich, in welchem Format du deine Daten wieder herausbekommst und was nach einer Kündigung mit ihnen passiert. Eine Antwort, die ausweicht, ist auch eine Antwort.
So macht es KIDESK
Für den Umstieg liest KIDESK deine bestehenden Dateien ein: Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und Artikel aus CSV- oder Excel-Dateien, bis 1'000 Zeilen je Durchgang. Die Spalten ordnet KIDESK selbst zu, du prüfst eine Vorschau, bevor etwas geschrieben wird, und kannst einen Import innert 24 Stunden rückgängig machen. Kommst du von bexio, meldest du dich dort an, und KIDESK liest die Daten rein lesend aus. Testen kannst du 14 Tage ohne Kreditkarte; danach kostet KIDESK CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere. Eine Finanzbuchhaltung ist nicht dabei: Die Buchungen macht weiterhin deine Treuhandstelle, KIDESK liefert ihr die Belege und die Buchungsliste.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer haben?
Ausdrücklich verlangt das kein Gesetz: In der Aufzählung von Art. 26 Abs. 2 MWSTG kommt die Rechnungsnummer nicht vor, und auch das OR nennt sie nicht. Die Buchführung muss aber nachprüfbar sein (OR Art. 957a Abs. 2 Ziff. 5), und bist du mehrwertsteuerpflichtig, verlangt die ESTV eine Prüfspur vom einzelnen Beleg bis zur Mehrwertsteuer-Abrechnung (MWST-Info 16, Ziffer 1.5). Eine eindeutige Nummer je Rechnung ist dafür der einfachste Weg, und doppelt vergebene Nummern machen genau diese Spur unsicher.
Was mache ich nach dem Wechsel mit den alten Excel-Rechnungen?
Du musst sie zehn Jahre lesbar halten, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Am sichersten exportierst du jede versandte Rechnung als PDF und legst die Sammlung getrennt ab. Verlass dich nicht darauf, dass sich eine Excel-Datei in zehn Jahren noch gleich öffnen lässt.
Kann ich Excel behalten und nur die Rechnungen umstellen?
Ja, und das ist der übliche Weg. Rechnungen, offene Posten und Mahnungen gehören in ein Programm, weil sie sich wiederholen und Fristen haben. Kalkulation, Ausmass und Preisvergleiche dürfen in Excel bleiben, weil du dort rechnest und nicht verwaltest.
Lohnt sich ein Programm bei drei Rechnungen im Monat?
Wegen der Zeit meistens nicht. Es kann sich trotzdem lohnen, wenn dich der QR-Einzahlungsschein jedes Mal ins E-Banking zwingt oder wenn du nicht mahnst, weil es zu mühsam ist. Rechne nicht die gesparten Minuten, sondern das Geld, das du zu spät bekommst.
Ist eine Rechnung aus Excel für die Mehrwertsteuer gleich viel wert?
Ja. Massgebend ist der Inhalt, nicht das Programm. Die Rechnung muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthalten. Steht das alles drauf, ist die Word-Rechnung so gültig wie jede andere.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung, Buchungsbeleg und zulässige Form
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3, 9 und 10: Integrität, zulässige Informationsträger, Datenmigration
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.5: Prüfspur
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 123: elektronisches Verfahren
- SIX: QR-Rechnung, Standards und gültige Versionen
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