Was dein Lieferwagen kostet: Rappen für Rappen.

Die 75 Rappen sind nicht deine Kosten

Die 75 Rappen, die überall im Netz stehen, kommen aus der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (Randziffer 52). Sie sind der Ansatz, bis zu dem eine Entschädigung für Geschäftsfahrten mit dem eigenen Auto der Mitarbeiterin im Lohnausweis nicht betragsmässig deklariert werden muss. Mehr zahlen darfst du, der Betrag gehört dann aber in den Lohnausweis. Über die Kosten deines Geschäftsfahrzeugs sagen die 75 Rappen nichts. Dasselbe gilt für den Privatanteil von 0.9 Prozent pro Monat: Das ist ein Lohnbestandteil, keine Kostenrechnung. Beides ist an anderer Stelle erklärt, unter Kilometerentschädigung 2026 und Privatanteil Geschäftsfahrzeug.

Was dein Lieferwagen kostet, weiss nur deine eigene Rechnung. Ein Kastenwagen mit Regalen, Dachträger, Anhängerkupplung, Werkzeug an Bord und zwanzig Kurzstrecken am Tag verhält sich anders als ein Personenwagen, der auf der Autobahn Kilometer macht. Der Touring Club Schweiz rechnet jedes Jahr Kilometerkosten für Personenwagen aus. Als Vergleichspunkt ist das nützlich, deine eigene Rechnung ersetzt es nicht.

Zwei Kostenblöcke, ein Rechenweg

Feste Kosten fallen an, auch wenn das Fahrzeug eine Woche vor der Werkstatt steht. Bewegliche Kosten entstehen erst durch das Fahren. Der Unterschied ist der wichtigste in dieser Rechnung: Nur der feste Block wird billiger, wenn du mehr fährst.

Rechenbeispiel: Lieferwagen mit 18'000 Kilometern im Jahr

Alle Beträge ohne Mehrwertsteuer. Die mit «Annahme» bezeichneten Zahlen sind Platzhalter für deine eigenen: Versicherungsprämie, Steuer, Verbrauch und Werkstattkosten stehen in deinen Belegen, der Treibstoffpreis ändert sich laufend.

Das gebundene Kapital von CHF 31'000.00 ist der Mittelwert aus Anschaffungswert und Restwert, also (52'000.00 plus 10'000.00) geteilt durch 2. Den Zinssatz bestimmst du selbst: Nimm den Satz, den dich dein Bankkredit kostet. Hast du das Fahrzeug aus eigenen Mitteln bezahlt und willst keinen Zins rechnen, lass die Zeile weg. Dann sinken die Kosten im Beispiel auf CHF 0.89 je Kilometer. Die 1'710 Liter kommen aus 18'000 Kilometern zu 9.5 Litern je 100 Kilometer.

Die Jahreskilometer entscheiden, nicht der Kaufpreis

Kaufen, leasen oder mieten

• Kauf: Wertverlust und Zins rechnest du selbst, so wie oben. Der Vorteil ist, dass das Fahrzeug nach der Abschreibung noch fährt und dann nur noch Service und Treibstoff kostet.
• Leasing: Die Leasingrate ersetzt Wertverlust und Zins. Rechne sie mal zwölf und nimm sie anstelle dieser beiden Zeilen. Prüf im Vertrag die Kilometerbegrenzung und den Zustand bei der Rückgabe, denn beides sind Kosten, die erst am Schluss sichtbar werden.
• Miete für einzelne Tage: sinnvoll für das Fahrzeug, das du zehnmal im Jahr brauchst. Vergleich die Tagesmiete samt Kilometerpauschale mit den festen Kosten, die ein eigenes Fahrzeug jeden Tag verursacht, ob es fährt oder nicht.
• Privatauto der Mitarbeitenden: Dann zahlst du eine Kilometerentschädigung statt Fahrzeugkosten. Bis 75 Rappen je Kilometer musst du sie im Lohnausweis nicht betragsmässig deklarieren, sofern auch die übrigen Vorgaben der Randziffer 52 eingehalten sind und tatsächlich eine Reisetätigkeit vorliegt.

Mit oder ohne Mehrwertsteuer rechnen?

Rechnest du nach der effektiven Methode ab, ziehst du die Vorsteuer auf Kaufpreis, Treibstoff, Service und Reparaturen ab, soweit sie dir in Rechnung gestellt wurde (MWSTG Art. 28). Bei der Versicherungsprämie gibt es nichts abzuziehen: Versicherungsleistungen sind von der Steuer ausgenommen (MWSTG Art. 21 Abs. 2 Ziff. 18), auf der Prämie steht keine Mehrwertsteuer. Dann sind die Nettobeträge deine Kosten, und genau mit diesen rechnest du. Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, ziehst du keine Vorsteuer ab, sie ist im Satz pauschal berücksichtigt (MWSTG Art. 37 Abs. 3). Dann sind die Bruttobeträge deine Kosten, und dein Kilometersatz liegt entsprechend höher. Wer nicht steuerpflichtig ist, rechnet ebenfalls mit den Bruttobeträgen.

Steuerliche Abschreibung ist nicht dein Wertverlust

Für die direkte Bundessteuer nennt das Merkblatt A der Eidgenössischen Steuerverwaltung für «Motorfahrzeuge aller Art» einen Normalsatz von 40 Prozent des Buchwertes. Wird vom Anschaffungswert abgeschrieben, halbiert sich der Satz, es sind dann 20 Prozent. Das ist eine Steuerregel, kein Abbild deines Wertverlusts: Nach zwei Jahren steht der Wagen buchhalterisch bei 36 Prozent des Kaufpreises, auf dem Markt ist er mehr wert. Für die Kalkulation nimmst du darum die Jahre, die du das Fahrzeug wirklich behältst, und den Restwert, den du erwartest. Die Buchhaltung folgt der Steuerregel, die Kalkulation der Wirklichkeit.

Was du mit der Zahl machst

• Anfahrt verrechnen. Dein Kilometersatz sagt dir, was die Fahrt kostet. Was du verlangen darfst, sagt dir die Abmachung mit dem Kunden. Wie du Fahrzeit und Anfahrt sauber trennst, steht unter Fahrzeit und Anfahrt verrechnen.
• Oder in den Stundenansatz einrechnen. Verrechnest du keine Anfahrt, tragen die Fahrzeugkosten deine Arbeitsstunden mit, siehe Stundenansatz für Handwerker. Beides gleichzeitig ist doppelt kassiert.
• Ersatz entscheiden. Wenn die jährlichen Reparaturen höher sind als der Wertverlust eines jüngeren Fahrzeugs, ist der Zeitpunkt da. Diese beiden Zahlen hast du nach dieser Rechnung.
• Offerten prüfen. Bei einem Auftrag 40 Kilometer entfernt, viermal hin und zurück, sind das 320 Kilometer. Im Beispiel oben CHF 300.80 Fahrzeugkosten, ohne eine einzige Arbeitsstunde. Wer das nicht einrechnet, offeriert den Weg gratis.
• Nachrechnen. Einmal im Jahr, mit den Zahlen des abgeschlossenen Geschäftsjahres. Der Kilometerstand am 31. Dezember genügt als zweite Zahl.

Bis 3.50 Tonnen gilt ein anderes Regelwerk als darüber

Ein Lieferwagen ist rechtlich ein leichter Motorwagen zum Sachentransport (VTS Art. 11 Abs. 2 Bst. e), und «leicht» heisst bis 3'500 Kilogramm Gesamtgewicht (VTS Art. 10 Abs. 2). Daran hängen drei Kostenpunkte. Erstens die periodische Prüfung: Lieferwagen werden erstmals vier Jahre nach der ersten Inverkehrsetzung aufgeboten, dann nach drei Jahren, danach alle zwei Jahre (VTS Art. 33 Abs. 2 Bst. b). Zweitens die Nationalstrassenabgabe von CHF 40.00 im Jahr, zu entrichten für Fahrzeuge, mit denen Nationalstrassen I und II benützt werden, nicht aber für Fahrzeuge, die der Schwerverkehrsabgabe unterliegen (NSAG Art. 3 und Art. 6). Drittens die Schwerverkehrsabgabe selbst: Sie wird auf schweren Motorfahrzeugen erhoben (SVAG Art. 3), dein Lieferwagen zahlt sie also nicht.

Wächst der Betrieb und wird aus dem Lieferwagen ein Lastwagen über 3.50 Tonnen, ändert sich mehr als nur der Preis: andere Prüfintervalle, die Schwerverkehrsabgabe statt der Vignette und weitere Vorschriften zu Führerausweis und Einsatz. Kläre das ab, bevor du unterschreibst, und nicht danach.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.