Anleitung · Katalog
Den Artikelkatalog aus einer Datei laden.
Deine Artikel und Leistungen stehen irgendwo in einer Excel-Tabelle oder in der alten Software. Du lädst die Vorlage herunter, füllst sie oder passt deine eigene Liste an und lädst sie hoch. KIDESK ordnet die Spalten zu, zeigt dir vorher, was ankommt, und macht den ganzen Lauf innert 24 Stunden wieder rückgängig, falls etwas schiefgeht.
- 01
Lad die Vorlage herunter.
Im Katalog findest du den Import und dort die Vorlage als CSV. Sie hat zwölf Spalten: Artikel-Nr, Bezeichnung, Beschreibung, Kategorie, Einheit, Verkaufspreis, Listenpreis, MwSt-Satz, EAN, Lagerartikel, Lagerbestand und Mindestbestand. Du musst nicht alle füllen, aber Bezeichnung und Verkaufspreis solltest du haben.
- 02
Füll die Datei.
Trag Preise ohne Währungszeichen ein und schreib beim Steuersatz die Zahl, also 8.1 für den Normalsatz. Bei der Einheit reicht, was du im Alltag sagst: Stück, Stunde, Meter, Pauschale. Setz «Lagerartikel» nur dort, wo du tatsächlich Bestand führen willst, sonst führst du dich selbst in eine Inventur, die niemand braucht. Pro Durchgang gehen bis zu 1000 Zeilen.
- 03
Lad die Datei hoch.
Zurück im Katalog öffnest du den Import und wählst deine Datei aus. CSV und Excel gehen beide. Du kannst auch die Liste nehmen, die dein bisheriges Programm ausgibt, ohne sie vorher auf die Vorlage umzubauen. Genau dafür ist der nächste Schritt da.
- 04
KIDESK ordnet die Spalten zu.
Heisst deine Spalte «Art.Nr.», «Preis netto» oder «VK», erkennt KIDESK, was gemeint ist, und schlägt die Zuordnung vor. Du siehst sie als Liste und korrigierst, was nicht stimmt. Spalten, die du nicht brauchst, lässt du unzugeordnet. Erst wenn die Zuordnung steht, geht es weiter.
- 05
Mach den Trockenlauf.
Vor dem Import zeigt dir KIDESK, was ankommen würde: wie viele Zeilen sauber sind, wo Werte fehlen und welche Artikel es schon gibt. Duplikate kannst du überspringen lassen. Lies diese Vorschau wirklich durch, sie ist billiger als jede Korrektur nachher.
- 06
Importier und prüf drei Stichproben.
Nach dem Import stehen die Artikel im Katalog und lassen sich sofort in Offerten und Rechnungen abrufen. Schau dir drei Zeilen an: eine mit Rappen im Preis, eine mit einem anderen Steuersatz und eine mit Lagerbestand. Wenn die drei stimmen, stimmt in aller Regel der ganze Lauf.
- 07
Rückgängig machen geht innert 24 Stunden.
War es die falsche Datei, machst du den Import rückgängig. Dahinter liegen vier Riegel: nur der eigene Betrieb, nur Datensätze der letzten 24 Stunden, nur genau die Zeilen dieses einen Laufs und eine Obergrenze. Das ist die heikelste Stelle der ganzen Anwendung, entsprechend eng ist sie eingezäunt.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Wie viele Zeilen gehen auf einmal?
Bis zu 1000 pro Durchgang. Hast du mehr, teilst du die Datei auf und lädst sie nacheinander hoch. Das ist auch die angenehmere Variante, weil du bei einem Fehler nur einen Teil zurückdrehen musst.
Meine Datei hat ganz andere Spaltennamen.
Das ist kein Problem. KIDESK schaut sich die Kopfzeile an und schlägt für jede Spalte vor, was sie in KIDESK sein soll. Du siehst den Vorschlag und korrigierst ihn, bevor etwas importiert wird. Die Vorlage ist eine Hilfe, keine Pflicht.
Was passiert mit Artikeln, die es schon gibt?
Der Trockenlauf zeigt sie dir, und du kannst Duplikate überspringen lassen. So lädst du gefahrlos eine erweiterte Liste hoch, ohne dass die bestehenden Artikel doppelt im Katalog landen.
Ich habe die falsche Datei importiert.
Dann machst du den Import rückgängig, solange er weniger als 24 Stunden her ist. Entfernt werden nur die Datensätze dieses Laufs, in deinem Betrieb, bis zu einer Obergrenze. Was du seither von Hand angelegt hast, bleibt unberührt.
Kann ich auch Kunden und alte Rechnungen mitnehmen?
Ja, dafür gibt es dieselben Assistenten: Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und Katalog. Alte Rechnungen behalten dabei ihr Originaldatum, damit deine Auswertungen stimmen. Kommst du von bexio, gibt es zusätzlich einen eigenen Weg.
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