Die Verordnung ist kurz: zwölf Artikel, vier Seiten. Sie stammt aus dem Jahr 2002 und wurde auf den 1. Januar 2013 an das neue Rechnungslegungsrecht angepasst. Das Obligationenrecht gibt ihr den Auftrag ausdrücklich: Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger (OR Art. 958f Abs. 4).
Was die GeBüV verlangt
| Anforderung | Was sie im Kleinbetrieb heisst | Artikel |
|---|---|---|
| Hauptbuch und Hilfsbücher | Konten und Journal, dazu je nach Geschäft Debitoren, Kreditoren, Lohnbuchhaltung und die laufende Führung der Warenbestände | Art. 1 |
| Integrität | Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Korrigiert wird mit Gutschrift oder Storno, und die Änderung bleibt sichtbar | Art. 3 |
| Dokumentation | Eine Arbeitsanweisung, aus der hervorgeht, wer wie ablegt und mit welchem Programm. Sie wird gleich lang aufbewahrt wie die Bücher | Art. 4 |
| Sorgfalt | Sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt. Also nicht der feuchte Keller und nicht die einzige Festplatte | Art. 5 |
| Verfügbarkeit | Eine berechtigte Person muss bis zum Ende der Frist einsehen und prüfen können, auf Verlangen auch ohne Hilfsmittel lesbar | Art. 6 |
| Organisation und Archiv | Archiviertes ist von Laufendem getrennt oder gekennzeichnet, inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugriffe werden aufgezeichnet | Art. 7 und 8 |
| Informationsträger | Unveränderbare Träger wie Papier, oder veränderbare mit einem Verfahren, das Integrität und Speicherzeitpunkt nachweisbar macht | Art. 9 |
| Datenmigration | Der Wechsel des Formats oder des Programms ist erlaubt, muss aber protokolliert werden; das Protokoll wird mit aufbewahrt | Art. 10 |
Der Punkt, an dem es im Alltag klemmt
Art. 9 teilt die Träger in zwei Gruppen. Unveränderbar sind namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Veränderbar sind laut Verordnungstext Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- und Wechselplatten sowie Solid-State-Speicher, also genau das, worauf ein Betrieb heute seine PDF-Dateien ablegt.
Ein veränderbarer Träger ist erlaubt, aber nur mit vier Bedingungen gleichzeitig: Es kommt ein technisches Verfahren zum Einsatz, das die Integrität sichert, der Zeitpunkt der Speicherung ist unverfälschbar nachweisbar, die weiteren Vorschriften über den Einsatz solcher Verfahren sind eingehalten, und die Abläufe sind festgelegt, dokumentiert und mitsamt Protokollen aufbewahrt. Ein Ordner mit PDF-Dateien auf einer normalen Festplatte erfüllt das für sich allein nicht.
Vier Fehler, die immer wieder vorkommen
- Die Rechnung im Programm ändern, nachdem sie beim Kunden ist. Das verletzt Art. 3, auch wenn es niemand merkt. Der saubere Weg ist die Gutschrift oder der Storno mit neuer Rechnung.
- Thermopapier im Ordner lassen. Der Kassenzettel von der Tankstelle verblasst je nach Lagerung lange vor Ablauf der zehn Jahre. Art. 6 verlangt Lesbarkeit bis zum Ende der Frist, und Art. 10 Abs. 1 verlangt, die Träger regelmässig darauf zu prüfen. Fotografieren am Tag des Einkaufs löst beides.
- Beim Programmwechsel nur die Daten mitnehmen. Die Übertragung auf einen anderen Träger oder in ein anderes Format ist eine Datenmigration und ist zu protokollieren; das Protokoll wird zusammen mit den Informationen aufbewahrt (Art. 10 Abs. 3). Nimm zusätzlich die PDF-Dateien mit, nicht nur die Datensätze.
- Gar keine Arbeitsanweisung. Art. 4 verlangt sie je nach Art und Umfang des Geschäfts. Für einen Betrieb mit drei Personen ist das eine Seite: welches Programm, wer scannt, wo liegt das Archiv, wer hat Zugriff, wie wird gesichert.
Wen die Verordnung überhaupt trifft
Art. 1 setzt bei der Buchführungspflicht an: «Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.» Buchführungs- und rechnungslegungspflichtig sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (OR Art. 957 Abs. 1). Wer darunter liegt, führt nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch, muss dabei aber die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss beachten (OR Art. 957 Abs. 3). Die Zehnjahresfrist gilt für alle, denn sie kommt zusätzlich aus dem Steuerrecht (DBG Art. 126 Abs. 3 und MWSTG Art. 70 Abs. 2). Was wie lange bleibt, steht in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen, der Weg zur sauberen digitalen Ablage im Ratgeber Belege nur digital aufbewahren.
So macht es KIDESK
Eine gestellte Rechnung lässt sich in KIDESK nicht mehr überschreiben: Der Editor nimmt nur Entwürfe an. Korrigiert wird mit Gutschrift oder Storno, und am Beleg steht, wer was wann geändert hat. Belegnummern sind je Betrieb und Belegart eindeutig, und Lücken in der Nummernfolge macht KIDESK sichtbar, statt sie zu verstecken. Deine Belege und Listen kannst du jederzeit selbst exportieren, die Original-Dateien deiner erfassten Belege als PDF oder JPG. Ob deine Ablage die Anforderungen der Verordnung erfüllt, entscheidet damit nicht das Programm allein: Die Arbeitsanweisung nach Art. 4 schreibst du selbst.
Häufige Fragen
Steht die Zehnjahresfrist in der GeBüV?
Nein. Die Dauer steht in OR Art. 958f Abs. 1: zehn Jahre, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres. Die GeBüV regelt nur, wie aufbewahrt wird, nicht wie lange.
Genügt ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Computer?
Für sich allein nicht. Eine gewöhnliche Festplatte ist nach Art. 9 Abs. 2 ein veränderbarer Informationsträger. Zulässig ist sie nur zusammen mit einem Verfahren, das die Integrität sichert und den Speicherzeitpunkt nachweisbar macht, und mit dokumentierten Abläufen samt Protokollen.
Muss ich als kleine Einzelfirma eine Arbeitsanweisung schreiben?
Art. 4 verlangt sie «je nach Art und Umfang des Geschäfts». Für einen Betrieb mit ein bis drei Personen genügt eine Seite: welches Programm, wer scannt und ablegt, wo liegt das Archiv, wer hat Zugriff und wie wird gesichert. Sie wird gleich lang aufbewahrt wie die Bücher, die danach geführt wurden.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Für Buchungsbelege verlangt das Gesetz kein Papieroriginal. Wer nach den Regeln der GeBüV ablegt, darf die Quittung entsorgen. Ausnahmen sind Verträge mit Originalunterschrift sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht, die schriftlich und unterzeichnet bleiben müssen (OR Art. 958f Abs. 2).
Quellen
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 1 bis 10
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Obligationenrecht (OR), Art. 957 und 957a: Pflicht zur Buchführung, Buchungsbeleg
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70: Buchführung und Aufbewahrung
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 126 Abs. 3
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
