«KI» steht für fünf verschiedene Dinge
Auf der Seite eines Anbieters steht ein Wort, im Programm steckt eine von fünf ganz verschiedenen Funktionen. Sie unterscheiden sich darin, wie viel sie dir wirklich abnehmen und wie viel du danach prüfen musst.
| Funktion | Was sie liefert | Was du prüfst |
|---|---|---|
| Belege auslesen | Aus dem Foto einer Lieferantenrechnung werden Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz | Betrag und Satz. Bei Handschrift, Thermopapier und mehrseitigen Belegen wird es ungenau |
| Diktat | Gesprochenes wird Text, im Fahrzeug oder auf der Baustelle | Eigennamen, Zahlen und Einheiten. Fachwörter deines Gewerks sitzen nicht immer |
| Textentwürfe | Positionstexte, Begleitmail, Mahnungstext, ein erster Wurf statt eines leeren Feldes | Alles Inhaltliche. Ein Entwurf ergänzt gern Leistungen, die du gar nicht erbringst |
| In den eigenen Daten suchen | Antworten auf Fragen wie «Was hat der Umbau Meier letztes Jahr gekostet?» | Ob die Zahl aus deinen Daten stammt oder geschätzt ist. Lass dir den Beleg zeigen |
| Im Programm handeln | Ein Assistent legt eine Position an, setzt einen Rabatt, öffnet eine Seite, stellt eine Rechnung fertig | Ob vor heiklen Schritten eine Bestätigung kommt und ob du siehst, was geändert wurde |
Die Frage, die den Unterschied macht: vorschlagen oder ausführen?
Ein Programm, das Vorschläge macht, ist ungefährlich und spart wenig. Ein Programm, das handelt, spart viel und braucht Riegel. Frag in jeder Vorführung nach, auf welcher der drei Stufen die Funktion steht, die dir gezeigt wird.
- Vorschlag: Das Programm schlägt etwas vor, du übernimmst es von Hand. Nichts ändert sich, bis du klickst.
- Entwurf: Das Programm schreibt den Entwurf direkt in den Beleg, hebt aber hervor, was es angefasst hat. Du siehst den Unterschied und kannst zurück.
- Ausführung: Das Programm tut es. Hier muss vor allem, was hinausgeht oder Geld betrifft, eine Bestätigung stehen: Rechnung versenden, Mahnung auslösen, Zahlung erfassen, Preise ändern.
Sieben Fragen an den Anbieter
- Welche der fünf Funktionen sind eingebaut? Lass sie dir einzeln vorführen, nicht als Video.
- Was kostet die KI zusätzlich? Getrennte Pakete, ein Kontingent an Anfragen oder inbegriffen: Das verändert den Jahrespreis, je nachdem, wie viel du die KI nutzt.
- Wohin gehen meine Daten? In welches Land, zu welchem Dienstleister. Bearbeitet jemand für dich Personendaten, ist er Auftragsbearbeiter nach Art. 9 DSG, und er darf die Bearbeitung nur mit deiner vorgängigen Genehmigung an einen Dritten weitergeben. Worauf du bei Software achtest, die beim Anbieter läuft und nicht auf deinem Rechner, steht in Cloud-Software und Datenschutz.
- Werden meine Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet? Lass dir die Antwort schriftlich geben, mit Verweis auf die Stelle im Vertrag oder in der Datenschutzerklärung.
- Was passiert bei einer Fehlauslesung? Wie korrigierst du einen falsch gelesenen Betrag, und bleibt sichtbar, dass korrigiert wurde?
- Kann ich die Funktion abschalten? Für einzelne Personen im Betrieb, für einzelne Bereiche.
- Gilt das auch auf dem Handy? Diktat und Belegfoto nützen im Büro am wenigsten.
Was sich lohnt, in Minuten gerechnet
Die Ersparnis ist real, aber kleiner, als Werbung verspricht. Rechne mit deinen eigenen Zahlen nach, hier ein Betrieb mit rund 300 Lieferantenbelegen im Jahr:
- Belege im Jahr
- 300
- Von Hand erfassen, je Beleg 2 Minuten
- 600 Minuten
- Ausgelesenes prüfen und freigeben, je Beleg 40 Sekunden
- 200 Minuten
- Ersparnis im Jahr
- 400 Minuten, also 6 Stunden 40 Minuten
Knapp sieben Stunden im Jahr sind kein Grund, ein Programm zu wechseln. Der eigentliche Gewinn liegt woanders: Belege, die am selben Abend erfasst sind, statt in einer Schachtel bis zum Quartalsende. Dasselbe gilt fürs Diktat. Wer die Offerte auf der Rückfahrt spricht statt am Sonntag zu schreiben, gewinnt nicht Minuten, sondern den Sonntag. Wie weit ein Entwurf dabei trägt und wo er kippt, steht in Offerten mit KI schreiben lassen.
Verantwortlich bleibst du
Rechtlich ändert KI an deiner Stellung nichts. Die Rechnung ist deine Rechnung: Bist du mehrwertsteuerpflichtig, müssen die Angaben nach MWSTG Art. 26 stimmen, und zwar auch dann, wenn ein Assistent sie gesetzt hat. Eine Offerte bindet dich bis zum Ablauf der Annahmefrist, ausser du hast ihr einen Vorbehalt wie «freibleibend» beigefügt oder ein solcher Vorbehalt ergibt sich aus der Natur des Geschäfts oder den Umständen (OR Art. 3 und 7). Deshalb die einzige Hausregel, die du wirklich brauchst: Die Maschine entwirft, du gibst frei. Wie weit das im Alltag trägt, steht in KI im Handwerksbüro.
Was in der Schweiz rechtlich gilt
Ein eigenes Schweizer KI-Gesetz gibt es nicht. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats ins Schweizer Recht zu übernehmen und das Recht dort, wo es nötig ist, möglichst sektorbezogen anzupassen; eine Vernehmlassungsvorlage soll bis Ende 2026 vorliegen. Bis dahin gilt für KI das bestehende Recht, vor allem das Datenschutzgesetz. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hat schon im November 2023 festgehalten, dass das geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI anwendbar ist. Die KI-Verordnung der Europäischen Union (Verordnung (EU) 2024/1689) regelt ihren Geltungsbereich in Art. 2: Sie trifft dich nur, wenn du KI-Systeme in der EU in Verkehr bringst oder betreibst oder wenn das Ergebnis in der EU verwendet wird. Wer in der Schweiz Software mit KI-Funktionen benutzt und die Ergebnisse nicht in der EU verwendet, ist davon nicht direkt betroffen.
So macht es KIDESK
In KIDESK sitzt die KI unten auf jeder Seite, und sie kennt die Seite, auf der du gerade bist. Du schreibst oder diktierst, was du brauchst, und die Antwort erscheint in einem Feld daneben. Im Editor führt sie eindeutige Änderungen aus und hebt geänderte Positionen hervor, damit du siehst, was angefasst wurde; heikle Aktionen bestätigst du, bevor sie ausgeführt werden. Belege fotografierst du, KIDESK liest Betrag, Datum und Mehrwertsteuer heraus und schlägt Konto und MwSt-Code vor; du prüfst und gibst frei. Diktieren geht auch unterwegs, die Spracherkennung läuft in Zürich. Text aus Belegen und Kundennotizen behandelt KIDESK als Daten, nicht als Befehl. Die KI ist im Preis inbegriffen, du buchst sie nicht als Zusatzpaket dazu.
Die KI in KIDESK Diktieren und Sprachmodus Beleg fotografieren
Häufige Fragen
Kann eine KI die Rechnung selbst verschicken?
Technisch ja, sinnvoll nur mit Bestätigung. Alles, was den Betrieb verlässt oder Geld betrifft, gehört vor dem Versand unter deine Augen: Empfänger, Betrag, Positionen, Zahlungsfrist. Frag den Anbieter, an welchen Stellen eine Rückfrage kommt und ob du diese Schwelle selbst setzen kannst.
Rechnet die KI meine Preise aus?
Nein, das soll sie auch nicht. Ein Sprachmodell erzeugt Text; auf eine Summe, die es selbst hinschreibt, ist kein Verlass. Summen, Rabatte, Mehrwertsteuer und Rundungen gehören an die Rechenstelle des Programms. Lass dir in der Vorführung zeigen, an welcher Stelle die Beträge entstehen, und rechne eine Position mit Rabatt einmal von Hand nach.
Kostet die KI extra?
Das ist von Anbieter zu Anbieter verschieden: inbegriffen, als Zusatzpaket oder nach Anzahl Anfragen. Frag danach, bevor du vergleichst, sonst vergleichst du zwei verschiedene Preise. Und frag, was passiert, wenn ein Kontingent aufgebraucht ist.
Darf die Software meine Kundendaten überhaupt an eine KI geben?
Wenn sie es für dich tut, ist sie Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG: Sie darf die Daten nur so bearbeiten, wie du es selbst dürftest, und sie braucht für jeden weiteren Dienstleister deine vorgängige Genehmigung. Gehen die Daten ins Ausland, gelten zusätzlich die Regeln für die Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 DSG). Lies darum die Datenschutzerklärung und den Vertrag, und frag nach, in welchem Land bearbeitet wird.
Was mache ich, wenn die KI einen Betrag falsch gelesen hat?
Korrigieren und weitermachen. Wichtig ist nur, dass die Korrektur sichtbar bleibt und der ursprüngliche Beleg unverändert liegen bleibt: Am Schluss zählt der Beleg, nicht das Ausgelesene. Wiederholt sich derselbe Fehler bei einem Lieferanten, meld ihn dem Anbieter.
Brauche ich KI überhaupt?
Nein. Ein Programm, das saubere Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein schreibt, offene Posten zeigt und mahnt, löst deine Hauptprobleme. KI ist die Schicht darüber und lohnt sich dort, wo viel geschrieben oder viel erfasst wird. Wähl das Programm nach dem, was es ohne KI kann, und nimm die KI als Zugabe.
Quellen
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 16: Bekanntgabe ins Ausland, Grundsätze
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Obligationenrecht (OR), Art. 3 und 7: Antrag mit Frist, Antrag ohne Verbindlichkeit
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 2: Anwendungsbereich
- BAKOM: Künstliche Intelligenz, Entscheid des Bundesrates vom 12.02.2025
- Bundesamt für Justiz: Künstliche Intelligenz und Recht
- EDÖB: Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar, 9. November 2023
- EDÖB: KI und Datenschutz
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
