Software für Gartenbau: worauf es ankommt.

Zwei Geschäfte, ein Betrieb

Die meisten Programme für Kleinbetriebe sind auf einen Ablauf gebaut: ein Auftrag, ein Rapport, eine Rechnung. Im Gartenbau gibt es zwei Abläufe, und sie haben fast nichts miteinander zu tun. Der Unterhalt ist ein Abo: dieselben Objekte, mehrmals im Jahr, eine Pauschale, wenig Material. Die Neuanlage ist ein Werk: eine Offerte über Mengen, viel Material, Subunternehmer, ein Termin und eine Gewährleistung. Ein Programm, das nur eines von beidem gut kann, kostet dich genau in der anderen Hälfte Zeit.

1. Zwei Steuersätze auf einer Rechnung

Das ist die Eigenheit, an der im Gartenbau am meisten hängt, und sie fehlt in vielen Programmen. Die Arbeit im Garten ist zum Normalsatz von 8.1 Prozent steuerbar. Die Lieferung von Sämereien, Setzknollen, lebenden Pflanzen, Stecklingen, Pfropfreisern und Schnittblumen unterliegt dem reduzierten Satz von 2.6 Prozent, und zwar bei gesonderter Rechnungsstellung auch dann, wenn sie in Kombination mit einer zum Normalsatz steuerbaren Leistung erbracht wird (MWSTG Art. 25 Abs. 2 Bst. a Ziff. 5).

Prüf im Test genau das: Kannst du in einer Rechnung eine Position mit 2.6 Prozent und eine mit 8.1 Prozent haben, und zeigt die Summenaufstellung beide Sätze getrennt? Wenn nicht, hast du zwei schlechte Wahlmöglichkeiten: alles zum Normalsatz abrechnen und vom Kunden zu viel verlangen, oder zwei Rechnungen schreiben und den doppelten Büroaufwand tragen. Wie eine solche Aufstellung aussieht, zeigt die Offerte Vorlage Gartenunterhalt.

2. Mengen: Quadratmeter, Kubikmeter, Laufmeter, Tonnen

Im Gartenbau kommen mehr Einheiten vor als in jedem anderen Gewerk, und sie sind nicht austauschbar. Rasen und Pflästerung nach Quadratmeter, Erde, Kies und Aushub nach Kubikmeter, Randsteine und Hecken nach Laufmeter, Bäume und Stauden nach Stück, Grüngut und Steine nach Tonne. Ein Programm, das nur «Stunden» und «Stück» kennt, zwingt dich zu Pauschalzeilen, und Pauschalzeilen kann der Kunde nicht nachrechnen.

• Freie Einheiten je Position, nicht eine Auswahl aus vier festen Werten.
• Mengen mit Nachkommastellen. 12.5 Kubikmeter Humus sind keine 13, und bei Erde macht ein halber Kubikmeter einen Unterschied im Preis.
• Die Herleitung an der Position. Eine Fläche entsteht aus Massen. Wenn die Rechenzeile am Beleg steht, entfällt die Rückfrage.
• Pakete mit mehreren Positionen, zum Beispiel «Rasen neu anlegen» mit Aushub, Humus, Saat und Startdüngung. So offerierst du in Minuten statt in Stunden.
• Staffelpreise, weil der Quadratmeterpreis bei 40 Quadratmetern ein anderer ist als bei 400.

Die Pflanzen tragen hier CHF 21.84 Steuer statt CHF 68.04 zum Normalsatz. Der Unterschied von CHF 46.20 steckt auf einer einzigen Rechnung; über ein Jahr mit vierzig Pflanzungen sind es rund CHF 1'800.00, die entweder dein Kunde zu viel bezahlt oder du zu viel abrechnest. Deshalb ist diese Funktion kein Detail. Das Beispiel rechnet mit Beispielpreisen; deine eigenen ergeben sich aus deiner Kalkulation, siehe Stundensatz als Gärtner berechnen.

3. Die Saison steht im Kalender, nicht im Vertrag

Im Januar arbeiten zwei Leute, im Mai sechs. Der Heckenschnitt darf nicht in die Vogelbrutzeit fallen, die Pflanzung nicht in den Frost, und ein Regentag verschiebt eine halbe Woche. Was eine Software dafür können muss, ist unspektakulär und im Alltag entscheidend: einen Einsatz mit zwei Klicks verschieben, ohne dass Rechnung oder Pauschale davon berührt werden.

• Planung als Woche, nicht als Liste. Wer sehen will, ob der Dienstag frei ist, braucht ein Raster mit Personen und Tagen.
• Verschieben ohne Nebenwirkung. Die Monatspauschale bleibt gleich, auch wenn ein Einsatz in die nächste Woche rutscht. Genau das ist der Sinn einer Pauschale.
• Serientermine für den Turnus, mit der Möglichkeit, eine einzelne Ausführung zu streichen und den Grund zu notieren.
• Das Team sieht den Plan am Handy. Sonst beginnt der Montag mit einer Telefonkette.
• Der Winterdienst hat seinen eigenen Rhythmus: Bereitschaft, Einsatz auf Abruf, Streuprotokoll. Halte ihn getrennt vom Gartenunterhalt, siehe Winterdienst: Haftung und Streuprotokoll.

4. Stunden, Fahrzeit und fünf Einsätze am Tag

Ein Unterhaltsteam fährt an einem Tag drei bis fünf Gärten an. Für die Rechnung brauchst du die Zeit je Garten, für die Lohnabrechnung und für das Gesetz die Arbeitszeit der Person. Verlangt sind Unterlagen, aus denen die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage hervorgeht, dazu die Ruhetage und Lage und Dauer der Pausen ab einer halben Stunde; aufzubewahren fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73).

Die Fahrzeit zwischen zwei Einsätzen ist Arbeitszeit, und bei kurzen Einsätzen ist sie ein grosser Posten. Ob du sie dem Kunden verrechnest, ist eine Frage der Abmachung, nicht des Gesetzes. Prüf darum, ob sich Fahrzeit getrennt von der Arbeit am Objekt erfassen lässt, siehe Ist Fahrzeit Arbeitszeit? und Fahrzeit und Anfahrt verrechnen.

5. Maschinen, Anhänger und Grüngut

Der Gartenbau ist maschinenintensiv: Rasenmäher, Häcksler, Motorsäge, Anhänger, Bagger, dazu Bewässerungsanlagen bei Kunden. Zwei Dinge lohnen sich im Programm. Erstens ein Verzeichnis der eigenen Geräte mit Service- und Prüfintervallen, damit die Wartung nicht im Frühling auffällt, wenn alle Geräte gleichzeitig laufen müssen. Zweitens die Kundenanlagen, allen voran die Bewässerung, mit ihrem eigenen Rhythmus für Inbetriebnahme im Frühling und Entleerung im Herbst. Das sind zwei feste Aufträge im Jahr je Anlage, und sie gehen sonst vergessen.

Beim Grüngut geht es um Geld: Annahmegebühren werden von Gemeinden und Annahmestellen festgelegt und schwanken. Verrechne die Entsorgung darum nach Aufwand oder nach Gewicht, mit dem Wägeschein als Beleg, und nicht pauschal im Pflegepreis. Ein Programm hilft, wenn es den Beleg der Annahmestelle am Auftrag ablegen kann, damit die Position in drei Monaten noch begründet ist.

6. Nachkalkulation: hat die Pauschale gehalten?

Die Pauschale ist im Unterhalt das übliche Modell, und sie ist auch das Risiko: Ein nasser Sommer heisst zwei Mähgänge mehr, eine Hecke wächst stärker als gedacht, und die Pauschale bleibt gleich. Darum ist der Vergleich zwischen kalkulierten und geleisteten Stunden je Objekt keine Bürokratie, sondern die Grundlage der Preisrunde im Herbst.

Prüf im Test, ob du je Objekt und je Jahr sehen kannst, was eingenommen und was geleistet wurde, ohne eine Tabellenkalkulation. Und ob du mit dieser Zahl eine Preisanpassung vorbereiten kannst, siehe Nachkalkulation je Auftrag und Preiserhöhung mitteilen.

Was die Software nicht übernimmt

• Den Lohn. Für das Gärtnergewerbe gibt es auf Bundesebene keinen landesweit allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsvertrag, sondern nur regionale: für das Gärtnergewerbe in Basel-Stadt und Basel-Landschaft und für den Garten- und Landschaftsbau in Freiburg, Neuenburg, Jura und im Berner Jura. Kantonale Allgemeinverbindlicherklärungen sind zusätzlich möglich. Welche gelten, zeigt die Liste des SECO. Gerechnet wird der Lohn in einem Lohnprogramm oder bei der Treuhandstelle.
• Die Buchhaltung. Rechnungen schreiben ist nicht Buchführung. Entscheidend ist ein Export, den deine Treuhandstelle einlesen kann, siehe Die Übergabe an die Treuhandstelle.
• Das Fachliche. Welche Pflanze an welchen Standort passt, welcher Schnitt wann erlaubt ist und welches Mittel eingesetzt werden darf, entscheidest du. Eine Büro-Software prüft das nicht.
• Die Bewilligungen. Baumfällungen, Grundwasserschutz, Hecken in der Brutzeit: Das regeln Kanton und Gemeinde, und zwar unterschiedlich. Frag vor dem Auftrag, nicht nach.
• Die Aufbewahrung. Rechnungen und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f), auch nach einem Anbieterwechsel. Klär vor der Unterschrift, wie du deine Daten wieder herausbekommst.

Fünf Fragen an den Anbieter

1. 1.Zeig mir eine Rechnung mit einer Position zu 2.6 Prozent für Pflanzen und einer zu 8.1 Prozent für die Arbeit, mit getrennter Summenaufstellung.
2. 2.Wie lege ich ein Pflegejahr an, das monatlich verrechnet wird, und wie verschiebe ich einen Einsatz ohne Wirkung auf die Rechnung?
3. 3.Wie sieht die Stundenauswertung einer Person aus, die an einem Tag vier Gärten anfährt und dazwischen fährt?
4. 4.Wie offeriere ich eine Neuanlage mit Mengen in m2, m3 und Laufmeter und rechne sie nach Ausmass ab?
5. 5.Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige: welche Dateien, in welchem Format, wie lange habe ich Zugriff?

Nimm für den Test einen echten Garten mit seinem echten Jahresplan und eine echte Neuanlage aus dem letzten Sommer. Wenn du beides nicht in einer halben Stunde abbilden kannst, passt das Programm nicht zu den zwei Geschäften, die du führst.

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