Garagensoftware: was eine kleine Garage braucht.

Drei Arten Programm, die oft verwechselt werden

Wer «Garagensoftware» sucht, findet drei sehr verschiedene Dinge auf einem Haufen. Das kostet Zeit und manchmal Geld, weil man das falsche testet. Kläre darum zuerst, welche der drei Aufgaben du überhaupt gelöst haben willst.

1. Das Fahrzeug ist der Bezugspunkt, nicht der Kunde

Das ist der erste und härteste Prüfstein. In einer Garage ist die Einheit, um die alles kreist, nicht die Person, sondern das Auto. Ein Kunde hat zwei Fahrzeuge, ein Fahrzeug wechselt den Halter, und die Frage «was haben wir da vor zwei Jahren gemacht?» bezieht sich immer auf das Fahrzeug. Ein Programm, das nur Kunden kennt, zwingt dich, das Kennzeichen in den Rechnungstext zu schreiben, und damit ist es nicht durchsuchbar.

• Kennzeichen, weil der Kunde sein Auto daran erkennt und du deine Papiere daran sortierst.
• Fahrgestellnummer, weil Ersatzteile und Garantiefälle daran hängen. Ohne sie bestellt der Lieferant das falsche Teil.
• Erste Inverkehrsetzung, weil Serviceintervalle, Garantiefristen und die Prüftermine daran gerechnet werden.
• Kilometerstand je Beleg, nicht nur am Fahrzeug. Er ist der Beleg dafür, worauf sich ein Service bezieht, und ändert bei jedem Besuch.
• Die Geschichte des Fahrzeugs: alle Aufträge, Kostenvoranschläge und Rechnungen an einem Ort, in zeitlicher Reihenfolge.

Prüf im Test zwei Dinge: Findest du ein Fahrzeug über das Kennzeichen, ohne den Kundennamen zu kennen? Und stehen Kennzeichen und Kilometerstand auf der gedruckten Rechnung, nicht nur im Programm? Wie du die Angaben schon bei der Annahme sauber aufnimmst, steht unter Werkstattauftrag richtig aufnehmen.

2. Kostenvoranschlag und die Freigabe für Mehrarbeit

Das teuerste Missverständnis in der Werkstatt heisst «ich dachte, das sei im Preis». Das Gesetz kennt dafür zwei verschiedene Fälle. Bei einem festen Preis musst du zum vereinbarten Betrag fertigstellen, auch bei mehr Aufwand (OR Art. 373 Abs. 1). Bei einem ungefähren Kostenansatz darf der Besteller vom Vertrag zurücktreten, wenn er ohne sein Zutun unverhältnismässig überschritten wird (OR Art. 375 Abs. 1). Die oft genannte Grenze von zehn Prozent steht nicht im Gesetz, sie ist eine Faustregel aus Lehre und Rechtsprechung.

Für die Software heisst das: Sie muss den Kostenvoranschlag als eigenen Beleg kennen, nicht als Textfeld, und sie muss festhalten, wer die Mehrarbeit wann bewilligt hat. Ein Anruf ohne Notiz ist im Streit nichts wert. Was in die Annahme gehört und wie du eine Limite formulierst, steht unter Kostenvoranschlag und Offerte: der Unterschied.

• Der Kostenvoranschlag wird zum Auftrag und der Auftrag zur Rechnung, ohne dass jemand Positionen abtippt. Sonst schleichen sich Fehler ein, und zwar immer zu deinen Lasten.
• Eine Toleranz in Prozent am Beleg, damit auf dem Papier steht, was du versprichst.
• Die Freigabe mit Datum, Uhrzeit und Name der Person, die sie erteilt hat. Ein Feld dafür ist mehr wert als eine schöne Auswertung.
• Diagnose und Reparatur als getrennte Positionen. Die Diagnose ist geleistete Arbeit, auch wenn der Kunde die Reparatur ablehnt.

3. Teile: Artikelnummer, Einkaufspreis, Bestand

Eine Werkstattrechnung besteht zu einem guten Teil aus Material. Damit du weisst, was daran verdient ist, braucht jedes Teil eine Artikelnummer, einen Einkaufspreis und einen Verkaufspreis. Und weil du Bremsklötze, Öl und Filter an Lager hast, braucht das Programm einen Bestand mit Mindestmenge, sonst merkst du die Lücke am Freitagabend.

Ein Detail, das im Alltag viel spart: Ein Strichcode-Scanner am Arbeitsplatz. Wer das Teil beim Einbau scannt, statt die Nummer abzuschreiben, hat weniger Tippfehler und eine vollständigere Rechnung. Und wie du den Aufschlag auf Teile rechnest, steht unter Materialaufschlag kalkulieren.

4. Occasionshandel: die fiktive Vorsteuer muss aufgeschrieben sein

Wer neben der Werkstatt Fahrzeuge handelt, hat eine mehrwertsteuerliche Besonderheit, die viele Programme nicht kennen. Kaufst du ein Occasionsfahrzeug von einer Privatperson, wird dir keine Steuer offen überwälzt. Dafür darfst du eine fiktive Vorsteuer abziehen, berechnet auf dem von dir bezahlten Betrag, der als Betrag inklusive Steuer gilt (MWSTG Art. 28a Abs. 1 und 2). Beim Verkauf weist du die Steuer dann normal aus.

Für die Auswahl heisst das zweierlei. Erstens muss dein Programm je Fahrzeug festhalten, was du bezahlt hast und wie viel fiktive Vorsteuer du geltend gemacht hast; ohne diese Aufzeichnung fehlt bei der nächsten Kontrolle der Nachweis. Zweitens: Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, hat seit 2025 weder die Margenbesteuerung noch die fiktive Vorsteuer. Ob sich die Methode für dich noch lohnt, ist damit eine echte Frage. Die Einzelheiten, auch zum Eintausch, stehen unter Margenbesteuerung beim Occasionshandel.

5. Der Kunde zahlt am Schalter

Anders als auf der Baustelle steht dein Kunde beim Abholen vor dir und will zahlen, mit Karte, mit TWINT oder in Bargeld. Ein Programm für die Garage muss darum eine Zahlung sofort erfassen können und einen Beleg abgeben, auf dem alles steht. Für kleine Beträge ist das Gesetz kulant: Bei Kassenzetteln bis CHF 400.00 braucht es keine Angaben zum Leistungsempfänger (MWSTG Art. 26 Abs. 3). Bei allem darüber gehören Name und Ort des Kunden auf den Beleg.

Achte auf die Wortwahl der Anbieter. Ein Kassenbuch hält Bareinnahmen und Barausgaben mit Tagesabschluss fest, das brauchst du. Eine Registrierkasse mit Schublade, Bondrucker und Kassenschnitt ist etwas anderes und in einer Werkstatt selten nötig. Händlerinnen und Händler, die im Rahmen eines Handelsgeschäfts mehr als CHF 100'000.00 in bar entgegennehmen, haben ausserdem Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschereigesetz: Identifizierung der Vertragspartei, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person und Dokumentation (GwG Art. 8a Abs. 1). Das betrifft den Fahrzeughandel, nicht den Ölwechsel.

6. Stunden: erfasst, produktiv, verrechnet

In der Garage laufen drei Stundenzahlen nebeneinander, und sie sind nie gleich. Die erfasste Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden, die produktive Zeit am Fahrzeug und die verrechnete Zeit auf der Rechnung. Der Unterschied zwischen der zweiten und der dritten ist dein Verdienst oder dein Verlust.

Die erste Zahl ist eine Pflicht, nicht eine Kennzahl: Verlangt sind Unterlagen, aus denen die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage hervorgeht, dazu die Ruhetage und Lage und Dauer der Pausen ab einer halben Stunde; aufzubewahren fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73). Prüf im Test darum, ob sich Arbeitszeit und Auftragszeit getrennt erfassen lassen. Ein Programm, das nur Auftragsstunden kennt, erfüllt die Pflicht nicht. Mehr dazu unter Arbeitszeiterfassung: Pflicht und Praxis.

Und weil der Preis Pflicht ist, gehört die Ansatzliste ins Programm und an die Wand: Werden Konsumentinnen und Konsumenten im Garagegewerbe Serviceleistungen offeriert, muss mit dem Anerbieten stets der tatsächlich zu bezahlende Preis in Franken bekanntgegeben werden (PBV Art. 10 Abs. 1 Bst. b). Wie du auf deinen Ansatz kommst, steht unter Der Stundenansatz in der Garage.

Termine: Service ja, Motorfahrzeugkontrolle nein

Serviceerinnerungen sind das nützlichste Marketing einer Garage, und dafür braucht es nur zwei Zahlen je Fahrzeug: das letzte Servicedatum und das Intervall. Bei der amtlichen Prüfung ist Vorsicht geboten. Die Intervalle stehen zwar in der Verordnung, für Personenwagen und Motorräder zum Beispiel die erste Prüfung nach fünf, spätestens sechs Jahren, dann nach drei Jahren und danach alle zwei Jahre (VTS Art. 33 Abs. 2 Bst. c). Das Aufgebot kommt aber vom kantonalen Strassenverkehrsamt (Abs. 1), und in der Praxis sind die Abstände wegen Rückständen oft länger.

Was die Software nicht übernimmt

• Den Lohn. Einen landesweiten Gesamtarbeitsvertrag für das Autogewerbe gibt es nicht; allgemeinverbindlich sind auf Bundesebene nur regionale Verträge, für Carrosseriebetriebe dagegen ein schweizweiter. Welche Verträge gelten, zeigt die Liste des SECO. Abgerechnet wird der Lohn in einem Lohnprogramm oder bei der Treuhandstelle.
• Die Buchhaltung. Rechnungen schreiben ist nicht Buchführung. Was zählt, ist ein Export, den deine Treuhandstelle einlesen kann, siehe Die Übergabe an die Treuhandstelle.
• Die Technik. Diagnosegeräte, Abgasmessung, Herstellerportale und Rückrufaktionen laufen ausserhalb. Erwarte keine Schnittstelle dorthin.
• Die Haftung. Sobald ein Kundenfahrzeug bei dir steht, haftest du für Schäden, die es verursacht, wie ein Halter. Was daraus folgt, steht unter Autogarage eröffnen.
• Die Aufbewahrung. Rechnungen und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f), auch nach einem Anbieterwechsel. Klär vorher, wie du deine Daten wieder herausbekommst.

Fünf Fragen an den Anbieter

1. 1.Zeig mir, wie ich ein Fahrzeug über das Kennzeichen finde und seine ganze Geschichte sehe, ohne den Kundennamen zu kennen.
2. 2.Zeig mir einen Kostenvoranschlag, der zum Auftrag und dann zur Rechnung wird, und wo die Freigabe für Mehrarbeit festgehalten ist.
3. 3.Wie lade ich die Preisliste meines Lieferanten in den Katalog, und was passiert bei der nächsten Preisrunde?
4. 4.Wie halte ich beim Occasionsankauf den bezahlten Betrag und die fiktive Vorsteuer fest, und was sieht meine Treuhandstelle davon?
5. 5.Was bekomme ich, wenn ich kündige: welche Dateien, in welchem Format, wie lange habe ich Zugriff?

Nimm für den Test einen echten Vorgang, nicht einen erfundenen: ein Fahrzeug von letzter Woche, mit Kostenvoranschlag, einer bewilligten Mehrarbeit, drei Teilen und einer Barzahlung am Schalter. Wenn das länger dauert als derselbe Fall von Hand, hast du die Antwort. Und wenn du gerade erst gründest: Die Reihenfolge, in der du die Bewilligungen holst, entscheidet mehr über deinen Start als die Wahl des Programms.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.