Die Formel, und warum sie im Handwerk zwei Stufen braucht
Die Grundformel ist einfach. Das KMU-Portal des Bundes beschreibt sie so: Vom Umsatz werden die variablen Kosten abgezogen, der Rest ist der Deckungsbeitrag, und dieser Betrag soll die Fixkosten decken. Variable Kosten entstehen im direkten Zusammenhang mit der erbrachten Leistung, Fixkosten fallen an, egal wie viel du arbeitest: Miete, Leasing, Versicherungen.
Im Handwerk hakt es genau an der Trennlinie. Der grösste Kostenblock ist meist der Lohn, und Löhne sind kurzfristig fix: Deine Leute sind am Montag da, ob der Auftrag kommt oder nicht. Rechnest du den Lohn zu den variablen Kosten, verschwindet der halbe Deckungsbeitrag. Rechnest du ihn nicht mit, hältst du jeden Auftrag für profitabel. Darum rechnest du in zwei Stufen.
| Stufe | Rechnung | Was sie decken muss |
|---|---|---|
| Deckungsbeitrag I | Nettoerlös minus Material, Fremdleistungen, Entsorgung, Miete für Spezialgerät | Die Löhne der eingesetzten Leute, die Gemeinkosten und den Gewinn |
| Deckungsbeitrag II | Deckungsbeitrag I minus Lohnkosten der eingesetzten Stunden | Die Gemeinkosten und den Gewinn |
| Deckungsbeitrag II je Stunde | Deckungsbeitrag II geteilt durch die eingesetzten Mannstunden | Die Zahl, mit der du zwei Aufträge vergleichst |
Nettoerlös heisst: ohne Steuer, nach Rabatt
Oben in der Rechnung steht nicht der Rechnungsbetrag, sondern der Nettoerlös. Zieh drei Dinge ab: die Mehrwertsteuer, gewährte Rabatte und bezogene Skonti. Bist du steuerpflichtig und rechnest effektiv ab, rechnest du auch das Material ohne Steuer, weil du die Vorsteuer zurückholst (MWSTG Art. 24 und 28). Wer nicht steuerpflichtig ist oder mit dem Saldosteuersatz abrechnet, rechnet anders; klär diesen Punkt einmal mit deiner Treuhandstelle und halte es danach für alle Aufträge gleich.
Zwei Aufträge, ein Malerbetrieb
Ein Malerbetrieb mit drei Personen hat zwei Aufträge fertig. Der eine ist gross, der andere klein. Welcher hat den Betrieb besser bezahlt?
| Position | A: Wohnung streichen | B: Fassade mit Gerüst |
|---|---|---|
| Nettoerlös ohne Mehrwertsteuer | CHF 12'000.00 | CHF 28'000.00 |
| Material | CHF 2'400.00 | CHF 5'600.00 |
| Fremdleistung Gerüst | CHF 0.00 | CHF 7'400.00 |
| Deckungsbeitrag I | CHF 9'600.00 | CHF 15'000.00 |
| Eingesetzte Mannstunden | 96 | 180 |
| Deckungsbeitrag I je Stunde | CHF 100.00 | CHF 83.33 |
| Lohnkosten zum Kostensatz CHF 62.00 | CHF 5'952.00 | CHF 11'160.00 |
| Deckungsbeitrag II | CHF 3'648.00 | CHF 3'840.00 |
| Deckungsbeitrag II je Stunde | CHF 38.00 | CHF 21.33 |
In Franken liegt der grosse Auftrag vorn, um CHF 192.00. Je Stunde liegt der kleine vorn, und zwar deutlich: CHF 38.00 gegen CHF 21.33. Der Grund ist das Gerüst. Es bläht den Erlös auf, bindet aber kein Können und keine Kapazität, sondern wandert fast unverändert durch deine Rechnung. Wer solche Aufträge nach Umsatz beurteilt, hält Durchlaufposten für Leistung.
Wie viel brauchst du überhaupt?
Der Deckungsbeitrag ist kein Wert an sich. Er muss eine bestimmte Zahl erreichen, und die kommt aus deinen eigenen Jahreszahlen: alles, was der Betrieb zahlt, ohne dass es einem einzelnen Auftrag zuzuordnen ist, plus der Gewinn, den du willst, geteilt durch die Stunden, die du im Jahr wirklich verrechnest.
- Gemeinkosten: Büro, Fahrzeuge, Versicherungen, Abschreibungen, Werbung, Treuhand
- CHF 131'200.00
- Gewünschter Gewinn
- CHF 20'000.00
- Zu deckender Betrag
- CHF 151'200.00
- Verrechenbare Stunden im Jahr, drei Personen
- 4'200
- Nötiger Deckungsbeitrag II je Stunde
- CHF 36.00
Jetzt hat die Tabelle von oben eine Bedeutung. Auftrag A liegt mit CHF 38.00 knapp über der Zielmarke, Auftrag B mit CHF 21.33 weit darunter. B war kein Fehler, solange sonst nichts zu tun war. Als Dauerzustand frisst er den Betrieb auf: Zehn solche Aufträge im Jahr, und am Schluss fehlen gut CHF 26'000.00, obwohl der Umsatz stolz aussieht.
Die klassische Break-even-Rechnung führt zum selben Ort, nur von der Umsatzseite her. Das KMU-Portal rechnet sie so vor: Liegt der Deckungsbeitragssatz bei rund 30 Prozent und entspricht das im Betrieb CHF 60'000.00, so sollten mindestens CHF 200'000.00 Umsatz erwirtschaftet werden, um kostendeckend zu arbeiten. Für einen Handwerksbetrieb ist die Zahl je Stunde trotzdem die nützlichere, weil du Aufträge annimmst und nicht Umsätze.
Wann ein Auftrag unter Vollkosten richtig ist
Hier liegt der eigentliche Zweck dieser Rechnung. Ein Auftrag, der die Vollkosten nicht deckt, kann trotzdem besser sein als kein Auftrag, weil die Löhne ohnehin laufen. Zwei Bedingungen müssen aber zusammenkommen.
- Der Deckungsbeitrag II ist positiv. Der Auftrag trägt also mehr als die Kosten, die er selbst verursacht, und leistet einen Beitrag an die Gemeinkosten. Ist er negativ, zahlst du für das Vergnügen zu arbeiten.
- Die Kapazität ist wirklich frei. Wer den billigen Auftrag annimmt und deswegen den besseren absagt, verliert die Differenz je Stunde. Genau dafür ist die Zahl je Stunde da.
- Und die Preisgeschichte stimmt. Der Ausnahmepreis von heute ist der Referenzpreis von morgen. Schreib in die Offerte, warum er tiefer liegt: Lückenfüller im Februar, Folgeauftrag, Eigenleistung des Kunden.
Woher die Zahlen kommen
Nicht aus der Buchhaltung. Die Erfolgsrechnung muss nach OR Art. 959b im Gesamtkostenverfahren mindestens Nettoerlöse, Materialaufwand, Personalaufwand, übrigen betrieblichen Aufwand und Abschreibungen einzeln zeigen, aber für das ganze Geschäftsjahr und nicht je Auftrag. Den Deckungsbeitrag eines einzelnen Auftrags liefert nur die Nachkalkulation: erfasste Stunden zum internen Kostensatz, Material zum Einkaufspreis, zugeordnete Belege und Fremdleistungen. Mehr dazu im Ratgeber Nachkalkulation am Auftrag und im Begriff Nachkalkulation.
Vier Fehler, die das Ergebnis schönrechnen
- Material zum Einkaufspreis ohne alles. Bestellen, abholen, lagern, Verschnitt und Rücksendungen kosten ebenfalls. Wer sie ignoriert, zeigt einen zu hohen Deckungsbeitrag. Der Weg zur eigenen Zahl steht unter Materialaufschlag kalkulieren.
- Nicht erfasstes Material. Was ohne Zettel aus dem Fahrzeug verschwindet, fehlt in der Rechnung und im Deckungsbeitrag. Dafür gibt es den Materialschein.
- Die eigenen Stunden vergessen. Offerte schreiben, Baustelle besuchen, Mahnung verschicken: Die Zeit der Inhaberin ist eine Kostenstelle, auch wenn sie keinen Lohnausweis auslöst.
- Fahrzeit und Rüstzeit weglassen. Sie gehören zu den eingesetzten Stunden. Wer sie aus dem Nenner streicht, bekommt einen Deckungsbeitrag je Stunde, den es nicht gibt.
So macht es KIDESK
In KIDESK hinterlegst du je Mitarbeiter einen internen Kostensatz neben dem Verrechnungssatz. Eintragen und ändern darf ihn nur, wer den Betrieb führt, also Inhaber oder Admin; auf einer Rechnung oder Offerte erscheint er nie. Daraus rechnet KIDESK die Nachkalkulation je Auftrag, je Position und je Kapitel, aus den Daten, die ohnehin anfallen: freigegebene Stunden, Material zum Einkaufspreis, zugeordnete Belege und Fremdleistungen. Den Bericht sehen die Bau- und Handwerksbranchen sowie Gebäudeunterhalt, Liegenschaftsbetreuung und Gartenpflege, nicht alle Branchen. Eine Finanzbuchhaltung ist KIDESK nicht, und die Frage, welchen Deckungsbeitrag dein Betrieb braucht, beantwortest du weiterhin selbst.
Häufige Fragen
Wie rechne ich den Deckungsbeitrag eines Auftrags?
Nimm den Nettoerlös ohne Mehrwertsteuer und zieh die Kosten ab, die nur wegen dieses Auftrags entstanden sind: Material, Fremdleistungen, Entsorgung, Miete für Spezialgerät. Das ist der Deckungsbeitrag I. Ziehst du zusätzlich die Lohnkosten der eingesetzten Stunden ab, erhältst du den Deckungsbeitrag II.
Gehört der Lohn zu den variablen Kosten?
Im Lehrbuch ja, im Handwerksbetrieb nur bedingt. Feste Angestellte kosten gleich viel, ob der Auftrag kommt oder nicht. Darum rechnest du den Lohn erst auf der zweiten Stufe ab und siehst so getrennt, was der Auftrag zu Löhnen und was er zu den Gemeinkosten beiträgt.
Was ist der Unterschied zwischen Deckungsbeitrag und Marge?
Die Marge misst den Abstand zwischen Verkaufs- und Einstandspreis einer Ware, in Prozent des Verkaufspreises. Der Deckungsbeitrag misst, was ein ganzer Auftrag nach seinen eigenen Kosten für den Betrieb übrig lässt, in Franken. Mehr dazu unter Marge.
Darf ich einen Auftrag unter meinem Stundenansatz annehmen?
Kurzfristig ja, wenn der Deckungsbeitrag positiv ist und die Leute sonst nichts zu tun hätten. Sobald dafür ein besserer Auftrag abgesagt wird, verlierst du Geld. Und der Ausnahmepreis wird beim nächsten Mal als normaler Preis erwartet, wenn du den Grund nicht in die Offerte schreibst.
Wie hoch muss der Deckungsbeitrag je Stunde sein?
So hoch, dass Gemeinkosten und gewünschter Gewinn gedeckt sind. Rechne: Gemeinkosten plus Zielgewinn, geteilt durch die verrechenbaren Stunden im Jahr. Bei CHF 151'200.00 und 4'200 Stunden sind das CHF 36.00 je Stunde. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht.
Brauche ich dafür eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Für den Anfang genügen die Jahreszahlen aus dem Abschluss und eine Tabelle mit Erlös, Material, Fremdleistungen und Stunden je Auftrag. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass Stunden und Material überhaupt vollständig erfasst werden.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
